Акт передачи на ответхранение. Формы документов по учету товарно-материальных ценностей в местах хранения

⁰

Многие организации практикуют оформление актов, связанных с материальной ответственностью сотрудников за определённые предметы. Особенно, если таких предметов достаточно много на балансе предприятия.

Грамотное оформление документов поможет избежать конфликтных ситуаций, даже если причинение ущерба уже доказано.

Акт приёмки и передачи материальных ценностей другим лицам относится к документам, подтверждающим факт того, что те или иные товары были переданы лицу, которое стало материально ответственным.

1 год – максимальный срок их эффективного использования.

Групп материальных ценностей выделяют несколько:

Тара.
Инвентарь хозяйственного назначения.
Полезные остатки с возвратными отходами.
Топливо, смазки.
Материалы для строительства.
Продукция в готовом, покупном виде.
Полуфабрикаты собственного производства, которые хранятся на складах.
Запасные части.
Сырьё с материалами.

Есть следующие данные, которые должны присутствовать в любом акте, связанном с передачей материальных ценностей:

Подпись и адрес обеих сторон, дата составления.
Условия, на которых возмещается ущерб
Обязанности и права, которыми обладают подчинённый и руководитель.
Предмет, по которому заключали контракт.
Общие положения, касающиеся сотрудничества.

Дата подписания – время, начиная с которого сотрудник несёт полную материальную ответственность за ценности, которые получил.

Для типовых договоров характерно и наличие различных уточнений.

Например, пишут о сроках добровольного возмещения ущерба каждой из сторон. Можно регламентировать требования, в соответствии с которыми составляют сам акт передачи ценностей. И описать обстоятельства, при которых эти требования соблюдаются: увольнение, уход в отпуск и так далее.

Как заполнить форму?

Основные сведения о каждом из участников заполняются в строках, расположенных вверху. Полное указание ФИО требуется в случае участия физических лиц. Номер договора с его датой так же отображаются в верхней части.

Как открыть интернет-магазин с нуля и преуспеть…узнаете

После этого пишут о том, где именно хранятся материальные ценности у одной из сторон. Нужно написать, под каким номером полка, стеллаж, место и другие подобные объекты хранения. Срок хранения при необходимости берётся из основного договора.

Для полученных ценностей указываются все особенности, включающие:

Оценку в рублях.
Основные характеристики.
Состояние.
Количество.
Наименование.
Дефекты.
Поломки.
Износ.

Вся эта информация позволит избежать необоснованных претензий со стороны того, кто передаёт груз. Обязательно полное описание условий, в которых хранится товар, вплоть до температурного режима, уровня влажности и других подобных параметров.

Другие важные особенности

Применение формы MX-1 актуально не только в быту, но и в случаях осуществления профессиональной деятельности, связанной с хранением.

Гостиницы, ломбарды, банки и склады – вот кто может профессионально предлагать услуги в этой сфере. Договоры с ними заключаются до востребования, либо на строго определённый срок.

В сам акт допускается вносить изменения, если это необходимо, вместе с дополнительными строками. Запрещается только менять реквизиты, которые утверждены на высшем уровне российским Госкомстатом. Обычно составляют два экземпляра акта, но не запрещено оформлять и большее количество документов, в зависимости от условий каждой конкретной операции.

Право требовать возмещения ущерба появляется у принимающей стороны, если недостатки обнаружены уже после того, как товар был принят. Для этого отправителю направляют письмо-претензию с перечислением дефектов, которые были обнаружены.

Акты по приёму-передаче составляются не только по целым партиям, но и для конкретных единиц.

Обе стороны могут заключить дополнительное соглашение по поводу того, с какой периодичностью должен оформляться акт.

Когда товары передаются на ответственное хранение, это оформляется не только актом, но и обычной товарной накладной. Главное – не забыть о пункте, согласно которому товар передаётся именно на временное хранение. Чем быстрее будут оформлены документы – тем лучше.

Хотите узнать, как оформить поступление ТМЦ на склад, смотрите это видео:

МХ-1

Некоторые организации не имеют своих складов, поэтому для хранения своего имущества вынуждены прибегать к услугам других организаций. Для документального оформления передачи товарно-материальных ценностей используется форма МХ-1 .

Общие положения

Хранение ТМЦ может осуществляться профессиональными хранителями (специализирующимися на оказании данных услуг) и непрофессиональными (осуществляющими хранение не в качестве своей основной деятельности). Несмотря на это, передача ТМЦ на хранение оформляется в обоих случаях одинаково.

Между сторонами заключается договор хранения, особенности которого предусмотрены гл. 47 «Хранение» ГК РФ . В качестве приложения к договору может быть предусмотрена форма документа, которым подтверждается факт передачи товарно-материальных ценностей.

В данной статье мы рассмотрим особенности заполнения унифицированной формы МХ-1, так как она является достаточно полной, включает все необходимые графы и не нуждается в дополнительной доработке.

Порядок заполнения формы

Данный бланк заполняется стороной хранителя. Поклажедатель предоставляет ему все необходимые сведения о передаваемых на хранение ТМЦ. Они должны соответствовать сопроводительным документам, на основании которых ТМЦ переходят в ведение хранителя.

В акте указываются:

сведения о хранителе (наименование, телефон, адрес);
сведения о поклажедателе (наименование, телефон, адрес, ФИО);
реквизиты договора, на основании которого будет осуществляться хранение;
сведения о предмете хранения (наименование ТМЦ, их характеристики, единицы измерения, количество, стоимость);
условия хранения;
дополнительные сведения (графа «Особые отметки»);
сведения о лице, сдавшем ТМЦ (ФИО, должность);
сведения о лице, принявшем ТМЦ (ФИО, должность).

Стороны могут установить в договоре количество экземпляров, в которых должен быть составлен акт.

Акт подписывается, как правило, материально ответственными лицами с обеих сторон - хранителя и поклажедателя.

Значение формы

С момента подписания документа ответственность за сохранность имущества ложится на хранителя, а вместе с ней и риски порчи или утраты ТМЦ. Хранитель обязан обеспечить условия хранения, соответствующие требованиям договора и указанные в акте МХ-1. В случае причинения ущерба имуществу поклажедателя в результате ненадлежащего исполнения обязательств хранителем последний будет обязан возместить убытки, понесенные собственником имущества, а также будет нести ответственность, предусмотренную договором хранения (например, уплата неустойки).

При возврате ТМЦ поклажедателю рассматриваемый акт служит документальным подтверждением объема переданных хранителю ТМЦ, что также необходимо в ситуации, если имущество будет возвращено не в полном объеме или с повреждениями.

Несоставление такого акта может повлечь неблагоприятные для поклажедателя последствия в случае невозврата имущества хранителем.

Для оформления факта передачи имущества на хранение профессиональным и непрофессиональным хранителям потребуется оформить первичный документ. Лучшим вариантом документирования передачи ТМЦ на хранение (хотя и необязательным для применения) является использование унифицированной формы МХ-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66.

Предпочтительно оформление операции передачи на хранение по форме МХ-1 потому, что в унифицированном бланке предусмотрены поля для отражения всей необходимой информации и, вероятнее всего, его не потребуется существенно дорабатывать. Передача имущества, а также переход всех рисков возможной утери или порчи ТМЦ осуществляется одновременно с подписанием акта по форме МХ-1 сторонами.

Порядок заполнения акта приема на хранение

Акт о передаче имущества на хранение заполняется организацией-хранителем на основании предоставленных поклажедателем сведений о ТМЦ и сопроводительных документов. Заполненный документ подписывается всеми сторонами, участвующими в сделке (обычно это материально ответственные лица поклажедателя и хранителя).

Где скачать бланк и образец формы МХ-1

Унифицированную форму МХ-1 скачать можно на нашем сайте. Причем доступным для скачивания будет и бланк этой формы, и заполненный образец.

Приёмопередаточный акт товарно-материальных ценностей (ТМЦ) пишется в произвольной форме, в которой скрупулезно отмечаются весь товар, с отображением численности, оценки, параметров и дефектов. Сегодня существующее законодательство предлагает унифицированный шаблон приёмопередаточного акта ТМЦ. Он регламентируется Постановлением № 66 Госкомстата РФ от 9.08.1999 года, которым была утверждена форма бланка МХ-1.

При этом, каждый вид хозяйственной деятельности оформляется первичным документом учета, что отображено в ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Нормы Закона предоставляют право учреждениям самим составлять шаблоны первичных актов учета.

В жизни предприятий нередко возникают обстоятельства, когда требуется организовать передачу продукции в связи с различными причинами, например – отпуск, болезнь, командировка, увольнение материально ответственного сотрудника. Данное действие требуется оформить приёмопередаточным актом.

Для чего нужен акт приёма передачи ТМЦ

Рассмотрим, при каких обстоятельствах составляется приемно-сдаточный акт:

Несовпадение по численности и по параметрам ТМЦ.
Приход ТМЦ без документов.
Передача ТМЦ на ответственное хранение.
Передача активов по соглашению комиссии.
Передача ТМЦ внутри учреждения между отделами или материально ответственными работниками.
Передача ТМЦ во временное хранение.

Приведённый ниже пример документа можно использовать вместе с приёмопередаточным актом на хранение (форма МХ-1).

Приём продукции по накладной предполагает возможность того, что поставленный товар не соответствует количеству, отображенной накладной. При этом бывают обстоятельства, когда фактическое количество продукции не совпадает с заявленным. Для предъявления претензии продавцу, требуется отобразить данное обстоятельство в приёмопередаточном акте с фиксацией выявленных расхождений.

Прием некоторых видов ТМЦ (к примеру, оборудование) выполняется по акту, так как это требуется процедурой его приёмки: осмотр, определение исправности и т.д. При отправке ТМЦ на ответственное хранение, оформляются документы с описанием состояния ТМЦ, определением условий их размещения и назначением материально-ответственного работника.

Подписывая договор на поставку товара, стороны могут записать в соглашение пункт о необходимости составлении акта о приёмке продукции при передаче покупателю.

Приёмопередаточный акт ТМЦ обычно прикрепляется к контракту поставки и считается неотъемлемой частью соглашения. Стандартная структура документа включает следующие сведения:

Наименование документа.
Дата и место заполнения.
Сведения о сторонах контракта с отображением реквизитов, адресов и контактов.
ФИО ответственных работников, данные их паспортов, полномочия представленных сторон.
Номер контракта и дата его подписания, согласно которого обеспечивается поставка.
Список передаваемых ТМЦ с отображением численности и цены.
Качественные параметры ТМЦ.
Итоговая оценочная сумма.
Присутствие/отсутствие дефектов товара.
Перечень выявленных расхождений.
Претензии по итогам приёмки.

По договоренности сторон в бланке могут отображаться и другие требования, например:

Условия расчетов за отгруженные группы товаров (предварительная оплата – полная или частичная, расчет после принятия ТМЦ).
Сроки окончательной оплаты, отображение номера и даты платёжных поручений при авансовых платежах.
Вынесение некоторых групп ТМЦ или названых позиций в особые акты.

Кому нужен простой образец акта приёма передачи материальных ценностей

Приёмопередаточный акт, который констатирует факт доставки товара с нарушениями, с претензиями по качеству является основанием для оформления претензии поставщику с предложением замены продукции либо денежного возмещения убытков. Возврат забракованного товара поставщику выполняется на основании акта возврата (форма ТОРГ-2) с отображением причины возврата и подробным отображением выявленных недостатков. При потере груза или его повреждении в период транспортировки, компенсация издержек осуществляется на основании соглашения, если такие случаи предусмотрены. Поэтому акт приема-передачи ТМЦ нужен обеим сторонам.

Поскольку приемопередаточный акт является обоюдным документом, его обязаны подписывать представители двух сторон (отправителя и получателя товара). Перед началом процедуры приёмки ТМЦ, требуется проверить, что от каждой стороны присутствуют представители, с наличием соответственных полномочий по визированию приемопередаточного акта.

Подтверждающими документами полномочий могут быть:

Наличие доверенности, подписанная руководством учреждения.
Приказ о назначении ответственного с полномочиями от имени фирмы
Нотариально заверенный документ для физлица, со стороны контракта.

Чтобы документально составить факт приема товара по контракту, необходимо:

Скачать бланк приёмопередаточного акта и отредактировать его, чтобы он соответствовал условиям контракта, а именно удалить ненужные пункты и добавить поля, отображенные в соглашении.
Приёмка ТМЦ в большей части осуществляется в складских посещениях, поэтому отредактированный бланк нужно распечатать в 2 экземплярах для заполнения вручную.
Выполнить мероприятия по внешнему осмотру, подсчету, перевешиванию, сверке пунктов и пр., в зависимости от типа товара и условий приёмопередаточной процедуры.
Выявить дефекты вместе с представителем продавца и записать замечания в акт.
Оформить претензию, при наличии таковой, а при отсутствии замечаний письменно подтвердить, что претензий нет.
Сверить содержание акта с представителем поставщика, проверить правильность всех сведений.
Скрепить документ подписями сторон и печатями.

Некорректности, исправления и ошибки в приемопередаточных документах не разрешаются. Если в актах выявлены исправления, их необходимо переписать до подписания документов.

В предыдущем разделе была рассмотрена ситуация, когда заполнение приемопередаточного акта выполнялось при прямой отгрузке ТМЦ от поставщика к покупателю на складе одного из представителей. Однако бывают обстоятельства, когда в процессе отгрузки используется третье лицо. При этом оно превращается в заинтересованного представителя.

При таких случаях бумаги на передачу ТМЦ, находящихся на складе постороннего учреждения, пишутся в трех экземплярах: для продавца, получателя и владельца склада, в котором храниться товар. Кроме этого могут понадобиться добавочные копии документов автоперевозчику, охранному учреждению, для обеспечения целостности товара при перевозке, и т.д.

Отдельная ситуация – передача груза на хранение. При таких обстоятельствах в роли приемопередаточного акта ТМЦ выступает документ, заполненный на стандартном бланке МХ-1, с подписью двух сторонам: владельцем товара и принимающим учреждением. Основанием для размещения ТМЦ на чужое складское помещение считается соглашение ответственного хранения, подтверждающего численность передаваемого груза и его цену, количество поставок и различные дополнительные условия.

Если существует, при таких обстоятельствах, подписанная представителями накладная на груз, то законодательство не требует обязательного заполнения бланка МХ-1. При этом, в случае появления конфликтных обстоятельств накладная обладает юридическими полномочиями в суде.

Что же представляет собой приемопередаточный акт ТМЦ на хранение (форма МХ-1 )?

Это бланк первичного учета, заполняемый представителями собственника поклажи и хранителя, как учреждения, так и самостоятельного бизнесмена, на основании контракта на хранение продукции. Шаблон приемопередаточного акта ТМЦ на хранение МХ-1 регламентирован Постановлением Госкомстата РФ от 9.08.1999 года №66.

Согласно нормативов акт МХ-1 может быть использован, как при бытовом обеспечении хранения товара, так и при хранении, с привлечением специализированных организаций, к которым относятся банки, ломбарды, товарные склады, гостиницы, а также различные коммерческие и некоммерческие структуры, основная деятельность которых, – обеспечение хранения ТМЦ. Контракт на хранение ТМЦ с такими фирмами оформляется на срок, оговоренный соглашением или «до востребования». К не специализированным хранителям можно отнести учреждения, хранящие продукцию безвозмездно.

Споры, которые могут появиться при приеме-передаче ТМЦ на хранение регламентируются гл. 47 ч. 2 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ). Статья 401 ГК РФ (п. 1 ст. 901 ГК РФ) гласит, что фирма-хранитель обеспечивает полную ответственность за ТМЦ и при ухудшении параметров товара обязана компенсировать поставщику издержки, если иное не отражено Законом или соглашением (ст. 393, п.1 ст. 902 ГК РФ).

Цена складируемого груза на хранение, указывается в графе 8 акта МХ-1 и определяется по договоренности сторон на основании контракта на хранение. Балансовая цена ТМЦ учреждения, отправляющего груз на хранение, при этом не берется в расчет.

Порядок заполнения акта приема на хранение Акт о передаче имущества на хранение заполняется организацией-хранителем на основании предоставленных поклажедателем сведений о ТМЦ и сопроводительных документов. Заполненный документ подписывается всеми сторонами, участвующими в сделке (обычно это материально ответственные лица поклажедателя и хранителя). Содержание акта по форме МХ-1 можно разделить на 3 части. В первой указывается информация о сторонах сделки и реквизиты договора. В табличной части приводятся все имеющиеся сведения об имуществе, передаваемом на хранение. В третьей отражаются дополнительные сведения о договорных условиях хранения и проставляются подписи ответственных лиц. О том, как учесть убытки при хранении, читайте в статье «Минфин разъяснил, как учесть убытки от “безответственного” хранения».

Унифицированная форма № мх-1 - скачать бланк и образец

Для простоты восприятия все они представлены в таблице. Наименование нормативного акта Дата принятия, а также номер Описание Постановление Госкомстата РФ 66 от 09.08.1999 Утверждает Альбом унифицированных форм первичного учета, а также указания по их применению и заполнению Положение по ведению БУ и отчетности 34н от 29.07.1998 Регламентирует порядок применения формы ГК РФ 2 часть 47 глава Регулирует правоотношения, возникающие в ходе приема-передачи ценностей на хранение Область применения документа Основываясь на Указаниях, регламентирующих использование различных форм для первичного учета, выделяют две сферы применения бланка МХ-1:

принятие ТМЦ на хранение профессионалами;
бытовое хранение.

Профессиональными хранителями ценностей могут выступать любые организации, одним из направлений деятельности которых выступает хранение матценностей.

Унифицированная форма n мх-1

Для этого рядом с исправлением проставляется дата его внесения в документ, а также подпись, фамилия и инициалы лиц, участвовавших в составлении документа. Читайте также статью: → «Порядок обработки первичных бухгалтерских документов».

Ошибка №2. Игнорирование полей формы При неверном и неполном заполнении Акта МХ-1 у организаций могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. В этой связи не стоит игнорировать такие поля, как единица измерения, количество и стоимость ценностей.

Внимание

Последняя также важна для поклажедателя в случае необходимости возмещения убытков, возникших вследствие неправильного хранения. Ошибка №3. Несвоевременное заполнение формы МХ-1 Хранитель начинает нести ответственность за переданные ему ценности только с момента документального подтверждения факта такой передачи.

Именно поэтому акт по форме МХ-1 должен составляться незамедлительно.

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение. форма мх-1.

Важно

Естественно, такие услуги компании предоставляют за определенную плату. Чаще всего профессиональными хранителями выступают кредитные организации, складские компании, гостиницы и ломбарды.

В этом случае осуществляется заключение договора хранения на заранее оговоренный период времени либо до востребования. При бытовом хранении подобные услуги предлагаются на безвозмездной основе.
Чаще всего такой тип хранения встречается в театрах, библиотеках, различных медицинских и образовательных учреждениях. Читайте также статью: → «Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение.
Скачать образец 2018». Порядок оформления формы акта МХ-1 Организация, принимающая на хранение ценности, несет полную ответственность за их сохранность. Она начинается с момента подписания акта МХ-1. Поэтому важно правильно оформить эту форму.

Форма № мх-1. акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение

Если требования законодательства подразумевают необходимость представить кому-либо экземпляр акта на бумажном носителе, фирма обязана оформить независимо от используемого типа документооборота. Если оригиналы документов подлежат изъятию, в организации должны сохраниться их копии. Скачать образец заполнения акта по форме МХ-1 Типичные ошибки при оформлении акта по форме МХ-1 В ходе оформления и использования акта передачи на хранение нередко допускается огромное количество ошибок. Важно знать, какие из них наиболее распространены, чтобы не допустить появления в учете. Ошибка №1. Неверное оформление исправлений При появлении ошибок при оформлении первичных документов нет необходимости полностью переделывать их. Достаточно внести правильно оформленные исправления.

Каждое из них должно быть сделано аккуратно и заверено соответствующим образом.

Бланкер.ру

Исходя из этого, организация-хранитель обязана возместить поклажедателю понесенные убытки в финансовом отношении равные стоимости всего товара или отдельной его части. Данный пункт в обязательном порядке доложен быть прописан в договоре. Форма акта приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1) является унифицированной и утверждена Постановлением под № 66 Госкомстата Российской Федерации от 9.08.1999 г. Тем не менее, любое предприятие может самостоятельно разрабатывать удобный в применении акт приема-передачи ТМЦ, пользуясь формой МХ-1 как образцом.

Можно сужать или добавлять необходимые строки, графы, а так же дополнительные листы (в зависимости от количества реквизитов и другой необходимой информации). Однако, изменение или удаление реквизитов, которые установлены Госкомстатом Российской Федерации, строго запрещено.

Форма мх-1 (скачать)

Комплектность документов (количество приложений к акту по форме МХ-1), а также количество экземпляров заполненных форм определяется сторонами (поклажедателем и хранителем) в каждом конкретном случае в соответствии с условиями договора хранения. О форме, которая заполняется при возврате ТМЦ из хранения, читайте в материале «Унифицированная форма № МХ-3 - бланк и образец».

Унифицированная форма мх-1 скачать

Если при этом будут обнаружены какие-либо дефекты или брак, в интересах принимающей стороны отразить подобные факты при заполнении формы МХ-1. Для этого можно воспользоваться графой «особые отметки».

Указывать в рассматриваемом документе наличие недостачи нецелесообразно. В акт требуется заносить фактическое количество ТМЦ, принимаемых на хранение.

Вопрос №2. Можно ли внести изменения в форму МХ-1 для более удобного отображения информации? Тем, кто использует в своей деятельности акт приема-передачи ценностей на хранение, следует иметь в виду, что эта форма является рекомендуемой. Поэтому с целью более удобного внесения в нее информации, а также дальнейшего ее использования, можно трансформировать бланк.

Унифицированная форма n мх-1 скачать

Проверка ценностей должна осуществляться в присутствии лиц, ответственных за их хранение. Если проигнорировать требование об оформлении документа, при возникновении проблем в ходе хранения доказать что-либо будет невозможно.