Если сотрудник меняет фамилию. Если сотрудник сменил фамилию

⁰

- Слушай, я опять ничего не поняла: один эксперт говорить одно, другой - полностью противоположное, причем оба - чиновники высшего ранга, разбирающиеся в этой теме!

- Какой теме? - Маша не могла понять, что так возмутило Катю.

- Да у меня работник один фамилию поменял. Ну, как запись в трудовую вносить, понятно: старую фамилию аккуратно зачеркнула, новую строчкой ниже написала, ссылку на свидетельство дала на внутренней стороне обложки. А дальше никак. Про личную карточку сказано, что записи необходимо внести и заверить, а как внести, куда - ни слова. С допом к договору еще веселее: один пишет - не надо его делать, это не существенное условие договора, другой - заключите соглашение. Ну и мне без приказа в базе фамилию не поменять.

- Давай по порядку. С трудовой - молодец. Все правильно сделала. Раз в личной карточке не указано, куда вносить запись, делай, как тебе удобнее. Я обычно зачеркиваю старую фамилию. Чтоб она осталась читаемой, а ссылку на документ - основание даю сверху первого листа. Но можно это сделать и в десятом разделе - для дополнительных сведений. Про соглашение в связи со сменой фамилии в ТК действительно нет ни слова. В принципе, это обстоятельство никак не зависящее от договоренности работника и работодателя. Точнее, вообще от работодателя не зависит. Его делают для удобства. Я обычно пишу что с такого-то числа сторону договорились изложить преамбулу такого-то договора в следующей редакции, и дальше текст преамбулы, но с новой фамилией.

- А приказ я могу распечатать из программы? Вроде, для него унифицированной формы нет?

- Можешь.

- А к старым табелям, приказам мне его копию прикладывать не надо?

- Нет, табельный номер же остается прежним.

- А в книге учета трудовых надо фамилию исправлять?

- Об этом тоже нигде не сказано, при увольнении ты будешь искать запись о приеме трудовую по дате приема, плюс старая фамилия будет читаемой, так что не вижу смысла.

- Уф-ф. Вроде, все понятно. Спасибо.

Шпаргалка

Внесение данных об изменении фамилии, имени, отчества в трудовую книжку регулируется пунктом 26 и пунктом 2.3 Инструкции, утвержденной (приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Для внесения изменений необходимы:

новый паспорт,
свидетельство о заключении / расторжении брака,
свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.

Внесение изменений персональных данных работника в необходимо заверить подписью ответственного лица (Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1).

Внесение изменений в прочие документы, возникающие в процессе трудовых отношений, законодательно не регламентируется, поэтому руководствуемся здравым смыслом и удобством делопроизводства.

С момента предъявления работником документов, подтверждающих смену фамилии, во вновь издаваемых документах будет фигурировать именно она. Для этого необходим соответствующий приказ в произвольной форме. Главное, издать его с соблюдением всех норм делопроизводства. Во внесении исправлений в ранее выданные документы необходимости обычно нет.

О смене работником фамилии необходимо - бухгалтерию, службу охраны труда, IT отдел и т.д. Если работник контактирует от лица организации с партнерами, их тоже необходимо .

Также работнику необходимо как можно быстрее поменять и ИНН (при наличии), чтоб у работодателя не было проблем с отчетностью. Заявление о замене СНИЛС может он может подать, лично обратившись в отделение ПФ РФ, или через работодателя (п. 27 и 28 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н). ИНН должен заменить сам работник в налоговой инспекции по месту регистрации (п. 36 приказа Минфина России от 05.11.2009 № 114н).

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Такая процедура, как смена фамилии, имеет особый порядок исполнения. В нашей статье мы расскажем о том, как сменить фамилию: порядок действий, какие необходимы основания и документы, какие личные документы следует поменять, а также охватим другие важные моменты в этом процессе.

Фамилия является неотъемлемой составляющей в жизни каждого человека, она дается ему от рождения и сопровождает на протяжении всей жизни, если не возникает необходимости или желания ее поменять. Основанием для смены фамилии может быть как веская причина, например, усыновление или удочерение ребенка, вступление в брак и т.д., так и личное желание гражданина.

Право на смену фамилии установлено статьей 58 Федерального закона № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», также это право регламентируется статьями 32 Семейного кодекса РФ и 19 Гражданского кодекса РФ.

Порядок действий при смене фамилии

Законодательство предусматривает возможность каждому гражданину РФ поменять фамилию. Граждане, достигшие совершеннолетия, могут действовать самостоятельно, процесс осуществляется его родителями, усыновителями либо попечителями, о чем подробнее мы поговорим в нашей следующей статье.

Важно! Смена фамилии предусматривает для заявителя обязательство в виде оплаты государственной пошлины, которая в соответствии с п. 4 статьи 333.26 Налогового кодекса РФ составляет сумму в размере 1600 рублей.

Процесс смены фамилии начинается с подачи заявления установленного образца в органы ЗАГСа, которые, в свою очередь, обязаны принять документы, внести новые данные в регистрационный журнал и предоставить соискателю соответствующее свидетельство о смене фамилии.

Важно! Органы ЗАГСа не вправе отказывать гражданам в приеме документов, если причина смены фамилии присутствует в перечне обоснованных причин для осуществления этого процесса, в противном случае ходатайство о смене фамилии рассматривается в индивидуальном порядке.

Исходя из статистики, можно определить следующие основные причины для смены фамилии, которые используют граждане РФ:

желание одного из супругов носить общую фамилию либо вернуть свою добрачную;
желание носить фамилию отчима или мачехи, если официальное усыновление невозможно;
желание взять фамилию одного из родителей, если второй участия в воспитании ребенка не принимал;
желание родителей носить с детьми общую фамилию, если по каким-либо причинам их фамилии различаются;
желание носить фамилию родственника или иного лица, который осуществлял воспитание человека без оформления усыновления;
желание носить фамилию, соответствующую избранной национальности;
желание сменить фамилию, если прежняя относилась к категории труднопроизносимых;
желание сменить фамилию, если прежняя относилась к категории неблагозвучных;
желание сменить фамилию из религиозных соображений.

После получения свидетельства о смене фамилии заявитель должен самостоятельно обратиться в органы ЗАГСа, где ему обменяют старое свидетельство о рождении на новое и уведомить о смене фамилии все необходимые организации.

Документы для смены фамилии

При оформлении процедуры о смене фамилии следует учитывать, что помимо заявления инициатору, в зависимости от причины, необходимо предоставить следующие документы:

фотографию заявителя;
документ, удостоверяющий личность заявителя;
свидетельство о рождении заявителя;
автобиография, где указано, когда и где производилась регистрация актов гражданского состояния (также это можно прописать в заявлении);
смена фамилии при замужестве подразумевает предоставление свидетельства о заключении брака;
подразумевает предоставление свидетельства о расторжении брака;
свидетельство о рождении несовершеннолетних детей;
свидетельство об усыновлении или установлении отцовства;
другие документы, которые могут стать подтверждением причины, указанной заявителем в качестве основания для смены фамилии.

Как составить заявление на смену фамилии

Заявление на перемену фамилии составляется инициатором самостоятельно на специальном бланке формы № 15. В документе обязательно должны быть отражены следующие сведения:

фамилия, имя отчество заявителя, дата и место его рождения, гражданство, место жительства и семейное положение;
реквизиты записей актов гражданского состояния, которые были составлены в отношении заявителя ранее;
ФИО, а также даты рождения всех несовершеннолетних детей заявителя (каждый ребенок прописывается отдельно);
указывается избранная заявителем фамилия для смены прежней;
перечисляются основания для смены фамилии;
указывается перечень документов, которые прикладываются к заявлению;
обязательно ставится дата документа и подпись заявителя.

Сроки в смене фамилии

Закон четко устанавливает срок рассмотрения ходатайства гражданина о смене фамилии - он равен одному месяцу, по истечению которого органы ЗАГСа должны выдать заявителю соответствующий документ. Однако, в некоторых случаях срок рассмотрения ходатайства может быть продлен, но не более, чем до двух месяцев.

Внимание! При вынесении решения об отказе в смене фамилии, органы ЗАГСа должны предоставить обоснованное и подтвержденное законом объяснение своего решения, которое к тому же может быть обжаловано заявителем в порядке гражданского процессуального законодательства, т.е. в суде.

Какие документы следует менять при смене фамилии

Внесение изменений, связанных со сменой фамилии, является обязательной процедурой для гражданина, осуществившего процедуру смены фамилии. Так, инициатор должен самостоятельно обратиться в соответствующие инстанции и обменять имеющиеся у него документы на новые, это:

Паспорт гражданина РФ - документ подлежит замене в первую очередь, чтобы избежать штрафа его необходимо поменять в течении месяца с момента смены фамилии. Следует обратиться в отделение Федеральной миграционной службы РФ по месту жительства или пребывания с заявлением установленного образца, к нему приложить старый паспорт, фотографии, документ, подтверждающий факт смены фамилии и квитанцию об оплате государственной пошлины.
Свидетельство ИНН - сам идентификационный номер налогоплательщика при смене фамилии не меняется, однако документ необходимо переоформить на новую фамилию, для этого следует обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства с соответствующим заявлением, к которому прикладывается копия паспорта с новой фамилией и документ, подтверждающий смену фамилии.
Медицинский полис - документ подлежит обязательной замене при смене фамилии. Для работающих граждан обмен страхового медицинского полюса следует осуществлять через работодателя, если гражданин не работает, ему следует обратиться в пункт выдачи полисов самостоятельно, предоставив соответствующее заявление и копии документов, подтверждающие факт смены фамилии.
Пенсионное свидетельство - подлежит обязательной замене при смене фамилии, любые изменения должны быть обязательно отражены в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица. Работающий гражданин может осуществить замену СНИЛСа у работодателя через отдел кадров, неработающий должен обратиться в Пенсионный Фонд РФ по месту жительства самостоятельно, подать заявление об обмене страхового свидетельства, приложив к нему копии соответствующих документов и старое страховое свидетельство.
Трудовая книжка - данный документ не подлежит полной замене, однако в нем обязательно делается пометка о смене фамилии владельца. Инициатору следует обратиться в отдел кадров организации, где он работает, и предоставить туда документ, подтверждающий факт смены фамилии, после чего специалисты отдела сделают необходимую отметку.
Водительское удостоверение - данный документ обязателен к замене при смене фамилии. Начиная с 5 ноября 2014 г., когда были внесены поправки в ФЗ "О безопасности дорожного движении", права считаются недействительными с момента изменения фамилии.
Заграничный паспорт - законодатель не регламентирует срок замены заграничного паспорта при смене фамилии, следовательно, его можно использовать до окончания срока действия и уже после этого заменить на паспорт с новой фамилией. Однако, следует учитывать, что если в заграничном паспорте и паспорте РФ одного владельца присутствуют разные фамилии, визы в другие страны получить невозможно.
Свидетельства о праве собственности - замена документов, подтверждающих право владельца пользоваться или распоряжаться, не является обязательным фактором при смене фамилии, при совершении сделки следует лишь предъявить документ, подтверждающий факт смены фамилии. Однако, юристы все же рекомендуют побеспокоиться о замене документов заранее до сделки, например, купли-продажи квартиры или автомобиля, чтобы избежать излишних сложностей и волокиты. К тому же, разные фамилии, например в правах и паспорте транспортного средства водителя могут также вызвать немало проблем у владельца.
Аттестаты и дипломы - документы подлежат замене после смены фамилии, однако, возможно, что вместе с ними гражданину необходимо будет предъявлять документ, подтверждающий факт смены фамилии.
Студенческий и читательский билет, зачетная книжка, пропуск на работе - документы меняются обязательно, для этого необходимо в учебную часть или в отдел кадров предоставить документ, подтверждающий факт смены фамилии.
Кредитные карты и сберегательные книжки - подлежат замене после смены фамилии и получения нового паспорта гражданина РФ, все операции происходят в соответствующих банках, куда нужно обратиться с заявлением и документом, удостоверяющего личность.
Также замене при смене фамилии подлежат такие документы, как военный билет, могут потребоваться внесение изменений в договора, которые были заключены ранее и другие ценные бумаги.

Внимание! Уведомление о смене фамилии всех необходимых структур и организаций является непосредственной обязанностью гражданина - инициатора процедуры. Во избежание возможных недоразумений и конфликтов, юристы рекомендуют информировать о смене фамилии максимально возможное число организаций, включая кредитные учреждения и медицинские центры.

Частенько в работе кадровика возникает вопрос: «А нужен ли приказ о смене фамилии сотрудника?» Ответ однозначный: нужен! Причем одним лишь приказом в данном случае не отделаешься.

Из-за смены фамилии (имени) придется внести определенные коррективы во многие документы. Но на то должны быть законные основания. И одного лишь устного сообщения от работника мало.

Приказ о смене фамилии сотрудника

Итак, необходимо взять заявление у сотрудника на имя директора с пожеланием внести изменения в документы. К нему обязательно должны быть приложены ксерокопии документов, которые подтверждают факт смены фамилии (паспорт, свидетельство о браке и т. д.). Подлинники предъявляются в оригинале.

Есть один нюанс. А какой же датой оформить приказ? Свидетельство о браке выдавалось одним числом, паспорт меняется еще пару недель… Соответственно, и дата в нем другая. И работник может документы принести в любой момент.

Особенности написания и оформления. Образец

Так вот, приказ о смене фамилии сотрудника нужно оформлять в тот день, когда ему выдали новый паспорт, ведь изменения в большинство деловых бумаг всегда вносятся на основании именно этого документа.

Данный документ относится к группе приказов по личному составу. Строгих требований к его написанию нет. Документ можно составить в произвольной форме, естественно, учитывая общие требования нормативно-правовых актов по подготовке и изданию приказов.

Как оформлять приказ о смене фамилии сотрудника? Образец, представленный ниже, поможет разобраться в этом вопросе.

ОАО "Росток"

г. Иваново "___" ________ 2015 г.

Приказ № ___

Об изменении учетных данных

В связи со сменой фамилии сотрудницы Петровой Н. Н., приказываю:

1. Внести изменения в учетные документы работника с 01.01.2015 г., изменить фамилию с Петровой на Васечкину в связи со вступлением в брак.

Директор предприятия _______________

(должность) (подпись)

Какие еще документы нуждаются в изменениях?

Следует заметить, что при смене сотрудником фамилии нужно внести коррективы еще в ряд документов:

трудовую книжку;
журнал движения трудовых книжек;
личную карточку сотрудника (форма Т-2);
личное дело;
трудовой договор.

Заменить необходимо свидетельство пенсионного страхования и зарплатную карточку работника.

Исправление фамилии в трудовой книжке необходимо сделать обязательно. Порядок изменений установлен инструкцией № 30. Все коррективы вносит последний работодатель на основании подтверждающих документов с указанием номеров и дат.

Исправления вносятся на первой странице трудовой. Одной чертой зачеркивается старая фамилия, и над ней вписывают новую. Ссылка на документ указывается на внутренней стороне обложки. Все это заверяется подписью и печатью.

Такая процедура может повторяться неоднократно при новых случаях смены фамилии.

Приказ о смене фамилии сотрудника является основанием для исправлений в личной карточке работника.

Ну и, наконец, изменить следует данные и в трудовом договоре. Однозначных указаний и норм относительно того, как это правильно сделать, нет. Хотя чаще всего используются два варианта. В первом можно к трудовому договору оформить дополнительное соглашение. Там перечислить по пунктам, какие вносятся изменения.

Второй вариант более сложный. Нужно внести коррективы прямо в сам трудовой договор. Причем в оба экземпляра.

Вместо послесловия

Вот такие изменения в документах влечет за собой, казалось бы, простая смена фамилии сотрудника. Но о них нужно всегда помнить кадровику, чтобы не возникла ситуация, при которой один и тот же человек в разных документах будет проходить под разными фамилиями.

Смена фамилии сотрудником – не такая уж редкость, но это событие влечет за собой долгую процедуру, связанную с заменой старых документов новыми. Узнайте, как в этом случае правильно составить приказ, скачайте образец.

Из этой статьи вы узнаете:

Приказ об изменении фамилии: основания

Человек меняет фамилию по разным причинам: возможно, прежняя была слишком труднопроизносимой, неблагозвучной или человек заменяет ее по религиозным соображениям. Иногда мотивы могут быть иными, и гражданин не обязан их разъяснять. Но по большей части это дела семейные, замужество или развод, в связи с которыми женщина (а порой и мужчина) берет фамилию супруга или отказывается от нее. Чтобы внести изменения в служебные документы, необходимо издать приказ.

Как и любое распоряжение руководства, этот документ должен иметь веские обоснования. Нельзя инициировать процедуру замены данных в документах, опираясь лишь на слова служащего. Для издания приказа об изменении фамилии директор, обычно через кадровика, запрашивает у работника следующие документы:

1. Заявление. Служащий обязан сам заявить об изменениях, произошедших в его жизни и попросить руководство заменить данные в его кадровых и бухгалтерских документах. Заявление пишется в вольной форме, указывается старая фамилия и новая, в заключительной части перечисляются приложенные документы. Часто возникает вопрос, какую фамилию указывать в обращении. Фактически у человека по документам уже новая фамилия, но ведь в компании он все еще числится под старой, так что верно будет использовать именно ее.

Росархив разработал Методичку к ГОСТу-2016. Правила оформления кадровых документов изменились. Не забудьте внести эти изменения в Инструкцию по кадровому делопроизводству. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала "Справочник кадровика" подготовили образец Инструкции с учетом новой Методички.

2. Паспорт с новыми данными плюс его копия.

Всех бумаг должно быть по две копии, они прилагаются к заявлению и передаются лично руководителю или в отдел кадров. Одна из них заверяется и вкладывается в личное дело, вторая будет подшита к приказу в качестве его основания.

Приступать к оформлению приказа можно исключительно при наличии всех документов. Возможно, с выдачей нового паспорта возникнет задержка, тем не менее, придется повременить, пока он не окажется на руках у работника, и тот не предъявит копию и оригинал для сверки.

Как составить приказ о смене фамилии сотрудника

Унифицированной формы приказа об изменении фамилии в 2019 не существует, он пишется в вольной форме с соблюдением общих правил издания распоряжений. Чтобы избежать ошибок и лишней траты времени, разумно будет разработать готовую форму и утвердить ее ЛНА.

Женщины всегда будут выходить замуж, время от времени они будут разводиться, менять фамилии, так что готовый образец приказа о смене фамилии в связи с заключением брака или его расторжением будет полезен работодателю. Структура его проста, никаких специфических особенностей в процедуре нет, руководствоваться при разработке можно следующим алгоритмом:

Шаг 1. Заполнить “шапку”. Лучший вариант – готовый фирменный бланк со всеми реквизитами. За неимением такового нужно просто обозначить сверху наименование компании.

Шаг 2. Указать реквизиты документа – дату, номер и место составления.

Приказ о смене фамилии по личному составу в 2019 оформляется не позднее трех дней с момента подачи заявления, если все сопутствующие бумаги в порядке.

Шаг 3. Детализировать суть приказа. Для начала прописывается мотивировка – на основании каких документов будет происходить правка документов компании. Сюда включаются все бумаги, которые служащий приложил к своему заявлению с их реквизитами. Далее следуют указания:

о смене прежней фамилии на новую в учетных документах фирмы;

о доведении измененных данных до сведения бухгалтеров;

о возложении ответственности за исполнение распоряжений на ответственное лицо.

Непременно обозначается дата, до которой должны быть завершены все манипуляции по смене данных. Это крайне важно, иначе служащий может вовремя не получить зарплату.

Шаг 4. Заверить документ автографом директора. Прочие работники, упомянутые в акте, включая самого субъекта смены данных, расписываются в ознакомлении с распоряжением, проставляя его дату.

Далее назначенные лица незамедлительно приступают к работе по правке учетных документов, а сам приказ фиксируется в журнале приказов по личному составу .

Куда еще вносятся изменения в связи со сменой фамилии сотрудником

Документация, касающаяся каждой штатной единицы в компании, довольно обширна и важно не забыть ни одного документа, нуждающегося в правке, иначе возникнет путаница, затрудняющая кадровый учет, производственный процесс и трудовую деятельность конкретного работника. Как правило, образец приказа о смене фамилии уже содержит перечень документов, подлежащих редактуре. Он включает:

Трудовую книжку. Правила хранения ТК (п.26) предусматривают эту процедуру. Важно производить ее аккуратно, учитывая значимость документа. Прежняя фамилия перечеркивается ровной линией, так, чтобы она оставалась читаемой, а новая вписывается чуть выше. На внутренней стороне обложки делается поясняющая запись, содержащая реквизиты приказа и заверенная подписью директора и печатью.

Личную карточку Т-2.

Личное дело . Также в него подшивается копия свидетельства о заключении/расторжении брака.

Трудовой договор. Здесь ничего перечеркивать не нужно, правильнее любые правки в него вносить посредством составления допсоглашения, в котором прописывается дата смены фамилии, реквизиты приказа.

СНИЛС. Предпочтительнее, если служащий сам обратится в ПФР с просьбой о замене свидетельства, но, если он доверяет этот вопрос компании, она обязана ему посодействовать, отправив в ПФР все необходимые документы – приказ и его обоснования.

Банковскую карточку. Как правило, человек, меняющий фамилию, самостоятельно занимается заменой карты, но, если она выдавалась через предприятие, у которого заключен договор с банком-посредником, запрос на выдачу карты с новыми данными придется делать самой компании.

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – документ, часто подписываемый в женских коллективах. Кроме того, даже сотрудник мужского пола иногда меняет фамилию по этой причине. А изменение фамилии ведет к смене данных о сотруднике в кадровой службе.

ФАЙЛЫ

Не стоит забывать об изменении фамилии в бухгалтерском учете, который касается этого работника и пр. Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.

Основания

Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.

Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две. Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания). Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.

Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.

Обязательна ли точная форма

Утвержденной формы этого приказа не существует. Законом предусмотрены только требования к бумаге, которая будет издаваться по этому поводу. И главное из них — содержание реквизитов тех первичных документов, которые послужили основанием. Это прямо сказано в девятой статье Закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Таким образом, у приказа может быть любая форма. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Руководствоваться при этом нужно ГОСТ Р 6.30-2003. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.

Элементы документа

В верхней части приказа прописывается полное наименование организации, руководитель которой подписывает документ. На листе ниже расположен сам приказ с номером и наименованием. Слева – город, справа – дата принятия. После вводных данных располагается суть приказа.

Первая часть – мотивировка. Прописывается, на основании каких конкретно документов издается приказ, указываются их номера и даты. Классический вариант – свежий паспорт работника, его заявление плюс свидетельство о заключении брака.

В качестве важных дополнений в приказе упоминаются:

Дата, с которой все учредительные документы организации должны содержать новую фамилию работника.
ФИО работника кадровой службы (бухгалтерии или любого другого отдела, занимающегося кадровыми вопросами), который ответственен за смену и уведомление бухгалтерии о переменах.
Сведения о том, что нужно внести изменения в расчетные документы.

На практике частенько возникает путаница именно с расчетными документами. Работнику могут не выдать заработную плату вовремя в связи с тем, что он проходит под другой фамилией.

В конце приказа должна стоять подпись руководителя учреждения с указанием его должности и расшифровкой.

Где регистрируется

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.

Датировка

Часто даты этого документа вызывают вопросы. В наличии у кадровика три даты: когда было выдано свидетельство о заключении брака, когда работник на руки получил паспорт с измененной фамилией и когда подал заявление в кадровый отдел с просьбой о внесении изменений.

Внимание! Правильно оформленный приказ должен быть датирован третьим числом (не позднее трех рабочих дней с его подачи): когда сотрудник изъявил желание смены документов. До этого момента организация не имеет права вносить какие-либо изменения в личное дело или куда-либо еще.

Куда и как вносятся коррективы

Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:

Трудовой книжке. Это прописано в 26 пункте Правил хранения, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Причем изменения вносятся аккуратно. На лицевой стороне трудовой книжки фамилия перечеркивается одной чертой (так, чтобы предыдущую можно было прочитать). А информацию о том, почему это делается – ссылку на приказ с номером и датой – размещают на внутренней стороне обложки. Все заверяется «автографом» руководителя либо начальника кадровой службы и печатью организации.
Личной карточке работника по форме Т-2.
В личном деле. Оно должно будет содержать копию свидетельства о заключении брака.
Трудовом договоре. Для этого составляется к нему отдельное дополнительное соглашение с прописыванием причин изменения фамилии. Есть еще один вариант – переписать весь договор заново с новой фамилией.
Свидетельстве обязательного пенсионного страхования. В связи с Постановлением Пенсионного фонда №195п от 31 июля 2006 года оформить смену информации в этом документе может как сам работник, так и сотрудник кадровой службы компании, в которой он работает.
Банковской карточке.

Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.

Развод

В случае с разводом дело обстоит по точно такой же схеме. Главное – дождаться момента, когда сотрудница организации получит свидетельство о разводе и паспорт с обновленными данными на руки.

Фамилия, имя или отчество могут смениться и из-за других причин. Работник может изменить свое ФИО в любой момент по собственной инициативе. От причин будут меняться только основания для издания приказа. В его содержании не будет существенных изменений. В описанных случаях будет правильно ориентироваться на приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак.