У директора поменялся паспорт. Что делать? Смена паспортных реквизитов генерального директора ооо Если изменились личные паспортные данные

Не все персональные данные можно свободно заменить другими. В графы «дата рождения» и «место рождения» вносятся фактические сведения из свидетельства о рождении. Заменить же их возможно лишь в судебном порядке лишь в случае допущения ошибки при регистрации рождения либо выдаче документа о рождении при выписке из родильного дома.

Также по судебному решению производится внесение исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, а далее в паспорт, при наличии ошибок в фамилии, имени и отчестве, когда они не могут быть устранены ЗАГСами.

Замена персональных данных в ЗАГСе

На основании вашего заявления и уплаченной госпошлины в утвержденном законом размере орган ЗАГС зарегистрирует перемену фамилии, имени и отчества. В заявлении, наряду с другими данными, вы указываете фамилию, имя и отчество, на которые хотите заменить исходные данные, а также причину перемены. После проведения всех установленных мероприятий, в числе которых запрос необходимых в деле о перемене копий записей актов с места регистрации, сотрудниками ЗАГС составляется запись акта о перемене имени и выдается свидетельство. С ним вы обращаетесь в миграционную службу для замены паспорта.

Замена сведений о семейном положении в паспорте производится после заключения либо расторжения брака, которые также регистрируются органами ЗАГС. Регистрация заключения брака производится на основании совместного заявления по обоюдному согласию по истечение месяца после его подачи, если Семейный кодекс РФ не предусмотрел иное. После регистрации сотрудниками отдела проставляется штамп о заключении брака и, соответственно, происходит замена данных о семейном положении. Само расторжение брака может быть произведено как судом, так и органом ЗАГС. Штамп о расторжении брака проставляется органом ЗАГС после составления соответствующей актовой записи.

Замена данных о месте жительства

В том случае, если вы сменили место жительства, вам необходимо обратиться в миграционную службу по старому месту жительства, сняться с регистрации и в миграционной службе по новому месту жительства вновь зарегистрироваться. При этом в числе прочих документов нужно взять с собой документы, которые подтверждают право собственности на жилое помещение. Если же помещение вам не принадлежит, потребуется согласие собственника на регистрацию, после произведения которой сотрудники отдела поставят штамп о регистрации в паспорт.

Внесены изменения.

Теперь изменения, касающиеся имени, отчества, фамилии и других паспортных данных как учредителей (участников), так и руководства организаций должны вноситься регистрирующими органами (ФНС) самостоятельно на основании данных, полученных от ФМС.

Ранее закон предусматривал обязанность в трехдневный срок уведомить ФНС в установленной форме.

Однако следует помнить: несмотря на прошедшее время и сроки, установленные новыми нормами, данные обновляются очень медленно. Даже спустя несколько месяцев информация может быть не изменена.

Именно поэтому, если произошла смена паспортных данных генерального директора, до сих пор существует необходимость уведомлять ФНС и вносить самому руководству организаций. Необходимость эта связана с тем, что если срочно требуется выписка из ЕГРЮЛ (для суда или иных целей) – в ней могут оказаться старые данные.

Поэтому всегда лучше подстраховаться и подать заявление об изменениях самим, не дожидаясь реакции миграционной службы.

В каких случаях производятся изменения в документах?

По закону, данные паспорта могут измениться в следующих случаях :

1. Был выдан новый документ после утраты или приведения в негодность старого.
2. Произошла замена паспорта по возрасту . Граждане РФ обязаны менять паспорта дважды – в 20 и в 45 лет. Маловероятно, чтобы человек успел стать директором до того, как ему исполнится двадцать, но вот множество руководителей младше сорока пяти – это реальность.
3. Произошло изменение фамилии, имени или отчества . Смена фамилии учредителя ООО и директора ООО обычно происходит со вступлением в брак и чаще всего у женщин. Однако, во-первых, женщин-директоров уже достаточно много, и немало из них выходят замуж в тот период, когда занимают руководящую должность.

   Во-вторых, семейное законодательство разрешает сменить фамилию (или принять двойную) и мужу. Что же до остальных частей полного имени (то есть собственно имени и отчества), то и они могут быть изменены по желанию гражданина путём регистрации изменений в ЗАГС.

4. Изменился пол . Эта ситуация выглядит экзотичной, однако достаточно вероятна. Иногда хирургическая коррекция пола является единственным выходом для человека — транссексуала. Операции такого типа проводятся не слишком часто, однако регулярно.

   По закону? после того, как произошла смена пола, гражданин обязан сменить и документы. Соответственно, он получит новый паспорт с новым указанием пола, а также обычно новым именем.

5. Обнаружились ошибки или неточности в паспорте . К сожалению, ошибки паспортистов – достаточно распространённая вещь, и в итоге гражданин Казаков может быть записан в паспорте Козаковым.

   Часто такого рода ошибки вскрываются лишь в спорных ситуациях (например, связанных с наследованием имущества или установлением родства), и тогда гражданину может потребоваться уточнение данных паспорта.

   Поскольку же нормы законодательства не допускают исправлений или подчисток паспорта, человек должен получить новый документ – который соответственно будет иметь новый номер и серию (каждый бланк паспорта уникален).

Итак, произошла смена фамилии генерального директора ООО, порядок действий будет следующим.

Протокол собрания участников

После того, как произошло изменение паспортных данных учредителя ООО, необходимо начать процедуру внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Первым шагом будет принятие решения единственным участником (учредителем) или же общим собранием .

Общее собрание проводится по тем же правилам, что и в случае смены генерального директора.

Поскольку изменение данных паспорта вряд ли совпадёт с очередным собранием, решение придётся принимать внеочередному.

Собрать его может как один из участников, владеющий не менее чем 10% уставного капитала, так и сам директор.

Собрание рассматривает вопрос и принимает решение путём голосования или заочного опроса. В последнем случае участники обмениваются документами по почте, с помощью телефонограмм или электронной переписки – любым способом, допускаемым уставом и иными внутренними документами организации.

Главное требование здесь – чтобы способ связи надёжно идентифицировал источник, откуда исходит документ.

Решение собрания (очного или заочного) оформляется путём составления протокола, в котором содержатся следующие сведения :

• дата, время и место проведения собрания;
• состав участников, полномочных принимать решения;
• вопрос, поставленный на голосование;
• результаты голосования по вопросу и суть принятого решения;
• подписи участников.

Решение единоличного учредителя

В том случае, если у фирмы единственный учредитель и участник, собрание не проводится.

В этом случае он сам принимает решение и оформляет его в письменном виде, заверяя своей подписью.

Какие конкретно вопросы должны ставиться перед собранием?

Надо отметить, что с того момента, как у действующего директора изменились данные паспорта, с точки зрения закона он должен рассматриваться как новый субъект .

В этом случае общее собрание или единственный участник должны принимать решение о новом назначении уже действующего генерального директора повторно на ту же должность.

Соответственно и вопрос будет ставиться именно так: «Назначить Иванова Ивана Ивановича, паспорт серии … номер …, генеральным директором общества …».

Что делать, если поменялись :

• фамилия директора ;
  Хотя ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» в п. 5 ст. 5 не требует уведомлять регистрирующий орган в трёхдневный срок, на практике лучше уведомлять налоговую о том, что паспорт директора изменился. В противном случае могут возникнуть проблемы с оформлением документации в ИФНС, а также в отношениях с контрагентами.
• адрес ;
  Генеральный директор может сменить не только имя, отчество или фамилию, но и адрес регистрации. Нужно ли в этом вносить изменения в ЕГРЮЛ, если произошла смена адреса учредителя ООО?

  Нет. В этом случае от руководства общества никаких действий не требуется, поскольку:

  паспорт остаётся тот же самый, и в нём лишь проставляется новый штамп о регистрации по месту жительства;
  все данные о проживании гражданина регистрируются в ФМС РФ. Уже сама эта организация должна связаться с налоговой службой и при необходимости передать сведения.

Однако если позднее регистрируется изменение каких-либо иных сведений, в форме Р14001 потребуется указать и новое место прописки директора.

Какие органы необходимо уведомить?

Весь пакет документов подается в регистрирующий орган по месту нахождения организации. Этим органом может быть как обычная ИФНС, так и специализированная, занимающаяся только регистрацией юридических лиц. Последний вариант сейчас практикуется во многих субъектах РФ, чтобы разгрузить районные налоговые инспекции.

Ранее требовалось уведомлять ПФ и ФСС. Однако сейчас все данные туда поступают из налоговой службы, поэтому уведомление уже не требуется.

Однако мы рекомендуем уведомить об изменениях, касающихся имени, контрагентов по договорам, заключенным фирмой. Это позволит избежать недопонимания и вопросов о том, почему новые документы будут подписаны не тем лицом, что ранее.

Какие документы подать?

Для регистрации изменений потребуется следующий пакет документов :

1. Заявление по установленной форме . Если информация о директоре внесена в устав (например, он является и участником общества), то вам потребуется форма Р13001. Если же в уставе паспортных данных нет – то форма Р14001.
2. Если изменения вносятся в устав – документ об оплате пошлины . Если же директор не является участником и никак не упомянут в уставе – пошлина не требуется.
3. Решение единственного участника или протокол собрания.
4. Решение о создании общества.
5. Приказ о назначении директора.

Все эти документы подаются в ИФНС, где происходила регистрация фирмы. Подавать документы должен сам директор, либо лицо, действующее от его имени на основании доверенности.

Форма 14001

Заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ подаётся по одной из типовых форм, установленных правительством РФ.

Обычно смена фамилии директора и учредителя отражаются в форме Р14001.

Эта форма хоть и была введена ещё в 2002 году, однако сами налоговики рекомендуют пользоваться теми образцами, бланки которых либо выдаются в самой ИФНС, либо которые можно скачать с официального сайта налоговой.

И форма 14001, и 13001 должны быть заверены нотариусом. Для этого перед тем, как обращаться в ИФНС, сначала нужно обратиться именно к нему.

При себе потребуется иметь тот же пакет документов (за исключением квитанции об оплате пошлины – нотариусу она ни к чему). Заверение должно быть оплачено.

Стоимость зависит от тарифа, действующего у нотариуса, но по состоянию на 2015 год следует рассчитывать как минимум на 1500 рублей.

Как можно заметить, хотя с 2012 года уже не обязательно уведомлять ИФНС самой организации, однако лучше всё же это сделать. Сама по себе процедура не слишком сложна и затратна, однако позволяет избежать многих трудностей в будущем.

Основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории РФ, является паспорт. Бланк паспорта заполняется путем внесения сведений о личности гражданина (Ф.И.О., пол, дата и место рождения) и проставлением отметок, например, о регистрации по месту жительства, о детях до 14 лет, о регистрации и расторжении брака (п. п. 1 , , Положения о паспорте РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828).

При наступлении определенных обстоятельств гражданину может потребоваться внесение изменений в его паспортные данные, которое осуществляется путем проставления отметок в действующем паспорте гражданина либо путем замены паспорта.

Отметки, которые могут быть проставлены в паспорте без его замены

Отметки в связи с изменениями паспортных данных, которые не влекут замену паспорта, ставятся специально уполномоченными органами. К таким отметкам, в частности, относятся следующие (п. 5 Положения N 828; пп. 49 п. 11 Положения, утв. Указом Президента РФ от 21.12.2016 N 699; пп. «с» , «т» п. 4 Инструкции, утв. Приказом Министра обороны РФ N 366, МВД России N 789, ФМС России N 197 от 10.09.2007):

1) о регистрации по месту жительства и снятии с регистрационного учета, которые ставятся территориальными органами МВД России либо уполномоченными должностными лицами МФЦ;

2) об отношении к воинской обязанности граждан, достигших 18 лет, которые ставятся в том числе военными комиссариатами;

3) о регистрации и расторжении брака, которые ставятся в том числе органами ЗАГС;

4) о детях (гражданах РФ, не достигших 14 лет), которые ставятся территориальными органами МВД России;

5) о выдаче основных документов, удостоверяющих личность гражданина РФ за пределами территории РФ, которые ставятся территориальными органами МВД России или другими уполномоченными органами.

По вашему желанию в паспорт могут внести отметку о вашей группе крови и резус-факторе, а также об ИНН, которые ставят соответственно учреждения здравоохранения и налоговые органы (п. 5 Положения N 828; п. п. 1 , Приложения к Приказу ФНС России от 30.10.2017 N СА-7-14/831@).

Порядок внесения изменений в паспортные данные путем замены паспорта

Замена паспорта с целью внесения изменений в паспортные данные требуется, если вы (п. 12 Положения N 828; п. 2.2 Административного регламента, утв. Приказом ФМС России от 30.11.2012 N 391; п. 2 ч. 1 ст. 35 Закона от 03.07.2016 N 305-ФЗ):

1) достигли 20-летнего или 45-летнего возраста;

2) изменили Ф.И.О., сведения о дате (число, месяц, год) и (или) месте рождения;

3) изменили пол, существенно изменили внешность;

4) обнаружили, что в паспорте есть неточные или ошибочные записи.

Для внесения изменений в паспортные данные путем замены паспорта рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.

Шаг 1. Подготовьте документы для замены паспорта и уплатите госпошлину

Для замены паспорта необходимы следующие документы (п. 13 Положения N 828; ч. 2 ст. 35 Закона N 305-ФЗ; п. п. 23 , , , , Административного регламента):

• заявление . При этом в период до изготовления бланков, печатей и штампов нового образца, но не позднее 31.12.2017 используются бланки, печати и штампы упраздненной ФМС;
• паспорт, подлежащий замене;
• две личные фотографии размером 35 x 45 мм;
• документы, которые подтверждают основания для замены паспорта (например, свидетельство о заключении брака, выданное органами ЗАГС);
• реквизиты квитанции об уплате государственной пошлины. Квитанция об уплате госпошлины может быть представлена вами по собственной инициативе.

Справка. Размер госпошлины

Размер госпошлины за выдачу паспорта гражданина РФ составляет 300 руб. При наличии возможности обращения с заявлением и уплаты госпошлины через порталы госуслуг и иные порталы, интегрированные с ЕСИА, госпошлина рассчитывается с коэффициентом 0,7 (пп. 17 п. 1 ст. 333.33 , п. 4 ст. 333.35 НК РФ; п. 40 Административного регламента).

Шаг 2. Обратитесь в территориальный орган МВД России

Документы необходимо подать в течение 30 дней после возникновения основания для замены паспорта. Они могут быть представлены в территориальный орган МВД России (по месту жительства, месту пребывания или месту обращения) непосредственно или через МФЦ либо через Единый портал госуслуг (

Подборка наиболее важных документов по запросу Смена паспорта генерального директора (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты

В случае изменения паспортных данных и сведений о месте жительства учредителей (участников) юридического лица - физических лиц, лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица, и индивидуального предпринимателя регистрирующий орган обеспечивает внесение указанных сведений в соответствующий государственный реестр на основании имеющихся у такого органа сведений о паспортных данных и местах жительства физических лиц, полученных от органов, осуществляющих выдачу или замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, либо регистрацию физических лиц по месту жительства в установленном законодательством Российской Федерации о налогах и сборах порядке, не позднее пяти рабочих дней со дня их получения.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы : Смена паспорта генерального директора

Как усматривается из материалов дела, 24.08.1999 года была осуществлена государственная регистрация ООО "НОВАЯ ПРАВОВАЯ КУЛЬТУРА" в Государственном учреждении Московская регистрационная палата с присвоением регистрационного номера юридического лица 556.681, ОГРН 1027739385915, что подтверждается выпиской ЕГРЮЛ N 28325В/2011 от 07.02.2011. При этом при внесении сведений об Обществе в ЕГРЮЛ было допущена ошибка. В графе "Номинальная стоимость доли (в рублях)" раздела "Сведения об учредителях (участниках) - физических лицах" указано "0" рублей, при этом в Уставе Общества доля учредителя определена в размере 8 400 рублей (пп. 3.1 и 3.2 п. 3 "Уставный капитал Общества"), что составляет 100% уставного капитала Общества. Для исправления ошибки 12.10.2010 Общество обратилось в Межрайонную ИФНС России N 46 по г. Москве с заявлением о внесении изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой паспортных данных Генерального директора Общества Карповича В.Д., и приведении Устава Общества в соответствие с требованиями Федерального закона от 30.12.2008 N 312-ФЗ "О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации". 19.10.2010 Межрайонной ИФНС России N 46 по г. Москве было принято решение об отказе в государственной регистрации, содержание которого сводится к несоответствию размера Уставного капитала Общества данным, содержащимся в ЕГРЮЛ. 21.01.2011 заявитель повторно обратился в Межрайонную ИФНС России N 46 по г. Москве с заявлением об исправлении ошибки. Решением Межрайонной ИФНС России N 46 по г. Москве от 26.01.2011 в государственной регистрации отказано в связи с тем, что представленное в регистрирующий орган заявление удостоверено подписью Карповича В.Д., с указанием паспортных данных, отличных от паспортных данных лица, сведения о котором содержатся в ЕГРЮЛ, в соответствии с чем указанное лицо не может быть идентифицировано как уполномоченное лицо.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Как усматривается из материалов дела, 24.08.1999 года была осуществлена государственная регистрация ООО "НОВАЯ ПРАВОВАЯ КУЛЬТУРА" в Государственном учреждении Московская регистрационная палата с присвоением регистрационного номера юридического лица 556.681, ОГРН 1027739385915, что подтверждается выпиской ЕГРЮЛ N 28325В/2011 от 07.02.2011. При этом при внесении сведений об Обществе в ЕГРЮЛ была допущена ошибка. В графе "Номинальная стоимость доли (в рублях)" раздела "Сведения об учредителях (участниках) - физических лицах" указано "0" рублей, при этом в Уставе Общества доля учредителя определена в размере 8 400 рублей (пп. 3.1 и 3.2 п. 3 "Уставный капитал Общества"), что составляет 100% уставного капитала Общества. Для исправления ошибки 12.10.2010 Общество обратилось в Межрайонную ИФНС России N 46 по г. Москве с заявлением о внесении изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой паспортных данных Генерального директора Общества Карповича В.Д., и приведении Устава Общества в соответствие с требованиями Федерального закона от 30.12.2008 N 312-ФЗ "О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации". 19.10.2010 Межрайонной ИФНС России N 46 по г. Москве было принято решение об отказе в государственной регистрации, содержание которого сводится к несоответствию размера Уставного капитала Общества данным, содержащимся в ЕГРЮЛ. 21.01.2011 заявитель повторно обратился в Межрайонную ИФНС России N 46 по г. Москве с заявлением об исправлении ошибки. Решением Межрайонной ИФНС России N 46 по г. Москве от 26.01.2011 в государственной регистрации отказано в связи с тем, что представленное в регистрирующий орган заявление удостоверено подписью Карповича В.Д., с указанием паспортных данных, отличных от паспортных данных лица, сведения о котором содержатся в ЕГРЮЛ, в соответствии с чем указанное лицо не может быть идентифицировано как уполномоченное лицо.

В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.

Мнение эксперта

Екатерина РОЩУПКИНА, эксперт Национального союза кадровиков

У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может. Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно придти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) – обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре, согласно нормам ст. 57 ТК РФ. Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и работодатель соглашаются, а сведения. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов. Ведь условием трудового договора не может быть закреплено, что по пятницам фамилия у работника будет Иванов, а по понедельникам – Сидоров. Фамилия указывается в соответствии с документами работника Иванова, и, как бы сильно он не хотел быть Сидоровым, до тех пор, пока фамилия не изменится в его документах, сведения в договоре останутся прежними. В соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) обязательные или дополнительные условия, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в его текст, а недостающие условия определяются приложением либо отдельным соглашением сторон, которые заключаются в письменной форме и являются неотъемлемой частью трудового договора. Аналогичное положение установлено статьей 72 ТК РФ, согласно которой дополнительное соглашение в письменной форме составляется при изменении условий трудового договора. О сведениях в этой статье не упоминается. Таким образом, изменившиеся личные данные просто вносятся в экземпляры трудовых договоров (старые сведения зачеркиваются, новые – дописываются, как в личной карточке работника формы № Т-2). Основанием все так же является приказ о внесении изменений в учетные документы.

Данная позиция подтверждается решением Суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены. В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.

Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т.д.

В жизни работников организации могут происходить различные события – заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др. Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:

• фамилия (при изменении актов гражданского состояния – заключении или расторжении брака);
• место жительства (при переезде или смене регистрации);
• сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);
• паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

• Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
• Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.
• Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

Шаг 1

На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

Шаг 2

Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы. Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под рос­пись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

Шаг 3

Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений. Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разделе Х «Дополнительные сведения» личной карточки.

Шаг 4

Теперь можно приступать к изменению данных в трудовой книжке. Согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого одной чертой (по линейке шариковой ручкой или чернилами) зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются новые сведения. Ссылки на наименование соответствующего документа, его номер и дату делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (работника службы (отдела) кадров с соответствующими полномочиями) и печатью организации. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Такие изменения (исправления) также делаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Нельзя забывать и о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, где также имеются личные данные работника. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке представлен в приложении 3.

Шаг 5

В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Фе­де­рации, утв. Приказом министра обороны РФ от 19.11.2007 № 500, а также Методически­ми рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ, для военнообязанного работника кадровик должен внести изменения и в документы по воинскому учету.

При изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, работники, осуществляющие воинский учет в организациях, заполняют и вручают такому сотруднику под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме, установленной в Приложении № 1 к Порядку сообщения организациями об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, в военные комиссариаты, представленному в Приложении № 13 методических рекомендаций (далее – Порядок). Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, направляются организациями в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан. Бланк сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, представлен в Приложении № 4 к Порядку.

Шаг 6

В соответствии с п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, при изменении работником фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства. Образец соответствующего заявления представлен в формах № АДВ-2 и № АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Согласно п. 14 Инструкции, новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.

Шаг 7

Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

Шаг 8

Затем необходимо уведомить об изменении личных данных (фамилии/имени) налоговую инспекцию по месту регистрации организации. Для этого организация обязана подать соответствующие сведения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Шаг 9

При необходимости следует сообщить об изменениях в территориальные отделения по месту регистрации ПФР, ФОМС, ФСС.

Шаг 10

Так как право первой подписи на документах организации имеет ее руководитель, необходимо обязательно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Таблица

Перечень оснований для внесения изменений в кадровые документы

Приложение 1

Бланк заявления о внесении изменений в учетные документы

Приложение 2

Проект приказа об изменении личных данных в кадровых документах

Приложение 3

Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке