Образец приказа по производству. Образец распоряжения руководителя

Приказы относятся к распорядительным документам фирмы . Виды приказов в организации делятся только на два типа – по основной деятельности и по личному составу. Вместе с изменением трудового законодательства претерпело изменение и отношение к применению некоторых форм документов, в том числе и приказов. Так что, можно теперь не применять принятые формы Т-1, Т-2 и т.д.? Как их систематизировать, хранить и менять форму сейчас разберёмся.

Немного истории

Вплоть до конца 2010 года законодателями скрупулёзно собирались статистические данные по всем видам деятельности, на основании которых разрабатывались формы приказов. Основные документы, связанные с трудовыми отношениями, индексированы литерой «Т» .

С начала 2013 года унифицированные формы документов, которые обязаны были применять все делопроизводители, утратили свой титул обязательности . Но актуальными они быть не перестали, ведь зачем изобретать новые виды или формы документов, если есть уже адаптированные под каждый вид деятельности? Можно либо пользоваться уже принятыми, либо утвердить свои формы документов.

То есть можете уже без опаски применять произвольные формы приказов вместо утверждённых ранее, но суть они должны отражать чётко.

Классификация приказов по видам и срокам хранения

Во всех организациях приказы делятся на два вида :

• по основной деятельности;
• по личному составу (или по персоналу).

Каждый вид можно разбить ещё на несколько подкатегорий, но тут всё зависит от направления компании.

Дабы не перегружать себя лишними делами, утверждайте только те формы, которые действительно вам нужны, ничего лишнего.

Приказы по основной деятельности можно разделить:

• на общие по организации;
• по отделам;
• по хозяйственной или административной деятельности.

А по личному составу приказы можно разбить на такие виды:

• о приёме;
• переводе;
• увольнении;
• по дисциплине;
• об отпусках.

И, чтобы не теряться в бумагах, приказы нужно индексировать . Индексы вы можете применять любые, но чаще всего приказу задают индекс по первой букве его объекта. Например, приказы о приёме индексируются буквой «П», об увольнении – «У» и т.п. После индекса ставится его регистрационный номер . Приняли первого работника в этом году, номер его приказа будет 1-п; у второго 2-п. Так они и будут располагаться и в деле (в папке с приказами), и отражаться в журнале регистрации.

Классификация приказов по срокам хранения зависит от их видов. Почти все приказы по персоналу должны храниться 75 лет! Такой срок, по мнению законодателей, необходим для уточнения в любой момент стажа, а поэтому правильного расчёта пенсии. Сроки, например, такие:

• приказы о приёме, переводе, увольнении – 75 лет;
• по основной деятельности – 1 год;
• об отпусках, командировках – 5 лет;

Соответственно и журналы учёта приказов хранятся столько же . Перечень документов велик, поэтому часть его для примера можете .

Как оформить приказ

Если вы не хотите пользоваться принятыми формами, а разработать свою, или адаптировать унифицированную под себя, нужно придерживаться правил. Согласно Инструкции ФТС, приказы должны содержать :

• название фирмы;
• дату и номер приказа;
• заголовок (например, «Об утверждении штатного расписания»);
• текст;
• подпись директора;
• отметки о согласовании или ознакомлении;
• отметка об исполнителе (обычно пишется мелким шрифтом внизу страницы).

При этом нужно иметь в виду:

• сначала пишется преамбула (это изложение событий, в связи с которыми и издаётся приказ. Можно начать словами «во исполнение» или «в целях». Если основание приказа – другой документ, например, соглашение о переводе на другую работу, то указывается его название, номер и дата);
• затем идёт слово «приказываю»;
• готовится распорядительная часть (должна содержать требование. Если оно не одно, нужно разделить их на пункты или подпункты);
• одним из пунктов распорядительной части будет перечисление исполнителей приказа;
• последний пункт – данные о том, кто будет контролировать исполнение приказа;
• если документ отменяет действие другого документа, то должен включаться пункт об этом. Например такой: «Признать утратившим силу….»;
• все согласования и ознакомления оформляются так: подпись, должность, расшифровка, дата;
• подпись директора оформляется так: должность, личная подпись, инициалы, фамилия;
• проекты приказов обязательно согласуются с юристом;
• если затронута финансовая составляющая, то с главбухом тоже нужно приказ согласовать.

После того, как по вышеуказанным правилам вы составили проект приказа, согласуйте его и утверждайте директором. По этому плану вы будете готовить остальные приказы.

Внимание!

Важно : в унифицированных приказах по персоналу нет ни преамбулы, ни констатирующей части. Поэтому, если будете утверждать свою форму таких приказов, об этом не забудьте.

Как регистрировать приказ

Прежде чем начать регистрацию, удостоверьтесь, что начальство одобряет вашу форму. Унифицированную форму утверждать не надо, она Госкомстатом уже утверждена.

Для начала в журнале регистрации приказов ставим номер и дату, основание и название приказа. Если приказ по личному составу, то и фамилию, и должность сотрудника пишем.

Оформляем сам приказ – вносим все данные, которые нужно вносить . К приказу подкалываем основание, например, заявление. Если заявления у вас в другом деле хранятся, то к приказу нужно подшить копию заявления . Хотя, чтобы не перегружать дела, всё же не заводите лишних папок.

Приказ подписываем директором и указанными в нём лицами. После этого документ помещается в дело, а копии раздаём всем заинтересованным. Если документ по персоналу, то его копию отправляем в личное дело работника .

Выписка из приказа

Иногда проверяющие ГИТ или прокуроры требуют предоставить какой-то приказ. Если документ касается нескольких работников, а вопрос рассматривается только в отношении одного, то можно сделать выписку.

Выписка из приказа – это, по сути, выдержка из распорядительной части приказа, но по назначению – отдельный документ . Вот как оформляется выписка ():

• полностью копируется шапка и преамбула приказа, его номер и дата (только слово «Приказ» заменяют на «Выписка из приказа»);
• в распорядительную часть переносится только нужный фрагмент;
• указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего приказ (без личной подписи!);
• выписка заверяется (словом «Верно», дата, подпись, должность и печать).

К сведению

Так как виды приказов в организации различаются, то и выписки будут различаться. Отдельного дела под выписки можно не заводить, регистрируйте их в исходящей документации.

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации .

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству - в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Вид приказа	Срок хранения	Примечание
По основной (профильной) деятельности	Постоянно	Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010
По личному составу	75 лет, если приказ создан до 2003 года;	5 лет для приказов: О дисциплинарных взысканиях; Ежегодных оплачиваемых отпусках; Об отпусках в связи с обучением; О дежурствах; Краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение - 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения - «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

- «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

- «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

- «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

- «О создании Канцелярии»;

- «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

- «Об утверждении Положения об архиве».

Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

- «О проведении аудита делопроизводства»;

- «О проведении экспертизы ценности документов»;

- «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

- «О проведении Дня охраны труда»;

- «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

Приказ о приеме на работу;

Расторжении трудового договора (увольнении);

Предоставлении отпуска;

Возложении обязанностей;

Премировании;

Переводе;

Направлении в командировку и т.д.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

О приеме работника на работу - форма № Т-1;

Приеме работников на работу - форма № Т-1а;

Переводе работника на другую работу - форма № Т-5;

Переводе работников на другую работу - форма № Т-5а;

Предоставлении отпуска работнику - форма № Т-6 (Пример 1);

Предоставлении отпуска работникам - форма № Т-6а;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма № Т-8;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма № Т-8а;

Направлении работника в командировку - форма № Т-9;

Направлении работников в командировку - форма № Т-9а;

Поощрении работника - форма № Т-11;

Поощрении работников - форма № Т-11а.

• По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае - «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, - это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно - раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

Эксплуатация зданий, помещений;

Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация - не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

Приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

Об определении места для курения;

О переходе на электронную пропускную систему;

Ремонте помещений;

Об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

Организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

Организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

О закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

Выделении транспортных средств для решения различных задач;

Выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

Проведении инструктажа по ГО и ЧС;

Об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

• АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью - указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно» , а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

• Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

• Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

• Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

• Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

• ...и обратно . Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один - с пятидесятилетним, другой - с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец . Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке : вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

ПРИКАЗЫВАЮ:

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная часть
В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.
Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.

Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4
к приказу ООО «Буйвол»
от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется , тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о по основной деятельности – это обязательные этапы.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА . У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 216 комментариев

Здравствуйте! В приказе от конца декабря 2017 есть пункт следующего содержания"Ознакомить с настоящим приказом всех сотрудников учреждения, имеющих отношение к учетному процессу" и другой пункт «Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера». Вопрос — Исходя из этого кто должен был ознакамливать ДОУ или сам бухгалтер? Как выяснилось в середине апреля 2018 г. сотрудники с данным приказом ознакомлены не были, соответственно только в апреле сотрудникам был выслан данный приказ по эл. почте. Сотрудники в свою очередь отказываются расписываться за ознакомление с приказом. А главный бухгалтер требует от ДОУ, чтобы были их подписи в листе ознакомления. Вопрос — как в данном случае быть ДОУ?

Здравствуйте! В любой организации есть случаи, когда руководитель уезжает в командировку и издает приказ. Такой приказ нужен, так как это письменное подтверждение факта командировки. Примерная формулировка такого приказа: Здравствуйте! Распределение обязанностей в организации, в том числе назначение ответственных за подготовку приказов – это прерогатива руководства организации. Это закрепляется в должностных инструкциях. Все документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе приказы по личному составу, к которым относятся и приказы по заработной плате, передаются в архив организации. Согласно п. 4.31. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, документы передаются в архив организации не позднее, чем через один год после завершения их в делопроизводстве.

Каждое из управленческих действий начинается с приказа. Это - определенный документ распорядительного характера, издаваемый с целью решения любых задач организации (подразделения) - административных, кадровых и т. п. Приказ относится к числу стандартных документов и обладает четко регламентированной структурой. Правила его оформления изложены в ГОСТ Р 6.30-2003.

О содержимом

Касаться приказы могут чего угодно - порядка работы с документами, взаимоотношений в рабочем коллективе, поощрений либо взысканий и прочих моментов деятельности предприятия. Существует условное деление их на две большие группы - касающиеся процессов делопроизводства (их именуют приказами по основной деятельности) и по кадровым вопросам - относящиеся к личному составу. От назначения приказа зависит и ответственность за его исполнение, возлагаемая на то или иное лицо.

Составляется приказ на специальных бланках, имеющих установленную форму. Такой бланк может содержать герб РФ (если учреждение относится к федеральному уровню) либо собственную эмблему или товарный знак. К числу обязательных реквизитов приказа относится упоминание организационно-правовой формы предприятия с полным его наименованием и регистрационного номера документа, то есть того, в порядке которого приказ регистрируется в специальном журнале. Кроме того, обязательный его реквизит - число и год издания или дата подписи руководителем.

Как они выглядят?

Согласно правилам деловой переписки, бланк приказа по основной деятельности (как и любого другого) имеет поля (10 мм справа, по 20 мм сверху и снизу). В случае большого объема текста отдельные листы принято нумеровать, начиная со второго из них. Проставляется номер в центре верхней строки. Наименование "ПРИКАЗ" целиком печатается прописными буквами. Ниже ставится заголовок приказа без кавычек - это краткий ответ на вопрос о содержании документа.

Дальше излагается основание приказа. Начинают с преамбулы - причины, вызвавшей издание приказа либо события, ему предшествовавшего. Формальное начало данного абзаца обычно звучит как "В целях...", "В соответствии...", "В связи с...", "Во исполнение...". Данный пункт может содержать ссылку на тот официальный документ, что послужил основанием к изданию приказа. В завершение преамбулы ставится слово "приказываю".

Ниже идет распорядительная часть. Она формулируется предельно конкретно и содержит описания тех действий, которые предписаны документом, а также указывает исполнителя, на которого возложен контроль. Если в данной части содержится целый ряд действий, возможна, но не обязательна, их нумерация. Примера оформления приказа в данной его части не существует - каждый конкретный случай зависит от ситуации.

Другие подробности

В роли исполнителей могут выступать подразделения организации либо отдельные люди. Когда речь идет о конкретных сроках исполнения, они должны быть указаны. В случае распоряжения регулярного характера о таких сроках речь не идет. Последний пункт может содержать указание на ответственного за исполнение распоряжения. Завершается приказ подписью руководителя с указанием должности и расшифровкой.

Формулировка "довести до сведения" в приказ обычно не вносится. С данной целью документ сопровождается так называемым листом рассылки, где суть дублируется в произвольной форме с перечислением лиц, обязанных быть ознакомленными с документом. Предназначен такой лист рассылки для дальнейшей работы с приказом в отделе делопроизводства. Без него можно обойтись, если сотрудники расписываются без лишних формальностей в ознакомлении с содержимым документа.

В случае сопровождающего приказ крупного массива информации он оформляется в виде приложения. Оно может состоять из штатных расписаний, графиков, схем, инструкций либо положений. Каждое приложение обязано быть пронумеровано.

У оригиналов приказов сроки хранения - в течение пяти лет. Если речь идёт о приеме на работу и увольнении, данное время составляет 75 лет. При ликвидации организации документы передаются в городской архив.

Пример оформления приказа как такового (независимо от его назначения) вы найдете ниже.

Что такое ПОД?

Рассмотрим подробнее, какими бывают приказы, и остановимся на тех из них, что составляют тему настоящей статьи. Как уже было сказано, номенклатура подобных распоряжений делится на две части - приказы организации по основной деятельности и по личному составу. Сегодня наша задача - рассмотреть первую из категорий. Также мы обязательно предложим читателю для ознакомления образец приказа по основной деятельности.

Такие приказы относятся к числу нормативных документов локального характера, в которых находят отражения управленческие решения, затрагивающие вопросы планирования производственной и хозяйственной деятельности, финансирования, бухгалтерской отчётности, кредитования и т. п. Издает их структурное подразделение, непосредственно занятое соответствующей деятельностью. Отдельное место среди всех приказов раздела ОД (по основной деятельности) можно отвести распоряжениям административно-организационного или хозяйственного характера. Хранятся они раздельно с другими в связи с собственным сроком хранения, не превышающим 5 лет.

Как разобраться?

Порой делопроизводители испытывают сложности в отнесении приказа по ОД или по личному составу. Преодолеть данные затруднения можно, опираясь на основной принцип: если в документе идет речь о трудовых отношениях с организацией определенных лиц (увольнение и прием, командировка, отпуск и т. д.), то он относится к числу распоряжений по личному составу. Когда же говорится об организации целиком - данный приказ относится к распоряжениям по основной деятельности, даже в случае выдачи поручений конкретным работникам и обозначения определённых ответственных лиц.

Примером приказа по основной деятельности может служить документ о вступлении руководителя в должность, о возложении на него обязанностей главного бухгалтера, о наделении правом подписи и т. п. Каждая из трех разновидностей приказов относится к одной из укрупненных документальных групп, оформление которых производится внутри компании. Ниже в нашей статье мы приведем для читателя пример приказа по основной деятельности.

Градация всех приказов на ПОД (приказы по основной деятельности), ПЛС (приказы по личному составу) и ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности) - общепринятое явление в сфере делопроизводства. Но тем, кто не имеет четкого представления о подобном разграничении, иногда бывает сложно понять, о какой сфере деятельности компании идёт речь и к какой группе приказов следует отнести то или иное распоряжение. Например, приказы школы по основной деятельности зачастую содержат информацию, относящуюся и к учебному процессу, и к графику отпусков педсостава.

О разных видах приказов

Чтобы внести ясность в этот вопрос, попробуем вкратце охарактеризовать каждую из групп для вычленения соответствующей сферы деятельности компании.

Группа ПЛС (по личному составу), как уже упоминалось, непосредственно связана с кадровым составом организации. Помимо "принимающих" и "увольняющих" приказов, туда входят все те, что касаются отпусков и стимулирующих распоряжений, а также дисциплинарных взысканий, отправки работников в командировки и прочих мероприятиях, связанных с деятельностью конкретных сотрудников.

В группу ПАД (административно-хозяйственная деятельность) входит вся совокупность административных распоряжений и приказов, так или иначе касающихся решения вопросов по эксплуатации хозяйственного имущества, охране, внутренней связи и транспортному обеспечению.

Если же приказ никак не относится к тематике одной из двух перечисленных групп, его можно причислить к ПОД (приказам по основной деятельности).

Подробно о ПОД

Теперь перейдем к более подробной расшифровке данной группы, то есть посмотрим, какие приказы по основной деятельности существуют на практике. Она может считаться наиболее объёмной и непредсказуемой по количеству и разнообразию затрагиваемых вопросов. Можно выделить несколько видов приказов по основной деятельности разных подгрупп - приказы структурного характера, нормативного характера, организационного, надзорного, отчётного, финансового, обеспечительного, информационного.

Структурные ПОД издаются с момента создания предприятия. Их содержание отражает видение руководством структуры компании и принятые для ее формирования мероприятия. В данную группу входят все распоряжения, касающиеся важных преобразований, слияний, расширений и т. д.

Под нормативными ПОД понимаются те распоряжения руководства, которые направлены на упорядочение производственной деятельности. Приказом данного раздела бывают утверждены любые внутренние (касающиеся трудового распорядка, положений о премировании и командировках, вопросов оплаты труда, способа учета рабочего времени и т. п.) Сюда же относится всё многообразие инструкций, методических разработок и пр. Для наглядности мы помещаем ниже образец приказа по основной деятельности данной категории.

Какими еще они бывают?

Организационные приказы по основной деятельности состоят из распоряжений, утверждающих штатное расписание, регламентирующих создание структурных подразделений, назначающих состав комиссии для расследования несчастных случаев на производстве и прочих аналогичных актов.

Задача надзорных ПОД, как видно из названия, состоит в обеспечении контрольно-надзорных функций в компании. В качестве примера можно назвать проведение инвентаризации и обязательства по составлению годовой финансовой отчётности, назначение контрольных мероприятий, касающихся охраны труда, регулирование вопросов аттестации кадров и т. д.

ПОД, относящиеся к отчётным, имеют место чаще всего в крупных холдинговых компаниях. В таких организациях, кроме стандартной бухгалтерской отчётности, существует множество и других видов документации финансового, управленческого, статистического, аналитического характера. Подобные распоряжения регламентируют периодичность разных видов отчётов, уточняют назначение исполнителей и ответственных лиц. Порой приказы из этой группы пересекаются по своему содержимому с предыдущей (надзорной) подгруппой.

Другие виды приказов по основной деятельности

ПОД финансового характера относятся к материальной сфере деятельности организации. Их содержание касается стратегии компании в данном вопросе, решений руководства по основным денежным вопросам, видах и формах инвестиций и т. п.

Обеспечительные ПОД. С их помощью администрация ведёт решение вопросов, относящихся к материально-техническому обеспечению деятельности, организует снабжение и регулирует прочие подобные моменты.

ПОД информационного характера могут затрагивать самый широкий спектр решений и вопросов. Именно сюда попадают приказы, например, об организации работы архива или введении в действие графика документооборота, а также множество им подобных.

по основной деятельности?

Как же выглядит типичный ПОД? В своём общем виде формы приказов по основной деятельности достаточно стандартны и состоят из трех компонентов:

1. Заглавной части, содержащей, кроме наименования компании, название самого документа с датой и номером.
2. Содержательного раздела с описанием ситуации и соответствующим распоряжением руководства.
3. Завершающей части, обычно представляющей из себя подписи руководства и прочих лиц, имеющие ознакомительный либо согласовательный характер.

Подобную форму имеют практически все приказы по основной деятельности. Структура их аналогична вышеуказанной. Различия касаются лишь названия и содержания 2-го пункта.

Как нумеруются ПОД?

Процесс присвоения приказу порядкового номера законодательством не регламентирован. В целом принята раздельная нумерация ПОД отдельно от других категорий - ПЛС и ПАД. Отсчет начинается с наступлением нового календарного года. Подобная система нумерации даёт возможность не только навести порядок в журнале приказов по основной деятельности, но и позволяет быстро находить любой нужный приказ по его номеру среди огромного количества управленческих документов организации.

Холдинги масштабного характера, документооборот которых весьма значителен и разнообразен, могут разработать свою собственную систему нумерации документов, правила которой бывают изложены и закреплены в специально изданном локальном акте, содержащем образец приказа по основной деятельности компании. Таким образом на предприятии может существовать своя собственная единая для всех его подразделений система нумерации распорядительных документов.

В таких случаях характерный признак - присвоение номеров, имеющих сложный состав, индексы после дефиса или разделительной черты. Те, кого интересует расшифровка значения каждого индекса, могут ознакомиться со специальной имеющейся на этот счёт отдельной инструкцией либо локальным актом.

Имея представление о том, как выглядит образец приказа по основной деятельности, читателю будет легче сориентироваться в бесконечном море деловой документации, особенно в ситуации защиты собственных трудовых прав.

Деятельность любого предприятия невозможна без наличия служебных распорядительных документов. Обычно такими являются по предприятию.

Они определяют порядок выполнения определенных функциональных обязательств, закрепляют юридические факты, такие как трудоустройство, увольнение, повышение разрядов, категорий. С помощью приказов утверждаются положения, инструкции, правила и другие организационные мероприятия.

Поэтому важно знать, какие виды приказов должны быть в организации, как и кем они составляются, где и сколько хранятся.

Какие приказы должны быть на предприятии обязательно

Каждое предприятие, вне зависимости от сферы своей деятельности, должно иметь несколько категорий приказов. Сюда входят:

1. Приказы по личному составу. В эту категорию входят все распорядительные документы, связанные с назначением и с должностей, привлечением к дисциплинарной ответственности, присвоением разрядов и категорий работникам, оформлением отпусков, определением режима работы предприятия в целом и конкретного подразделения в частности и другими подобными действиями. Ведутся такие документы кадровым работником (кадровым подразделением).
2. Приказы по основной деятельности. К этой категории относят все распорядительные акты, обеспечивающие нормальную деятельность компании. Обычно для их ведения создается канцелярия, либо отдел домоводства, на который возлагается функция администрирования хозяйственной деятельности и осуществление контроля за выполнением распоряжений руководства, зафиксированных в приказах.
3. Приказы по административной (хозяйственной) деятельности. Нужно понимать, что функционирование любой организации невозможно без нормальной работы систем водоснабжения, вентиляции, электросетей, нормального состояния зданий и сооружений. Кроме прочего, иногда требуется упорядочить распределение рабочих кабинетов, закрепление имущества за конкретными работниками. Все это требует постоянного пересмотра, периодической замены и ремонта. И без распорядительных документов выполнить такую работу весьма проблематично.

Чтобы не путаться, какой приказ куда относится, в процессе их составления могут вводиться либо специальная нумерация (например, к порядковому номеру приказа через дробь добавляется буква «к», «о», «а»), или же краткое название, определяющее, к какой группе принадлежит тот или иной документ.

Помните, приказы – это распорядительные документы на основании которых строится вся деятельность компании, устанавливаются определенные правила, регламенты, порядки выполнения работы, фиксируются важные юридические факты.

Количество направлений и типы распорядительных документов каждое предприятие устанавливает себе самостоятельно. При этом целесообразно отталкиваться от общепринятой практики с тем, чтобы работники быстро ориентировались, для каких целей издается тот или иной приказ.

Подготовка и оформление

Общий порядок оформления приказа

Общих правил составления приказов по каждому предприятию сегодня не существует. Поэтому форма и наполнение распорядительных документов такого типа может быть самой различной. В то же время существуют отдельные атрибуты, обязательные в процессе составления всех, без исключения, приказов. К таким относят наличие:

1. Констатирующей части. Здесь обычно описывается причина, которая послужила основанием для издания конкретного приказа. В отдельных типах приказов (обычно это приказы по кадрам о назначении на должность) может упускаться, либо формализоваться (например, фразой «по личному составу»). Если же документ касается введения в действие прогрессивных технологий, различных экспериментальных образцов, революционных решений, целесообразно подробно описать, что этому предшествовало, либо с какой целью это делается.
2. Распорядительной части. Всегда пишется после слова «приказываю». Если присутствует одновременно несколько поручений разным исполнителям, либо перечисляются разные задачи, необходимо обязательно проставлять нумерацию каждого пункта. Чтобы распорядительная часть была понятной каждому конкретному исполнителю, необходимо в обязательном порядке учитывать наличие трех основных составляющих. А именно: кому приказывают, что необходимо выполнить по этому документу, срок исполнения поручения. После всех пунктов целесообразно указать, кто будет контролировать выполнение этого приказа.

Обычно в качестве исполнителей могут определяться как конкретные специалисты (например, юрисконсульт, инженер по , инженер-технолог), так и специализированные подразделения (юридической отдел, отдел продаж, отдел сбыта, хозяйственный отдел).

Каждый приказ должен подписываться руководителем предприятия, а если такое право делегировано структурному подразделению, то его руководителем. В отдельных случаях подпись руководителя может дополнительно скрепляться печатью предприятия.

Часто приказами утверждаются отдельные локальные документы, перечни расценок на товары, плановые показатели работы на будущие периоды. В этом случае, чтобы не загромождать основной документ в пунктах приказа делаются ссылки на приложения (например, «Утвердить Положение об охране труда, изложенное в приложении 1»).

Тут необходимо перед подписанием такого документа прошить его полностью, скрепить весь пакет подписью и печатью уполномоченного лица, и только после этого предоставлять на подпись руководителю. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем первичный текст утверждённого документа не изменялся без ведома руководителя, который его утвердил.

Помните, правильное составление приказа позволит четко определить задачи и сроки их исполнения перед конкретными исполнителями, а также обеспечить их своевременную реализацию.

Журнал приказов

Журнал регистрации приказов

Главным атрибутом каждого распорядительного документа, кроме подписи уполномоченного лица, также является его номер. Присвоение номеров осуществляется поочередно и фиксируется в специальном журнале регистрации приказов. Целесообразно на каждую категорию приказов заводить отдельный регистрации с отдельной нумерацией.

В процессе ведения делопроизводства по приказам следует учитывать такие моменты:

• журналы, в которых осуществляется регистрация приказов, ведутся до полного заполнения и, как правило, обновляются каждый год;
• нумерация приказов начинается с первого месяца года (либо с месяца начала хозяйственной деятельности предприятия) и заканчивается 31 декабря текущего года;
• номера на приказы проставляются поочерёдно;
• дата регистрации приказа должна соответствовать дате его подписания;
• в журнале должны быть порядковый номер учетной записи, дата регистрации приказа, краткое содержание (о чем приказ), его регистрационный номер, контактные данные исполнителя. Может вноситься информация об ответственном за исполнение, а также кому документ направлялся для работы;
• сроки хранения журналов должны соответствовать срокам хранения приказов.

Важно понимать, что общая нумерация приказов, когда они не разделяются на отдельные категории по направлениям, в дальнейшем может создавать определенные неудобства, особенно в крупных компаниях. Не стоит забывать, что хранение информации, которая содержится в приказах, может составлять от 3 до 75 лет.

К журналу приказов также имеются некоторые требования. Он должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписью ответственного лица. В обязательном порядке он вносится в номенклатуру дел предприятия. Заводится ежегодно.

В случаях, если компания не ведет активной деятельности, допускается регистрация в одном журнале приказов разных годов. При этом по окончанию каждого отчетного года в журнале посередине необходимо проставлять следующий год и с новой строки начинать регистрацию приказов нового года с первого номера. На самом журнале регистрации приказов проставляется год, когда его начали вести.

Помните, правильное оформление Журнала регистрации приказов позволяет существенно упростить делопроизводство, а также обеспечить функцию своевременного контроля за выполнением принятых решений.

Классификатор приказов

Структура классификатора приказов

Классификатор приказов представляет собой систематизированный свод обобщений информации, определяющей как формируются, подписываются, именуются, регистрируются, сколько и где хранятся отдельные типы приказов. Ознакомившись с классификатором, любой сотрудник компании сможет в дальнейшем безошибочно определять по названию и номеру, к какому подразделению относится конкретный распорядительный акт, где его регистрировали, а также кто хранит оригинал документа.

Обычно классификатор приказов содержит несколько основных категорий:

1. Вид документа. Сюда включается основная категория (по личному составу, основной деятельности, административно-хозяйственные), а также подкатегории (при необходимости разделить имеющиеся распорядительные акты).
2. Индекс. Проставляется после номера приказа с тем, чтобы можно было быстро определить, о чем этот документ.
3. Кто выполняет регистрацию и документа. Позиция требуется, если приказы хранятся и регистрируются в разных местах.
4. Срок хранения.
5. Краткое описание направления, которое регулирует отнесенный к этой категории (подкатегории) приказ.
6. Право подписи. Позиция вводится, если на предприятии присутствует делегирование полномочий между первым руководителем и его заместителями (руководителями структурных подразделений).

Помните, имея общий классификатор приказов, можно быстро обучить сотрудников ориентироваться в имеющихся на предприятии распорядительных документах и обеспечить нормальное делопроизводство.

Приказы по основной деятельности

В любой компании считается наиболее емким перечнем распорядительных документов. Среди наиболее встречаемых направлений деятельности, которые охватывает эта категория приказов, целесообразно выделить:

1. Документы, регулирующие ответственность и полномочия. В эту категорию входят распорядительные акты, извещающие о вступлении в должность первого руководителя, распределения полномочий между руководителем и его заместителями, делегирование отдельных полномочий (например, главному бухгалтеру, кадровому работнику, инженеру по охране труда, назначении ответственных за пожарную безопасность, хозяйственную деятельность и другие функции).
2. Документы, на основании которых определяется организационная структура предприятия (его отдельных подразделений, филиалов), а также штатное расписание. Сюда будут входить все решения о создании (ликвидации) подразделений, утверждения штатного расписания и внесение в него соответствующих изменений.
3. Приказы, утверждающие локальные документы предприятия. Эта категория документов регулирует действие Положений, различных технологических инструкций, регламентов, правил, различных отчетных форм, которые имеют постоянный характер и распространяются на все предприятие, либо отдельные его подразделения.
4. Процедурные приказы. К этим документам относят систематизацию отдельных однотипных действий. В частности, это может быть использование мобильной связи, охрана коммерческой тайны, порядок выполнения приказов и ознакомления с ними, выдача , заключение договора о материальной ответственности и другие.
5. Приказы, регулирующие пожарную безопасность, охрану труда, технику безопасности. В эту категорию относят распорядительные акты, на основании которых определяются ответственные за конкретное направление деятельности, порядок проведения инструктажей, проверки знаний, действия сотрудников во время пожара, о запрете курения, пользования нестандартными обогревательными приборами.

Помните, приказы, регулирующие основную деятельность компании — это наиболее многочисленный перечень распорядительных документов, ведение которых целесообразно изначально осуществлять отдельно от других приказов.

Делопроизводство по кадровым приказам

Ни одна компания не обходится без кадровых решений. Формируя делопроизводство по кадровым приказам целесообразно учитывать, что все они условно делятся на две подкатегории:

• приказы, срок хранения которых составляет 5 лет;
• приказы, которые необходимо хранить не менее 75 лет.

К первой категории будут относиться решения о предоставлении , служебных командировок, различные дисциплинарные взыскания, привлечение к материальной ответственности сотрудников. Вторая категория распорядительных актов состоит из решений о назначении на должность, присвоении разряда работы (категории), проведении аттестации, увольнении с должности.

Что касается тематики, которую охватывают приказы по личному составу, в эту категорию входят такие основные направления:

• прием на работу, подписание контракта (трудового договора), увольнение сотрудника;
• назначение на конкретную должность, перевод на другую должность, либо с подразделения в подразделение в пределах одной компании;
• присвоение рабочих разрядов, инженерных или специальных категорий, как в процессе возрастания, так и в случае их понижения;
• оформление всех предусмотренных законодательством видов отпусков;
• вопросы, связанные с поощрением, наказанием, изменением размера оплаты труда сотрудника, выплатой ему поощрительных премий, установлением надбавок, доплат, компенсационных выплат (относительно конкретного работника);
• направление сотрудника во все типы служебных командировок;
• зачисление студентов на практику, учеников на стажировку (в случаях, если такие действия в дальнейшем оплачиваются).

Помните, хранение приказов по личному составу должно осуществляться по имеющимся подкатегориям с учетом длительности хранения. Поэтому изначально целесообразно вести их раздельную нумерацию и регистрацию.

Какие приказы нельзя хранить в одном деле, рассказано в следующем видео:

Форма для приема вопроса, напишите свой