Документоведение особенности этапов обработки исходящих документов. Исходящие документы в организации

⁰

Исходящие документы могут быть отправлены: по почте; курьером; по факсу; электронной почтой.

Этапы обработки исходящих документов:

Подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

Регистрация документа;

Отправка документа адресату;

Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы и т. п.).

Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

Работа с внутренними документами

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

Составление проекта документа исполнителем;

Проверка правильности оформления проекта документа;

Согласование проекта документа;

Подписание документа руководителем (утверждение - в необходимых случаях);

Регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

Передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

Контроль исполнения документа;

Исполнение документа;

Проставление отметки об исполнении;

Подшивка исполненного документа в дело.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация необходима:

Для обеспечения сохранности документов;

Для удобства поиска документов;

Для учета и контроля исполнения документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

информационные материалы, присланные в копии для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

прейскуранты;
пригласительные билеты;

программы конференций, совещаний;

Документы регистрируются в организации один раз : создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Формы регистрации документов:

Централизованная;

Децентрализованная;

Смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов). Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д.

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

Входящие документы;

Исходящие документы;

Внутренние документы;

Контракты коммерческие;

Документы, имеющие гриф ограничения доступа.

В свою очередь внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Например: приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу, протоколы, акты и т.д.

Существует три формы регистрации документов : журнальная, карточная и автоматизированная.

Устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, с оставляются следующие самостоятельные картотеки:

справочные, контрольно-справочные;
картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки , в которых:

составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм)

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными.

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
автоматический контроль за исполнением документа;
возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит из следующих этапов:

составление чернового документа;

подготовка проекта документа;

его согласование (визирование);

удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

отправка документа адресату;

подшивка копии-отпуска в дело.

Работа с исходящими документами производится по схеме, представленной в примере

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации, затем составляет черновой документ.

После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования».

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск - на стандартных листах бумаги.

Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на подпись руководителю.

После подписания двух экземпляров проставляется дата подписания документа, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.

Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит из следующих этапов

Обработка исходящих документов . Обработка и отправка исходящих документов

Следующий вопрос ». Обработка исходящих документов . Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит.

- прием и первичная обработка поступающих документов
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы , заключения, отчеты и т. д.) несут...

Обработка исходящих документов . Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит из сл... подробнее ».

...организацию текущего хранения документов , отправку исходящих документов , экспертизу ценности документов и обработку документов перед сдачей дел в архив организации.

Прием, обработка и распределение поступающих (входящих) документов .
подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов .

Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов .
Соответственно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои...

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.9

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. Они могут направляться в подчиненные учреждения (если такие имеются), в вышестоящие организации или частным лицам, приславшим обращение.

В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) - постановления, приказы и информационных (коммуникативных) документов - письма (информационные, гарантийные, ответные, инициативные и др.), докладные записки, обзоры, справки, отчеты, телеграммы, телефонограммы, электронные письма, факсы, договоры, документы по их выполнению.

Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия.

Обработка исходящих документов

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.10

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из следующих операций:

ь составление проекта документа исполнителем;

ь согласование проекта документа;

ь оформление или проверка правильности оформления документа;

ь подписание или утверждение (если необходимо);

ь регистрация документа;

ь отправка документа адресату;

ь подшивка второго экземпляра в дело.11

Проект документа составляют руководители или специалисты структурных подразделений.

При подготовке проекта исходящего документа вся ответственность за его подготовку возлагается на его ответственного исполнителя. Ему предоставляется право координировать действия других исполнителей. Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30-2003.12

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.13

Перед подписанием документа, исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

Исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем постановки штампа «Исходящий №__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). 14

Для регистрации исходящих документов необходимы данные:

* номер документа, включающий номер дела

*дата документа

* отметка об исполнении

* исполнитель

* примечание.

Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале). После регистрации и присвоения исходящему документу.

Регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно экспедицией, сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.15

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт.

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

Наличие подписи;

Наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

Наличие заголовка;

Правильность адресования;

Если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге - наличие адреса;

Наличие отметки об исполнителе;

Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.16

После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

· документы, отправляемые по почте;

· документы, отправляемые по факсу;

· документы, отправляемые с курьерами.

При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.17

Оформление и отправление служебных телеграмм осуществляются в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

С помощью средств электросвязи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных писем (электронных сообщений). Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств.18

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

Прохождение исходящего документа на примере организации документооборота в ГООУ НПО «ПЛ № 19»

Исходящий документ был создан в организации ГООУ НПО «Профессиональный лицей № 19» на основании входящего документа, поступившего по факсу из Мурманского технологического колледжа сервиса (МТКС). Суть входящего документа - информирование о проведении региональной олимпиады по английскому языку среди студентов и обучающихся учреждений начального и среднего профессионального образования Мурманской области. Указаны цели, условия, дата проведения олимпиады и сроки подачи заявок.

По существу данного документа в ГООУ НПО «Профессиональный лицей №19» был издан приказ (внутренний документ) о направлении на региональную олимпиаду по английскому языку четырех обучающихся лицея и назначении руководителя делегации. Составлена заявка (исходящий документ) на участие в олимпиаде, в которой администрация ГООУ НПО «ПЛ №19» ходатайствует о включении в состав участников региональной олимпиады обучающихся лицея.

Движение внутреннего и исходящего документов (приказа и заявки) автор работы представляет в виде оперограммы движения документов, анализируя которую, видно возвратное движение при прохождении документов. Проект приказа отправлен на доработку, т.к. МТКС не предоставил Положение об олимпиаде, указав только, что оно находится на согласовании в Министерстве образования и науки Мурманской области. Необходимо было уточнить уровень подготовки обучающихся по Положению об олимпиаде, т.к. на участие в олимпиаде были заявлены обучающиеся 1 курса «ПЛ-19».

Опрерограмма движения документов.

Исходящие документы – это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, а также по электронной почте.

Основные этапы обработки исходящих документов включают в себя: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); регистрация документа, отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручении руководителя. В ходе подготовки проекты исходящих документов совершают ряд перемещений от одной инстанции к другой. Этот процесс должен быть так организован, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть представлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т.д.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятия, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов». Журнал содержит следующие графы: номер документа, включающий номер дела; дата документа; адресат; краткое содержание или заголовок к тексту; отметка об исполнении; исполнитель; примечание.

При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу регистрации в рамках одного года – с 1января по 31 декабря, начиная с №1 (или 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело сисходящей перепиской.

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (утверждение – в необходимых случаях); регистрация документа.

Работа с входящими документами

· Получение

Получение секретарем входящих документов в почтовом отделении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосредственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества.

В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы.

Проверенная и документально оформленная почта укладывается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и пломбируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте организации.

Доставленные до места назначения входящие документы проводят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по Техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе.

На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.

· Регистрация

информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) входящих документов.

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов входящих документов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал -- журнал учета входящих документов.

Как показывает практика, в условиях функционирования современной организации наилучшим образом зарекомендовала себя централизованная система регистрации документов, в соответствии с которой выполнение всех необходимых операций с документами производится в одном месте -- как правило, в офисе руководителя или в учетно-регистрационном отделе предприятия.

Такая система обеспечивает:

единый порядок регистрации документов;

оперативное ведение по документам информационно-поисковой и архивно-справочной работы;

эффективный контроль исполнения документов.

Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала согласно утвержденной номенклатуре дел организации, например 3004/5, где 3004 -- порядковый номер записи, 5 -- номер журнала.

· Порядок рассмотрения

Поступившие в адрес руководителя входящие документы должны представляться ему для ознакомления, как правило, в день

поступления.

Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего документы к руководителю, например кадровой службы, поступают после их рассмотрения руководителем организации (с соответствующей резолюцией).

Секретарем производится подготовка полученной деловой корреспонденции на доклад руководителю, включающая:

--разметку, то есть выделение заголовков и некоторых других реквизитов входящего документа цветом, подчеркиванием и др.;
--укладку документов (в папки и т. п.) в определенном по рядке.

Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укладываются секретарем в отдельную папку, а при небольшом повседневном количестве докладываемых документов помещаются поверх всех остальных.

Документы особой важности, с пометкой "срочно" и т. п., докладываются руководителю в первую очередь.

Папки с подготовленной соответствующим образом входящей корреспонденцией передаются руководителю для последующего рассмотрения и оформления резолюций. Как правило, вся поступившая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена им не позднее дня, следующего за днем представления на доклад.

Отдельные входящие документы могут быть оставлены руководителем предприятия у себя для принятия по ним решения после выяснения дополнительных сведений.

В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представленных входящих документов продолжают находиться у руководителя, а также то, какие вспомогательные материалы (например, Из числа документов, ранее поступивших в адрес организации) для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и когда их следует представить.

· Вынесение резолюций

По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начинается непосредственная работа по исполнению документа.

Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотренных входящих документов пишутся на свободных от текста полях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.

В необходимых случаях, когда поручение слишком обширно по своему содержанию, для его оформления используются специальные бланки формата А5 с указанием в верхней строке должность лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер").

Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу (например, начальнику планового отдела, главному редактору и т. п.).

Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соисполнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто является ответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения (документа) в целом.

В случае, если ответственный не назначен, таковым полагают должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции первым.

В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, входящий документ должен быть исполнен в течение месяца после

его рассмотрения.

При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней.

Устанавливая срок исполнения документа, руководитель обязан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и доставку.

Должностные лица, которым поручено исполнение входящего документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением) руководителя.

Однако во всех случаях эта работа начинается для соответствующих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержанием резолюции и получения адресованного им на исполнение документа.

Следует также подчеркнуть, что исполнение документов может поручаться и секретарю руководителя.

Памятка секретарю руководителя о порядке и правилах исполнения документов:

1. Обращение с документом осуществляется на основании допуска и соответствующих указаний руководителя (непосредственного начальника).
2. Служебные полномочия и профессиональная компетенция должностного лица должны находиться в полном соответствии со сложностью задачи по подготовке документа.

Передача документа другим должностным лицам в процессе работы осуществляется только под роспись (кроме случаев, когда документ не выносится указанными лицами в другое помещение).

Работа с документом осуществляется в строго отведенном месте, оборудованном всем необходимым для работы и ограниченном от доступа посторонних.

На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано исключать доступ к исходному документу и производным материалам посторонних лиц, в том числе в результате "случайного" ознакомления.

На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано обеспечивать конфиденциальность содержания исходного документа и производных материалов, не разглашая их посторонним.

Работа с документом должна быть выполнена таким образом, чтобы обеспечить своевременное согласование и представление проекта нового документа на рассмотрение,

а затем и утверждение (подпись) его окончательного варианта.

Хранение документов должно осуществляться в помещениях (местах), исключающих доступ к ним посторонних.

Контроль наличия документа в процессе работы осуществляется должностным лицом, ответственным за его хранение, постоянно.

10. По окончании работы с документом последний подлежит незамедлительной сдаче.

Работа с исходящими и внутренними документами

· Общий порядок работы должностных лиц организации

Упорядоченная, тщательно организованная работа с документами организации ведет к устранению спешки и резкому снижению вероятности совершения разного рода ошибок в процессе выполнения документов.

Исполненные документы, в зависимости от места своего дальнейшего использования, являются либо внутренними, либо исходящими. Остановимся на этом чуть подробнее.

Работа с внутренними документами осуществляется исключительно внутри организации. Это означает, что исполненный документ в дальнейшем поступает во временное пользование должностным лицам, в структурные подразделения и др.

Исходящий же документ после исполнения высылается для последующей работы за пределы предприятия.

Отметим, что если по прошествии некоторого времени возникнет необходимость в отправке внутреннего документа за пределы организации, то в этом случае (после соответствующего до оформления) последний также станет исходящим документом.

В процессе работы по исполнению (контролю за исполнением) документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осуществить контроль за выполнением) следующие операции:

Постановку задачи (адресование документа на исполнение).

Исполнение документа.

Тиражирование документа.

Регистрацию документа.

5. Упаковку и отправку (рассылку) документа.
6. Помещение контрольного экземпляра документа в дело,

последующую работу с ним.

7. Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосредственной работы над документом.

· Сроки исполнения

Следует учесть, что продолжительность каждого этапа работы по исполнению документа будет меняться в зависимости от особенностей содержания документов, а также их объема.

Для корректной постановки задачи на исполнение документа для каждого этапа определяются:

Необходимое на подготовку документа время, включая резерв (исчисляемый в объеме 10--15% от минимально необходимого времени);

меры организационно-технического, информационного и иного обеспечения;

должностное лицо, ответственное за исполнение документа;

соисполнители документа (его отдельных частей, приложений и т. п.);

технические исполнители документа;

должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением документа (как правило, секретарь руководителя).

· Получение документов на исполнение
o Передача секретарем документов на исполнение

В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:

Лично принимает от руководителя предприятия рассмотренные им документы;

на основании имеющихся резолюций и справочных данных документах изучает круг лиц, которым адресованы документы ни исполнения;

связывается с указанными лицами по телефону или лично, информирования их о необходимости исполнения тех или иных документов;

лично передает указанные документы ответственным исполнителям;

осуществляет контроль за ходом исполнения документов. 1хли документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь (в целях повышения оперативности работы) может предварительно размножить его и передать Цопни леем исполнителям (в этом случае оригинал получит ответственный исполнитель).

Отметим, что размножение копий документов осуществляется только с письменного разрешения руководителя кадровой служим организации. Копии документа учитываются наряду с поступающим оригиналом документа и впоследствии за ненадобностью уничтожаются.

Ответственный исполнитель полностью отвечает за организацией исполнения документа или связанного с ним поручения.

Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать (исполнить) необходимые документы (в части, касающейся их работы) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

В том случае, если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.

При невозможности своевременно исполнить тот или иной документ за 2--3 дня до истечения срока должностному лицу, установившему срок исполнения, представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом.

Техническое исполнение документа включает:

подготовку проекта документа (так называемого черновика);

набор и распечатку текста проекта документа (основного текста и текста приложений);

корректировку содержания документа по результатам согласования;

оформление окончательного варианта документа.

o Разработка проекта документа

Разработка проекта (черновика) документа производится ответственным исполнителем лично или с привлечением соисполнителей. В последнем случае соисполнители передают результаты своей работы (компьютерные файлы, рабочие тетради или отдельные листы с машинописными или рукописными записями) ответственному исполнителю.

В общем случае содержание проекта документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект.

В необходимых случаях в дополнение к документу разрабатываются приложения. Последние, наряду с текстуальной частью, могут включать в себя и необходимые графические материалы.

После проверки содержания проекта, его корректуры и до оформления ответственный исполнитель передает первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй (контрольный) экземпляр.

· Порядок согласования

Проект документа в обязательном порядке должен согласовываться (как правило, на стадии предварительной подготовки) с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон.

Согласование производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (то есть оговаривается, что именно и с какой последовательности должно быть согласовано) и занимает, как правило, не более 3--5 дней, включая время на доставку и возврат документа.

При необходимости согласовать проект документа с несколькими сторонами в сжатые сроки целесообразно созвать совещание с представителями заинтересованных сторон, провести видеоконференцию либо произвести согласование по техническим средствам коммуникации (телефаксу, электронной почте и т. п.).

При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в соответствующих графах которого полномочные представители сторон оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта документа.

Виза включает в себя дату ознакомления с документом и подпись лица, производящего согласование.

При отсутствии разногласий согласуемый документ визируется соответствующим должностным лицом в пределах своих полномочий.

В случае возникновения разногласий должностное лицо, осуществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяснение по поводу своих претензий к содержанию проекта.

Свои замечания и предложения по проекту документа должностное лицо излагает в листе согласования или в служебной записке ad hoc. Здесь же могут найти отражение и те вопросы, которые не были учтены в проекте документа.

Если документ не удается согласовать в установленные сроки, ответственный исполнитель документа обязан заблаговременно проинформировать об этом заинтересованные стороны в письменной форме и довести соответствующую информацию до должностного лица, осуществляющего контроль за исполнением документа (до секретаря руководителя).

При этом, как правило, кратко указывается содержание основных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложений. Заинтересованные стороны, кроме того, извещаются о новых сроках согласования проекта документа.

Отказ от согласования не допускается. Полностью согласованный документ вместе с листом согласования передается на корректировку.

· Корректировка содержания по результатам согласования

В процессе корректировки из содержания проекта (в полном соответствии с результатами согласования) устраняются разночтения и исправления. Фрагменты текста, признанные по результатам согласования излишними, удаляются.

Кроме того, в "усеченный" текст могут вноситься и дополнения. Видоизмененный проект документа редактируется ответственным исполнителем с учетом требований к общепринятому стилю изложения документов.

После этого отредактированное содержание проекта подвергается верификации (проверке на предмет выявления и устранения технических ошибок-опечаток и пр.). Содержание полностью "очищенного" от ошибок проекта прочитывается ответственным исполнителем.

По результатам контрольного чтения вновь выявленные ошибки устраняются. После повторной проверки их устранения окончательный вариант документа визируется ответственным исполнителем (подписывается с оборота) и передается для окончательного оформления.

· Оформление документа

Для оформления документа техническому исполнителю (секретарю или оператору-машинистке) передается подписанный ответственным исполнителем окончательный вариант документа (компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или рукопись).

К проектам служебных документов, представляемым на подпись во исполнение поручений, принято также прилагать материал с оригиналом текста отданного поручения (сам документ или лист с резолюцией).

Текст окончательного варианта документа может содержать оговоренные исправления, которые должны читаться однозначно (это особенно важно в отношении цифр и фамилий, упоминаемых в документе).

Отпечатанный и выведенный "набело" первый экземпляр передается техническим исполнителем ответственному исполнителю, который, как правило, осуществляет просмотр документа на предмет выявления ошибок (опечаток).

Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным исполнителем секретарю руководителя для завершающей проверки и представления на подпись (утверждение) руководителю предприятия.

· Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа

Документ, подписанный или утвержденный руководителем, передается на тиражирование и регистрацию секретарю руководи геля (ответственному сотруднику службы ДОУ организации).

Коли необходимо изготовить более одного экземпляра документа, то ответственный исполнитель указывает нужное количе-11 но цифрой и прописью в верхнем левом углу первого листа первого экземпляра документа.

Нес экземпляры документа регистрируются. В дальнейшем мерный экземпляр и необходимое количество последующих экземпляров документа, за исключением последнего (контрольного, записываемого в дело):

- выдаются в работу (должностным лицам организации); высылаются за пределы организации установленным правилам.
- поступают на временное хранение в службу ДОУ организации.

На таком документе ответственным исполнителем указывается, каким исходящим номером исполнен документ, и ставится дата исполнения, заверенная подписью ответственного исполнителя.

После оформления на документе соответствующей записи ответственный исполнитель обязан передать его в место постоянного хранения. Вместе с документом в дело подшивается контрольный экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.

Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.

· Подготовка исполненных документов к отправке

Подписанный (утвержденный) документ, подлежащий отправке в адрес другого предприятия, в обязательном порядке проходит процедуру оформления, регистрации по журналу учета исходящих документов и конвертования.

Под оформлением в данном случае понимается исполнение сопроводительного листа (письма) к документу. Подчеркнем, что исходящий документ принимается к отправке только при наличии как минимум двух экземпляров такового (последний остается в деле вместе с контрольным экземпляром документа).

В процессе регистрации документу присваивается исходящий номер -- как правило, это порядковый номер записи в журнале учета исходящих документов.

Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводительного письма документа, предназначенного к отправке. Аналогичным образом учитываются все экземпляры документа.

До отправки ответственный сотрудник службы ДОУ (секретарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а также адреса мест назначения.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется "расчет рассылки", существенно облегчающий последующее конвертование документов.

Соответствующим образом оформленные и зарегистрированные документы, а также сопроводительные письма к ним укладываются в конверты.

На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки правильности адресования конверты заклеиваются и опечатываются печатью предприятия "для пакетов".

Подготовленные к отправке конверты (пакеты) передаются в экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое отделение или отправки получателю иным общепринятым способом).

Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, могут направляться адресату с курьером, которому, помимо пакета, выдается на руки и реестр на доставляемую корреспонденцию, исполненный в двух экземплярах (первый остается у адресата, второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный отдел службы ДОУ отправителя).

После отправки исходящих документов секретарем (ответственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание отправленных экземпляров в журнале учета исходящих документов путем проставления отметки "отправлено, дата" в соответствующей графе.