Опись личное дело сотрудника образец оформления. Порядок формирования личного дела работника

⁰

Л ичная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 01.01.2003) работников как раз попадают в эту категорию.

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

В Примере 6 номенклатуры дел кадровой службы статьи «Как формировать личные дела работников » журнала № 4′ 2018 видно, как личные дела и личные карточки могут быть отображены в ней

Образец согласия работника на обработку его персональных данных, размеры штрафов за нарушения в этой сфере и др. см. в статье «Осторожно, персональные данные работников! » журнала № 4′ 2018

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Пример 1

Свернуть Показать

Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.

На обложке личного дела по центру и на корешке указывают его номер: «Личное дело № 1» (отмечено цифрой «5» в Примере 3).

Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:

на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).

Пример 2

Свернуть Показать

Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Свернуть Показать

Ольга Меньшикова, эксперт издательства «Бизнес-Арсенал»

Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой Журнал обычно заполняется пока в нем есть место на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это т.н. «переходящее» дело). После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты).

Номер личного дела из Журнала переносится:

в обязательный учетный документ – личную карточку (раньше для ее заполнения использовалась форма № Т-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, теперь многие продолжают ею пользоваться, просто утвердив ее легитимность на своей территории) и
на обложку личного дела (см. «5» в Примере 3).

Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения). Правда в этой форме самыми крупными буквами написано «Дело №___ Том №___ », а личные дела редко составляют несколько томов, потому уже давно эти сведения принято заменять на «Личное дело №___ » (см. отметку «1» в Примере 3). На место заголовка дела вписывается Ф.И.О. работника полностью в именительном падеже (цифра «2» там же).

Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела (см. цифру «3») является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.

Индекс дела (цифра «4») переносится из текущей номенклатуры дел. В организации в 2018 году будет как минимум 2 разных дела:

с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).

Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!

Номер дела (цифра «5» в Примере 3) переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников.

Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Номер фонда и наименование архивного учреждения (цифры «6» и «7» там же) заполняются, только если ваша организация является источником его комплектования. Количество листов («8») и номер описи по личному составу («9»), в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение 3 лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения («10») лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).

Пример 3

Свернуть Показать

После увольнения работника передаем документы в архив

В день увольнения работник расписывается не только в трудовой книжке, но и в собственной личной карточке. После этого документ на свое прежнее место уже не вернется, а будет помещен в группу «Личные карточки уволенных работников». Эти карточки точно так же хранятся в запирающемся на ключ шкафу, но отдельно от других, чтобы со временем быть переданными в архив организации.

Если компания практикует ведение личных дел, то после закрытия личной карточки закрывается личное дело: в него помещается копия приказа о расторжении (прекращении) трудового договора и оригинальный экземпляр заявления на увольнение либо иного документа (или его копия), послужившего основанием для прекращения трудовых отношений. Затем документы личного дела тоже отправятся в особую группу «Личные дела уволенных работников», где будут ждать передачи в архив.

Личные дела и личные карточки учитываются по годам увольнения работников.

Пример 4

Свернуть Показать

Личная карточка работника Петрова, уволившегося в 2017 году, будет помещена в дело за 2017 год, несмотря на то что Петров поступил на работу в 2010 году. А личная карточка Иванова, который был принят в том же 2010 и уволился в 2016, войдет в аналогичное дело за 2016 год. Даже если личные карточки Иванова и Петрова были одновременно сданы в архив организации, храниться они будут отдельно друг от друга, каждая в томе за «свой» год, кроме того, они попадут в разные годовые разделы описи дел по личному составу.

При увольнении работника в Журнале регистрации (и Алфавитной книжке, если она ведется) указываются дата и номер приказа об увольнении. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. По этим данным личное дело в архиве искать легче, особенно если штат у организации большой.

Пример 5

Свернуть Показать

На практике сталкивались с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но там была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровики забирали дело такого человека из архива и продолжали его вести. На некоторых работников было по 3–4 тома, объединенных в 1 дело. Но это не типичная ситуация.

Итак, архивист смотрит опись дел по личному составу за названный кадровиком год увольнения и находит дело. Архивист ищет личное дело уже по своим номерам: по описи дел по личному составу и архивному номеру (это порядковый номер внутри описи).

Увольняться пришедшие одновременно сотрудники будут в разное время. В опись личные дела уволенных работников будут включать по году увольнения. На обложке личного дела (если оно сформировано отдельно, не в наряде) обязательно нужно будет указать начало и окончание работы в организации – дату приказа о приеме и дату приказа об увольнении. На архивном штампе указывают номер дела в соответствии с порядковым номером дела по описи.

Следует отметить, что работники отдела кадров, когда передают дела в архив организации, должны проставлять на обложке порядковый номер по описи только карандашом! В дальнейшем, когда будут составлять годовые разделы описи по личному составу всей организации, в нее еще внесут бухгалтерские документы по личному составу: лицевые счета, расчетно-платежные ведомости и т.п. Поэтому при переработке описей (из структурных в годовые разделы организации) архивные номера изменятся.

Согласно п. 4.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) структурные подразделения должны передавать документы по личному составу «в архив организации не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве».

Конечно, желательно, чтобы все структурные подразделения передавали законченные делопроизводством документы своевременно – ежегодно и по согласованному графику. Особенно это касается документов постоянного хранения и по личному составу, т.к. в дальнейшем в архиве будут на основании описей дел структурных подразделений составлять годовые разделы описей дел организации. Обычно годовые разделы описей по личному составу включают в себя документы не только отдела кадров, но и бухгалтерии. Если какое-то структурное подразделение не сдаст в определенный срок документы (например, бухгалтерия не подготовит к передаче лицевые счета), то и годовой раздел описи составить будет невозможно. Эта работа отложится до тех пор, пока все документы по личному составу за соответствующий год не будут сданы в архив.

Если работа по передаче документов из кадровой службы в архив в организации не налажена, то в рабочих кабинетах дела могут копиться несколько лет, пока они влезают в имеющиеся шкафы и пока руки до них не доходят. А когда пространства для жизни уже не остается, начинают расчищать завалы, передавая дела в архив сразу за несколько лет. Например, в отделе кадров накопились документы за 2014–2016 годы, тогда сейчас, в 2018 году, все их можно поместить в единую опись дел по личному составу данного подразделения (показана в Примере 6). Поясним, как ее составить:

целесообразно нумеровать описи дел по личному составу так:

сначала указывать код подразделения (в Примере 6 это 04, см. «!»),
а потом через дробь порядковый номер данной описи среди всех описей дел по личному составу этого подразделения за все время его существования (в Примере 6 это 7);
в заголовке описи указываем годы, за которые документы по ней передаются в архив (в Примере 6 «за 2014–2016 годы»);

а табличная часть описи будет построена по следующей логике:

сначала вставляют заголовок отдельной строкой «2014 год» и включают в опись документы за 2014 год (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки и т.п.),
затем аналогично за 2015 год с такой же систематизацией внутри
и далее за 2016 год.

Но это должно быть скорее исключение, чем правило. В организации необходимо четко установить график передачи дел из структурных подразделений в архив.

Описи дел структурных подразделений хранятся 3 года после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела за соответствующий год (см. примечание <1> к ст. 248 Перечня):

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД)

Пример 6

Опись дел по личному составу отдела кадров (в нестандартном случае передачи документов в архив сразу за несколько лет)

Свернуть Показать

Хранить личные карточки можно как объединяя в 1 дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий.

Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее. По общему правилу максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.

Пример 7

Свернуть Показать

То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:

а) сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные. Этого требует п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», согласно которому «хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом». Поэтому в личном деле нужно оставить только оригиналы и копии документов работника, которые касаются его работы в компании;

б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);

в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и / или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;

г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу, см. Пример 8).

Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году (см. Пример 9) перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается:

лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе);
а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).

Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому не обязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу.
Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки (Пример 10). Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде. Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;

д) какой бы способ систематизации документов в дела вы ни выбрали, в процессе их подшивки в тома нужно пронумеровать все листы карандашом в верхнем правом углу (нумерация листов каждого тома дела начинается с единицы). Эти сведения о каждом томе потом заносятся в лист-заверитель и во внутреннюю опись документов тома (Пример 10), а также в опись передаваемых в архив дел в графу «Количество листов» (см. Примеры 6–9). У каждого тома обложка должна быть оформлена полностью (Пример 3). Это стандандартные правила полного оформления дел, под которые подпадают все дела по личному составу, передаваемые из подразделений в архив организации.

Стандартные правила полного оформления дел описаны подробно и с примерами в статье «Готовим документы к передаче в архив организации » журнала № 2′ 2016

Пример 8

Свернуть Показать

Пример 9

Личные карточки и личные дела уволенных работников, если они объединяются в дело (наряд) по году увольнения, в описи дел по личному составу В личных карточках указывают только год увольнения (см. Примеры 7 и 9). В силу того, что карточки сформированы по алфавиту, а даты увольнения у всех разные, установить начальную дату и конечную довольно сложно, а указывать формально «01.01.2016 – 31.12.2016» не имеет смысла. Лучше указать только год «2016».

В личных делах, сформированных в наряды, также следует в описи указывать только год увольнения (Пример 9).

А в личных делах, сформированных на каждого работника отдельно, следует указывать дату приказа о приеме на работу и дату приказа об увольнении (Пример 8).

Каковы плюсы и минусы формирования личных дел разных работников в наряд (общее дело по году увольнения)?

В наряды их формируют те организации, в которых личные дела работников состоят из минимального количества документов (от 4 до 20 и не более) в целях экономии средств и места хранения.

В организациях, где создается много документов по личному составу, как правило, личные дела достаточно объемные – от 50 и выше документов в деле. Такие документы лучше оставлять в отдельных личных делах для каждого работника.

Необходимо отметить, что личные дела содержат персональные данные работников. Сохранность информации в отдельных делах значительно выше, чем в нарядах. Из нарядов «утечка информации» происходит чаще. Например, кто-то получил разрешение руководства ознакомиться с личным делом уволенного работника Смирнова П.А., но в наряде были подшиты еще 15 личных дел. Таким образом «любопытный исследователь» может без проблем «изучить» еще дополнительно 15 личных дел уволенных в том же году.

Есть еще причина, по которой лучше формировать личные дела работников не в наряды, а отдельно. Согласно ст. 656 а) ПТУД личные дела руководителей организации и других «привилегированных» категорий работников должны храниться постоянно, а не 75 или 50 лет, как у остальных. Конкретный человек сегодня, допустим, – санитар в больнице, студент медицинского вуза, а через 30 лет он станет выдающимся врачом. О нем, возможно, будут писать книги и ставить фильмы. Его личное дело будет востребовано для исследований. А если оно будет подшито в наряд, то это создаст определенные неудобства. Аналогично может произойти с любым стажером: со временем он может стать известным актером или политиком. Сегодня – рядовой работник, а завтра – легенда!

А вот личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих формируются только в отдельные дела на каждого работника.

Когда документы фамилий одной буквы целиком входят в том, то только эту букву и указывают, поэтому стараются, чтобы «вся буква» вошла в 1 том. Но если фамилий на конкретную букву так много, что документы по ним превысят установленную толщину тома (4 см или 250 листов), только тогда «при делении самой буквы» мы переходим на обозначение в томе тремя буквами тех фамилий, что в него вошли, например:

Пример 13

Свернуть Показать

1 том. Личные карточки уволенных работников на «АБА – АДУ»;
2 том. Личные карточки уволенных работников на «АЗА – АЛИ»;
3 том. Личные карточки уволенных работников на «АМУ – АСТ»;
4 том. Личные карточки уволенных работников на «Б – В»;
5 том. Личные карточки уволенных работников на «ГАВ – ГОР»;
6 том. Личные карточки уволенных работников на «ГРИ – ГУР»;
7 том. Личные карточки уволенных работников на «Д – И» и так далее.

Обратите внимание, что в Примере 13:

на букву А оказалось много личных карточек – пришлось поделить их на 3 тома и в наименовании этих томов фигурируют 3 буквы («АБА – АДУ», «АЗА – АЛИ» и «АМУ – АСТ») вместо одной («А»),
при этом карточек на фамилии, начинающиеся на буквы Б и В мало, их можно объединить в 1 том. Для облегчения восприятия описи укажем тут только первые буквы фамилий «Б – В».

Аналогично поступаем далее, т.е. не надо стремиться у всех томов указывать по 3 буквы или только по одной. К этой задаче можно подходить дифференцированно. Обычно при больших объемах приходится делить личные карточки на буквы А, Г, К, С и объединять в 1 том личные карточки на Б–В, Д–З, Н–О, У–Ф (фамилий на эти буквы гораздо меньше).

Если у вас нет личных карточек уволенных на какие-то буквы (например, А, Е, З, И, Ш, Щ, Э, Ю, Я) и всего 1 том дела, то в заголовке нужно указать только первую и последнюю из реально вошедших букв:

Пример 14

Свернуть Показать

Личные карточки уволенных работников на «Б – Ч».

Если в деле всего до 5 карточек, то следует указать конкретные буквы фамилий уволенных. Например:

Пример 15

Свернуть Показать

Личные карточки уволенных работников на «А, К, Н, С, Т».

Формирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на протяжении довольно длительного времени, в период учебы или работы на предприятии. Документы, которые содержаться в деле, отражают сведения о трудовой деятельности или о достижениях в процессе обучения. Любой документ, имеющий отношение к данным видам занятий, заносится в личное дело.

Закон обязывает все государственные и муниципальные органы власти заводить личные дела на служащих и сотрудников данных предприятий (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. за № 609). Организации, не принадлежащие к вышеперечисленным сферам деятельности, не обязаны следовать данному порядку. В большинстве случаев, руководители предприятий сами определяют потребность в ведении личных дел сотрудников.

Правильно сформированные и своевременно укомплектованные личные дела на работников являются довольно полезными документами. Такой способ концентрации и упорядочивания сведений, во-первых, обеспечивает лучшую сохранность документов, во-вторых, позволяет получить быстрый доступ к информации.

Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

заявление о приеме на работу;
документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
листок учета кадров с дополнением;
автобиографические сведения о сотруднике;
дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;
письма-рекомендации, характеристики, ходатайства;
должностная инструкция;
данные паспорта, свидетельство о браке (копии);
копии приказов или выписок, представления, свидетельствующие о переводе на другие должности;
документы, подтверждающие поощрения, награждения, благодарности, взыскания;
документы, подтверждающие сведения о доходах, имуществе сотрудника (касается муниципальных и государственных служащих);
прочие невостребованные документы (дипломы, свидетельства, трудовые и медкнижки и пр.);
заявления об увольнении, переводе, в виде копий или выписок;
иные документы, предусмотренные законодательством.

Ведение

В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления. После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров. Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.

Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень (опись) по установленной форме, а их нумерация производится отдельно. Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе.

На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов. Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.

В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.

Порядок оформления

Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию:

указание ФИО работника в именительном падеже (это считается заголовком личного дела);
возможные варианты написания имени, фамилии или отчества работника, зафиксированные в документах (изменение фамилии после брака или его расторжения и тому подобные случаи). Например, Сафарова Махребан Каниз кызы (Мария Константиновна), Назарова (Кравченко) Анастасия Валентиновна и т.п.;
при архивировании личных дел сшитые папки, в которых находится по нескольку пакетов документов, кроме наименования заголовка имеют буквенные индексы, указывающие на то, что здесь находятся личные дела работников, фамилии которых начинаются на определенные буквы: например, «А»-«К» 2010 г.;
даты принятия на работу и увольнения должны совпадать с указанными числами в приказах или выписках;
личные дела могут содержать документы, даты на которых являются быть более ранними, чем сотрудники официально приняты на работу. В данном случае это не имеет значения при определении крайних сроков личных дел;
согласно статье № 656 Типового перечня, личные дела руководителей не имеют крайнего срока хранения, а документы работников хранятся 75 лет от даты их увольнения, вне зависимости от возраста.

Важно не забывать вносить документы в хронологическом порядке и нумеровать все листы личных дел, что значительно упростит процесс их ведения и поиска нужной информации.

Образец оболожки личного дела скачать (Размер: 37,0 KiB | Скачиваний: 18 012)

Бланк внутренней описи документов личного дела работника скачать (Размер: 16,0 KiB | Скачиваний: 13 658)

Договор об индивидуальной материальной ответственности

Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения. По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома. Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи. Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами.

Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про находится по ссылке). Это:

дела со сроком хранение более 10 лет;
дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.

Внутренняя опись: общая информация

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том.

Форма описи документов приведена в (Приложение №27). Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной. При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя.

Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д. Вся справочная информация содержится на титульном листе дела.

В целом таблица не сложная:

(картинки кликабельны)

№ п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);
регистрационный индекс документа – ,
дата есть дата;
заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;
номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.

Под таблицей указывается общее количество документов в деле. Обратите внимание: не листов, не страниц, а именно документов. Если весь том занимает один многостраничный документ, то так и пишем:

Особенности оформления внутренней описи

В зависимости от того, как скомпонованы документы в деле, их номера во второй графе описи могут идти последовательно или нет. Приказы по основной деятельности, например, пойдут последовательно:

А вот трудовые договоры уволенных работников компонуются по алфавиту. Тогда их регистрационные номера вносятся во внутреннюю опись в том порядке, в каком договоры сшиты в томе. Фамилии же можно перечислить в графе «Заголовок документа», предварительно изменив ее название, потому что заголовков у трудовых договоров нет:

А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено.

Пользоваться графой «Примечание» для этой информации нельзя.

Опись в личном деле сотрудника, представляет собой бланк, на котором указывается перечень документов, представленных самим работником, а также собранная информация о сотруднике работодателем.

Личное дело (папка) работника содержит совокупность всей собранной информации о работнике, с подтверждением копий документов, представленных работником, кроме того в личном деле содержится полная информация о сотруднике и его родственниках, а также сведения о трудовой деятельности (одним словом конфиденциальная информация).

Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле (папке) сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. Перечень документов (бумаг), которые представляют собой личное дело сотрудника ничем не регламентирован. Лишь в государственных учреждениях перечень документов личного дела закреплен соответствующими нормативно-правовыми актами. Коммерческие компании, в том числе, если в роли работодателя выступает индивидуальный предприниматель вправе внутри компании определять и устанавливать регламент содержания личного дела. Список таких документов напрямую зависит от специализации работы сотрудника, от категории квалификации работника и т.д.

Состав личного дела:

Документ удостоверяющий личность (внутренний паспорт, паспорт иностранного гражданина, вид на жительство, разрешение на временное проживание и другие документы) все эти документы в лично леле находятся в копии;
Копии ИНН, СНИЛС;
Копии документов об образовании;
Копии свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации;
Копия военного билета для военнообязанных;
Копии документов о составе семьи (свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака и т.д.);
Оригинал заявления о приеме на работу;
Копия приказа по личному составу;
Копия трудового договора;
Документы внутренние, при осуществлении трудовой деятельности в данной компании (приказы о поощрения, приказы о дисциплинарном взыскании, приказы (распоряжения) о повышении квалификации, приказы о предоставление основного/дополнительного отпуска и т.д.);
Прочие дополнительные бумаги (результаты медицинских комиссий, допуск к опасным участкам работы, документа на право пользования определенных льгот и т.д.)
При увольнении в личное дело подшиваются бумаги (Приказ об увольнении (сокращении), заявление, если увольнение произошло в связи с неисполнением служебных обязанностей, то соответственно подшиваются документы о служебном расследовании и т.д.).

Важно знать! Трудовая книжка не хранится с прочими бумагами и соответственно не подшивается в папку личного дела, так как для хранения трудовой книжки трудовым законодательством установлены нормы и правила.

Для чего нужна внутренняя опись в личном деле и обязательна ли она

Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). Таким образом, опись является не обязательной, но в правилах по работе архива опись является обязательной для государственных организаций, для всех остальных является рекомендательной.

Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле (папке) сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. В связи с этим организации самостоятельно определяют порядок ведения личного дела работника и закрепляют по своему усмотрению либо в учетной политике предприятия, либо издается внутренний локальный нормативный акт о порядке ведения делопроизводства в отделе кадров.

Опись в личном деле сотрудника позволяет:

легко и просто осуществлять контроль за документооборотом, касаемо личности этого сотрудника;
предохранить от несанкционированного использования информации о сотруднике компании и его родственниках (детях, супруги/супруг; родителях, братьях/сестер).

Формирование описи личного дела работника наиболее всего удобно начинать при поступлении работника на работу. В редких случаях ее формируют, когда дело уходит в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Кроме описи документов, которые содержатся в папке личного дела сотрудника, существует опись документации (нормативно-правовых актов, локальных внутренних документов, бланков учета рабочего времени на бумажном носителе и т.д.), также существует опись личных дел.

Если первые два вида описи содержать список документов (бумаг), которые имеются внутри одного личного дела, одной папки, то вторая опись содержит список самих дел («внешняя опись дел»).

Для примера: при сдаче дел отдела бухгалтерии в архив как раз таки и формируется внутри каждой папки (внутренняя опись, которая перечисляет документы, находящиеся в этой папке), а вот, если сдаются в архив несколько папок собранных за предыдущий отчетный год, то формируется «внешняя» опись дел, сдаваемых в архив.

Опись личного дела подшита внутри папки и сдается в архив вместе с данной папкой. «Внешняя» опись, сдаваемых дел в архив находится отдельно от этих дел и составляется в трех-экземплярах:

– одна из которых находится непосредственно в отделе, который сдал дела;

– вторая опись в архиве помещается на полке, где хранятся документы предыдущего отчетного года;

– третья у заведующего архивом (ответственного за архивом).

Бланк описи личного дела работника

Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). В связи с этим организации самостоятельно разрабатывают бланк описи, либо могут воспользоваться готовым бланком, который имеется в документе «Правило работы архива» (приложение №10).

Порядковый номер документа (бумаги);
Дата издания документа, либо дата, когда документ был подшит в папку;
Наименование документа;
Каждому листу документа присваивается номер: Например, копия паспорта – лист листы 1-6, копия свидетельства о регистрации брака – лист -7 и т.д.
В колонке описи примечание указывается дополнительная информация (срок истечения медицинской комиссии, срок окончания водительского удостоверения) или какой-то документ был вынут для проверки службой безопасности и т.д.
Внизу бланка описи проставляется общее кол-во бумаг и общее кол-во листов в деле.

Опись личного дела подписывается сотрудником, который формировал это личное дело с указанием даты и расшифровкой ФИО и должности.

№		Индекс документа			Дата документа	Заголовок документа				Номера листов дела		Примечание
1		2			3	4				5		6
1.		23			22.07.2016	Трудовой контракт (договор)				1–4
2.		113-2/147			22.07.2016	Приказ «О приеме на должность …»				5
3		Б/н			25.08.2016	Должностная инструкция				6–8
4		б/н			22.07.2016	Копия паспорта				9-13		Вынут СБ для проверки 15.03.2017г.
5		б/н			22.07.2016	Копия военного билета				14-20
	Итого			5 (пять)							документов
				(цифрами и прописью)
	Количество листов внутренней описи							1 (один)
								(цифрами и прописью)
	И.о. начальника отдела кадров						Иванов		Иванов И.И.
							(подпись)		(расшифровка)
	Дата		21.03.2019

Личные дела на работников в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих. Однако каждому кадровику полезно уметь сформировать личное дело сотрудника без ошибок.

Личное дело сотрудника состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

руководители и их заместители;
ведущие специалисты;
материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
работники с перспективой повышения в должности и др.

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Чем предусмотрено ведение личных дел

Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут таким образом вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

Порядок формирования личного дела

На вопрос «что такое дело?» отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2018) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Такая папка должна охватывать:

процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
процедуру увольнения (заявление и приказ).

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

Формирование дела при приеме на работу

Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

название юридического лица;
структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
номер;
фамилия, имя, отчество работника;
дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
срок хранения.

Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

заполненная анкета компании;
копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
копия ИНН;
копия СНИЛС;
копия военного билета (для мужчин);
диплом или иные документы об образовании;
фотография (цветная или черно-белая);
характеристика с прошлого места работы;
заявление работника о приёме на работу;
копия приказа о приёме сотрудника на работу;
копия трудового договора и должностной инструкции;
опись документов в личном деле;
иные документы;
копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки).

Формирование в процессе трудовой деятельности

На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец-2016 бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержаться в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

поступление новых бумаг;
изъятие листов;
замена подлинников копиями.

В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так:

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

проверить наличие всех документов;
проверить хронологию бумаг в папке;
сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце - лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

Хранение ЛД: порядок и сроки

Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. В статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 определено, что срок хранения составляет:

для ЛД, созданных с 01.01.2003, - 50 лет;
для ЛД, созданных до 2003 года, - 75 лет.

Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц. Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах. Не позднее, чем через три года после закрытия, папки должны быть переданы в архив.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

с помощью нумерации;
в алфавитном порядке;
по структурным подразделениям компании.

Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве , но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

На кого оформлять ЛД

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

Руководящий состав и лица, их замещающие;
Главные специалисты;
Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
Ксерокопия СНИЛС;
Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
Ксерокопия ИНН;
Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
Автобиография;
Экземпляр трудового договора;
Ксерокопия трудовой книжки;
Материалы об аттестации (если проводилась);
Фотографии работника, которые периодически обновляются;
Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Требования к оформлению личного дела сотрудника

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

Ведение журнала регистрации личных дел работников

Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Образцы и бланки документов для личного дела (Скачать)

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.