Должностных лиц имеющих право подписи. Приказ о праве подписи первичных документов - образец

⁰

Бухгалтерия в организации решила провести свою внутреннюю проверку наличия первичных учетных документов. В процессе этой проверки выявился тот факт, что эти первичные документы как со стороны поставщиков, так и со стороны покупателей подписываются в большинстве случаев разными людьми (работники поставщиков или покупателей), а не лично руководителем или ИП. В связи с этим бухгалтерия настаивает на сборе доверенностей или приказов, подтверждающих право подписи первичных документов этими лицами.
Есть ли в этом необходимость? Будет ли иметь какое-либо значение отсутствие доверенностей (приказов) в случае налоговой проверки?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Действующее законодательство не содержит требования к организации проверять полномочия работников контрагентов (поставщиков и покупателей) и собирать доверенности или приказы контрагентов, подтверждающие право подписи накладных и других первичных документов этими работниками.
Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету. В связи с этим поставщики и покупатели могут добровольно предоставить организации копии своих распорядительных документов.

Обоснование вывода:
В соответствии с Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания ( Закона N 402-ФЗ). Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета ( Закона N 402-ФЗ). N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных форм организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в Закона N 402-ФЗ. В и Закона N 402-ФЗ указано, что обязательными реквизитами первичного документа являются наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, и подписи указанного лица (лиц).
Таким образом, подписи уполномоченных лиц являются обязательным реквизитом первичных учетных документов.
Правила документального оформления поступления товаров закреплены в п. 2.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации). Движение товара от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной). Оприходование поступивших товаров подтверждается наложением штампа на товаросопроводительные документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров (п.п. 2.1.2, 2.1.3 Методических рекомендаций).
В частности, движение товаров может оформляться товарно-транспортной накладной (ТТН) ( утверждена Госкомстата России от 28.11.1997 N 78), транспортной накладной (ТН) формы, утвержденной Правительства РФ от 15.04.2011 N 272, железнодорожной накладной, коносаментом, товарной накладной по форме, разработанной поставщиком. При разработке бланка товарной накладной может быть принята за основу форма N ТОРГ-12, утвержденная Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. Товарную накладную может заменять универсальный передаточный документ (УПД), составляемый на основе формы счета-фактуры, дополненной необходимыми реквизитами ( ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96).
В соответствии с гражданским законодательством без доверенности от имени организации (непосредственно на основании устава) может действовать единоличный исполнительный орган общества - его руководитель ( , ГК РФ, Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").
Как следует из ГК РФ, иные лица вправе действовать от имени организации в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления. Кроме того, из и ГК РФ следует, что полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.). Причем перечень примеров обстановки, приведенный в абзаце втором ГК РФ, не является исчерпывающим ( Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.05.2012 N 20АП-1378/12).
Возможности передать право подписи от руководителя иным лицам есть в п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Минфина России от 29.07.98 N 34н). В нем сказано, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
На практике утвержденный руководителем организации перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, обычно идет как приложение к учетной политике организации. Однако не существует запрета на передачу права подписи путем издания отдельного приказа или оформления доверенности.
В случае, если сотрудник организации (главный бухгалтер, кладовщик и др.) выполняет свои должностные обязанности либо действует на основании соответствующих распоряжений руководства на территории организации, для подтверждения его полномочий достаточно внутренних документов организации (трудового договора с кладовщиком, приказа о приеме (переводе) на соответствующую должность, должностной инструкции или приказа о праве подписи).
О действиях уполномоченных на подписание накладных на основании приказов упомянуто, в частности, в Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2016 N 19АП-7619/15, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.11.2015 N , АС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2015 N Ф02-3845/15 по делу N А19-5697/2014.
В постановлении АС Поволжского округа от 26.08.2014 N Ф06-13386/13 по делу N А57-23154/2012 подтверждено, что НК РФ допускает возможность подписания первичных документов не только руководителем организации, но и иным лицом, уполномоченным на это приказом или соответствующей доверенностью.
По своей правовой природе приказ руководителя организации - это локальный нормативный акт, который в силу ТК РФ является внутренним документом организации-работодателя, устанавливающим права и обязанности для работников организации.
Следовательно, можно заключить, что приказ о передаче полномочий - это локальный нормативный акт организации, которым все или часть прав и обязанностей (полномочия) одного работника передаются другому работнику. В частности, приказ может передавать право на подписание определенных документов.
Вместе с тем в законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товаросопроводительных документах реквизиты доверенностей, приказов и других внутренних документов организации. В частности, такие реквизиты отсутствуют в унифицированной форме N ТОРГ-12, утвержденной Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, а также в других формах накладных и УПД.
Нормами действующего законодательства не предусмотрено, что неуказание в товарных накладных на полномочие лица, принимающего товар (на доверенность, приказ по организации), влечет недействительность таких товарных накладных.
Это подтверждает и арбитражная практика. Судьи, принимая во внимание ГК РФ, признают, что подписи работников, выполнявших свои должностные обязанности и подписавших товарные накладные от имени организации, являются надлежащим доказательством получения товаров организацией, поскольку полномочия этих лиц явствовали из обстановки, в которой они действовали, доверенностей на таких работников не требуется ( ФАС Волго-Вятского округа от 03.08.2012 N Ф01-2422/12 по делу N А29-8056/2011 ( ВАС РФ от 30.11.2012 N ВАС-15951/12 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.11.2011 N Ф02-5045/11 по делу N А78-7961/2010 (определением ВАС РФ от 19.01.2012 N ВАС-17510/11 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Западно-Сибирского округа от 02.03.2011 по делу N А75-4575/2010, ФАС Северо-Западного округа от 19.05.2011 N Ф07-3080/11 по делу N А56-38207/2010, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.04.2016 N 13АП-2492/16, от 11.05.2012 N 13АП-5009/12, от 10.06.2011 N 13АП-8029/11, от 01.10.2010 N 13АП-13039/10).
Как указано в информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57, действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, или полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали.
Ссылка на то, что наличие доверенности является необходимым условием для получения материальных ценностей, не может быть принята, поскольку в силу ГК РФ полномочия могут следовать из обстановки ( Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2016 N 18АП-10705/16, Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.03.2016 N ).
Отсутствие доверенностей, подтверждающих полномочия лиц, подписавших товарные накладные, факт поставки товара не опровергает ( Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.11.2016 N 16АП-4484/16, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.10.2016 N , Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.09.2016 N 17АП-10436/16, от 28.04.2016 N 17АП-3514/16).
В то же время отсутствует и запрет для руководства организации предоставлять своим работникам полномочия на подписание товарных накладных путем выдачи доверенности и указывать реквизиты доверенности в товаросопроводительных документах, например в накладной формы N ТОРГ-12. В постановлении Первого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2016 N 01АП-5171/16 в дело были представлены накладные, содержавшие подпись лица, получившего товар, с указанием реквизитов доверенностей, выданных на его имя.
Суды также отмечают, что действующее законодательство не предусматривает обязанности налогоплательщика проводить экспертизу подлинности наложенных подписей и печатей на первичных учетных документах. Должная степень осмотрительности при заключении договора с контрагентом была проявлена обществом путем получения от контрагентов учредительных документов, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах, приказов о назначении исполнительных органов ( АС Центрального округа от 24.08.2016 N Ф10-2890/16).
Заметим, что все сказанное выше относится и к подписанию счетов-фактур.
Согласно НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Иными словами, счет-фактура может быть подписан лицом, которому переданы соответствующие полномочия не только на основании гражданско-правовой доверенности, но и на основании полномочий, делегированных в рамках обычной внутренней деятельности организации (приказом).
Приходим к выводу, что действующее законодательство не содержит требования к организации проверять полномочия работников контрагентов (поставщиков и покупателей) и собирать доверенности или приказы контрагентов, подтверждающие право подписи накладных и других первичных документов этими работниками.
Более того, отсутствует даже обязательное требование указывать реквизиты подобных доверенностей и приказов в накладных, УПД и счетах-фактурах, что не исключает возможности их указания в добровольном порядке.
Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание их работниками первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету.
Предполагаем, что заданный нам вопрос возник в связи с периодически возникающими претензиями налоговых органов к налогоплательщикам в связи с возможной необоснованной налоговой выгодой, якобы получаемой налогоплательщиками ввиду отсутствия должной осмотрительности в отношениях с контрагентами.
Так, в письме от 31.10.2013 N СА-4-9/19592 "О направлении обзора практики рассмотрения жалоб налогоплательщиков и налоговых споров судами по вопросам необоснованной налоговой выгоды" в целях повышения качества проводимых мероприятий налогового контроля по вопросу получения необоснованной налоговой выгоды ФНС России среди обстоятельств, которые принимают во внимание арбитражные суды, указала на подписание первичных документов лицом, не указанным в Едином государственном реестре юридических лиц, как имеющего право подписи первичных документов от имени контрагента без доверенности при условии, что у налогоплательщика отсутствует доверенность, подтверждающая соответствующие полномочия.
Однако с 19.08.2017 вступил в силу от 18.07.2017 N 163-ФЗ (далее - Закон N 163-ФЗ), который дополнил НК РФ ст. 54.1, устанавливающей пределы осуществления прав по исчислению налоговой базы и (или) суммы налога, сбора, страховых взносов. Указанной статьей с налогоплательщика снимается бремя доказывания того, что он проявил должную осмотрительность и осторожность, вступая в отношения с контрагентом. Теперь для того, чтобы налоговая выгода была признана необоснованной, налоговый орган должен доказать, что налогоплательщик умышленно (целенаправленно) создает условия, направленные исключительно на получение налоговой выгоды, либо то, что основной целью совершения сделки (операции) является неуплата (неполная уплата), зачет (возврат) налога (сбора), либо то, что товар (работа, услуга) исходят от иного лица, а не от заявленного контрагента.
В НК РФ прямо сказано: "Подписание первичных учетных документов неустановленным или неуполномоченным лицом, нарушение контрагентом налогоплательщика законодательства о налогах и сборах, наличие возможности получения налогоплательщиком того же результата экономической деятельности при совершении иных не запрещенных законодательством сделок (операций) не могут рассматриваться в качестве самостоятельного основания для признания уменьшения налогоплательщиком налоговой базы и (или) суммы подлежащего уплате налога неправомерным".
Это еще раз подтверждает обоснованность сделанного нами вывода.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- . Разработка и утверждение первичных документов для бухгалтерского учета;
- . Документальное подтверждение факта передачи товара покупателю;
- . Бухгалтерский учет реализации (выбытия) товаров;
- . Правила ведения первичной учетной документации для целей бухгалтерского учета;
- . Запрос у контрагента документов в целях минимизации налоговых рисков.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

5 Сентября, 2012

Бухгалтерские Вести, №33

Делегирование полномочий по подписанию документов в отсутствие руководителя на месте - очень важный инструмент для улучшения и оптимизации рабочего процесса. Главным в этом является правильное оформление документов на передачу права подписи.

Далия Демина

Юрист Интеркомп

Подпись – это собственноручная роспись должностного лица или иного уполномоченного лица организации, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа. Подпись является обязательным реквизитом документа.

Рассмотрим более подробно передоверие полномочий по подписанию документов от имени юридического лица. Руководители организаций не всегда могут быть на месте и подписать документы, часто бывают в разъездах, командировках. Поэтому, нередко полномочия по подписанию документов делегируются другим сотрудникам, иным лицам.

В соответствии с Приказом Министерства Финансов Российской Федерации № 34н от 29.07.1998 года, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем юридического лица и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель юридического лица и по согласованию с главным бухгалтером.

Оформление права подписи приказом

Право подписи документов на иных уполномоченных лиц оформляется в виде соответствующего приказа или доверенности, в зависимости от того, состоит ли лицо, наделяемое правом подписи, в штате юридического лица. Так как приказ является внутренним документом, то передать право подписи по нему можно лишь работнику организации. В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя. Доверенность же предполагает передачу права подписи документов лицу, не связанному с организацией трудовыми отношениями. Доверенность от имени юридического лица может быть выдана только генеральным директором или учредителями данного юридического лица.

В соответствии с п.п. 7.5, 7.6 Инструкции Центрального Банка России № 28-И от 14.09.2006 года, на финансовых документах право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением лиц, указанных в пункте 7.6 данной Инструкции), наделенным правом первой подписи распорядительным актом юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта юридического лица. Право подписи на документах руководитель организации может передать и другим лицам на основании соответствующего приказа или доверенности, выданной в законодательно установленном порядке. Как указано в Письме Центрального Банка Российской Федерации № 31-1-6/1244 от 14.06.2007 года, доверенность, должностная инструкция, а также приказ о назначении на должность будут надлежащими документами для подтверждения права первой или второй подписи только в том случае, если в них непосредственно указано, что данному лицу предоставлено право первой или второй подписи.

В случае если из представленных в целях подтверждения полномочий документов непосредственно не следует, что сотрудник наделен правом первой или второй подписи, однако наличие этого права является следствием занятия им определенной должности, должен быть представлен соответствующий документ (например, должностная инструкция), подтверждающий наличие у данного сотрудника права подписи. В ином случае необходимо наличие приказа (распоряжения) юридического лица, содержащего указание о наделении сотрудника правом первой или второй подписи либо соответствующей доверенности.

Право подписи может быть предоставлено как штатным сотрудникам, так и третьим лицам. Вместе с тем правом первой подписи не может быть наделен главный бухгалтер или другие лица, имеющие право второй подписи. Также не допускается наделение одного лица одновременно правом первой и второй подписи (в соответствии с п. 7.9 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).

В отсутствие в штате организации должности главного бухгалтера, его обязанности по ведению бухгалтерского учета с предоставлением права подписи на финансовых документах могут быть возложены на генерального директора. Возложение таких обязанностей оформляется соответствующим приказом.

В этом случае на финансовых документах, предоставляемых в банк, в банковской карточке с образцами подписей проставляется собственноручная подпись генерального директора, а в поле «вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует (в соответствии с п. 7.10 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).

В состав реквизита «Подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ;
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет.

Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи).

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

Оформление права подписи доверенностью

В соответствии с п. 1 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Адресуется лицам, перед которыми представитель будет представлять интересы юридического лица. Доверенность представляет одностороннюю сделку, может быть выдана на имя одного или нескольких лиц.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 186 Гражданского Кодекса Российской Федерации).

Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 Гражданского Кодекса Российской Федерации (за исключением отдельных случаев). Срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

В соответствии со статьей 53 Гражданского Процессуального Кодекса Российской Федерации доверенность от имени юридического лица выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного на это ее учредительными документами лица, скрепленной печатью этого юридического лица.

Доверенность – это письменный документ, для признания действительным которого необходимо соблюдение ряда обязательных реквизитов:

Наименование документа - «Доверенность»;
Регистрационный номер - указывается порядковый номер, обычно в организация ведется реестр выдаваемых исходящих документов;
Место совершения доверенности - указывается населенный пункт, где выдана доверенность;
Дата совершения доверенности (указывается обязательно в силу ст. 186 Гражданского Кодекса Российской Федерации). Если в доверенности отсутствует этот реквизит, то она изначально не будет иметь юридическую силу - станет ничтожной. Принято указывать дату совершения доверенности полностью словами (число, месяц, год), а не цифрами;
Текст доверенности – указываются данные организации (наименование, юридический адрес, ИНН), фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес регистрации доверенного лица, объем полномочий, срок действия (если не указан, то срок действия считается 1 год с даты выдачи доверенности);
Подпись руководителя;
Печать юридического лица.

Если доверенность составляется на нескольких листах, ее следует прошить, а листы пронумеровать; на сшивке проставляется подпись лица, уполномоченного подписывать доверенности от имени организации, и проставляется оттиск печати.

В статье использованы документы:

Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». В ред. от 24.12.10.
Инструкция Банка России от 14.09.06 №28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)». В ред. от 25.11.09.
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.94 №51-ФЗ. В ред. от 06.12.11, с изм. от 27.06.12.

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Полный текст семинара читайте в журнале "Главная книга. Конференц-зал" 2015, № 03

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Причем документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Приведем примерную форму такого перечня.

УТВЕРЖДАЮ
генеральный директор ООО "Темпера"
Головин А.Д. _ /подпись/ _
05.10.2000

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи
первичных учетных документов в ООО "Темпера"

Наименование документа	Полномочия	Должность и фамилия	Образец подписи
Платежное поручение	Разрешение на пе- речисление денеж- ных средств с рас- четного счета	Первая подпись - гене- ральный директор Головин А.Д. Первый заместитель гене- рального директора Пожарнов И.И. Вторая подпись - главный бухгалтер Долганов П.В. Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г.	подпись подпись
Расходный кассовый ор- дер	Разрешение на вы- дачу денежных средств	Первая подпись - гене- ральный директор Головин А.Д. Первый заместитель гене- рального директора Пожарнов И.И. Вторая подпись - главный бухгалтер Долганов П.В. Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г.	подпись подпись
Расходный кассовый ор- дер	Выдача денежных средств	Кассир Боровикова К.Е.	подпись
Приходный кассовый ор- дер	Разрешение на по- лучение денежных средств	Главный бухгалтер Долганов П.В. Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г.	подпись подпись
Авансовый отчет	Утверждение отчета	Генеральный директор Головин А.Д.	подпись
	Подтверждение це- лесообразности произведения рас- ходов	Руководители структурных подразделений: Отдел 1 - Зайцев И.В. Отдел 2 - Конев П.Р. Цех 1 - Ванин Р.Н. Бухгалтерия - Петрова А.Х.	подпись подпись подпись подпись
	Проверка отчета и приложение к нему документов	Главный бухгалтер Долганов П.В. Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г.	подпись подпись
Требование- накладная Лимитно- заборная карта	Затребование мате- риальных ценностей	Руководители структурных подразделений: Отдел 1 - Зайцев И.В. Отдел 2 - Конев П.Р. Цех 1 - Ванин Р.Н. Бухгалтерия - Петрова А.Х.	подпись подпись подпись подпись
	Разрешение на от- пуск ТМЦ со склада	Начальник ОМТС Парамонов Н.Т.	подпись
	Отпуск ТМЦ со склада	Кладовщик Вудсворд М.И.	подпись
	Получение ТМЦ	Материально ответствен- ные лица структурных подразделений: Отдел 1 - Феин И.В. Отдел 2 - Перов П.Р. Цех 1 - Санин Р.Н. Бухгалтерия - Королева П.В.	подпись подпись подпись подпись
Главный бухгалтер _ /подпись/_ Долганов П.В.

Если документ подписан ненадлежащим лицом (то есть лицом, не указанным в Перечне, или лицом, которое в силу закона не имеет права подписи), действительность такого документа является спорной. В частности, п.5 ст.185 ГК РФ определяет, что лицо, действующее от имени юридического лица при заключении сделок, должно быть уполномочено выданной от имени юридического лица доверенностью за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации. Если хотя бы одно из условий не выполнено, каждая из сторон сделки может настаивать на ее недействительности. Это положение содержится в ст.183 ГК РФ, которая гласит, что следствием подписания документов (заключение сделки) неуполномоченным лицом - при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий - сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.
Статья 982 ГК РФ определяет последствия одобрения заинтересованным лицом действий в его интересе: если лицо, в интересе которого предпринимаются действия без его поручения, одобрит эти действия, к отношениям сторон в дальнейшем применяются правила о договоре поручения или ином договоре, соответствующем характеру предпринятых действий, даже если одобрение было устным.
В ст.986 ГК РФ приводится норма, касающаяся последствий сделки в чужом интересе: обязанности по сделке, заключенной в чужом интересе, переходят к лицу, в интересах которого она совершена, при условии одобрения им этой сделки и если другая сторона не возражает против такого перехода либо при заключении сделки знала или должна была знать о том, что сделка заключена в чужом интересе. При переходе обязанностей по такой сделке к лицу, в интересах которого она была заключена, последнему должны быть переданы и права по этой сделке.
Следовательно, если организация одобряет сделку, совершенную неуполномоченным лицом, подтверждением этого могут служить:
- документы об оприходовании или использовании материальных ценностей;
- платежные документы, связанные со сделкой;
- документы (приказы, распоряжения, утверждение авансового отчета и т.п.) или свидетельские показания, подтверждающие одобрение совершенной работником сделки;
- иные документы.
Аналогично, если противная сторона сделки начала осуществлять действия по выполнению своих обязательств по сделке или приняла оплату в связи со сделкой, считается, что сделка ею одобрена.

Пример 1. Рабочий Сидорчук В.В. принял материалы для нужд участка в отсутствие бригадира, уполномоченного принимать материалы. Материалы были приняты в переработку, о чем имеются записи в соответствующих первичных документах, учетных регистрах и на счетах бухгалтерского учета. Таким образом, сделка в данном случае совершена неуполномоченным работником, но одобрена.

Пример 2. Договор на поставку материальных ценностей подписан лицом, не уполномоченным на совершение сделки от имени юридического лица, однако материальные ценности получены на склад организации и их оприходование отражено в приемо-сдаточной накладной, карточках складского учета, учетных регистрах. По истечении определенного по сделке срока поставщик выставил организации требование оплатить полученные ценности, однако последовал отказ, мотивированный тем, что сделка была заключена не уполномоченным на то лицом.
В данном случае оснований для признания сделки недействительной и отказа от оплаты нет, так как сделка была фактически одобрена юридическим лицом в момент принятия ценностей к учету.

Пример 3. На лимитно-заборной карте на отпуск в цех ценных материалов подпись начальника подразделения, истребовавшего материалы, заменена подписью его помощника. Кладовщик отказался принимать документ к исполнению вследствие его ненадлежащего оформления.

Кроме вышеуказанных обязательных реквизитов документа, можно ввести следующие дополнительные реквизиты:
- номер документа (нумерация внутренних документов имеет контрольное значение, исключая возможность дублирования документов и их утери);
- адрес организации;
- основание для совершения хозяйственной операции (в качестве дополнительного аргумента при проведении финансовых проверок);
- наличие и сумму возмещаемых налогов в стоимости активов (для контроля правильности отнесения затрат и начисления налоговых платежей).
В целях упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции. Системы кодирования могут разрабатываться в организации с учетом ее организационной структуры и условий деятельности.

Пример 4. Отпуск материалов в производство кодируется кодами группы 1000:
1001 - отпуск материалов со склада в цех N 1;
1002 - то же - в цех N 2;
1003 - то же - в цех N 3.
Выдача денег из кассы кодируется кодами группы 5000:
5001 - выдача денег на заработную плату;
5002 - выдача денег под отчет и т.д.

Применение кодов особенно полезно, если данные подвергаются компьютерной обработке.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Лица, составившие и подписавшие эти документы, должны обеспечить своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом или не оформлены вовсе, перед организацией возникает проблема доказательства факта совершения хозяйственной операции. В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п. Однако получение таких доказательств, как правило, вызывает затруднения, и их может оказаться недостаточно.
Может случиться так, что предприятию придется доказывать факт совершения той или иной хозяйственной операции в суде.
В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы сведения, полученные в соответствии с требованиями ст.52 АПК РФ при помощи:
- письменных доказательств (документов, прямо или косвенно подтверждающих факт осуществления хозяйственной операции. Например, при отсутствии накладной на отпуск продукции на сторону косвенным подтверждением факта отгрузки могут служить подписанный покупателем счет-фактура, документы о последующей оплате, документы об оприходовании этой продукции на баланс покупателя и т.п.);
- вещественных доказательств (при проведении инвентаризации должны быть выявлены в наличии материальные ценности или денежные средства, которые организация должна иметь в результате совершения хозяйственной операции, оформленной ненадлежащим образом);
- заключений экспертов (как правило, такие заключения требуются при отсутствии документов по списанию материалов на производство или при начислении заработной платы без надлежащим образом оформленных нарядов на производство работ и т.п. В этом случае специалист соответствующего профиля, приглашенный в качестве эксперта, может подтвердить технологически обоснованные нормы расхода материалов на производство продукции, объем выполненных работ, величину трудозатрат и т.п.);
- показаний свидетелей [например, если в ведомости на получение заработной платы расписался не сам работник, а кто-то другой, но работник утверждает, что деньги по этой ведомости он получил сполна, то суд не обяжет организацию выплатить деньги еще раз по формальному основанию (отсутствие надлежащей подписи в документе)];
- объяснений лиц, участвующих в деле (например, если кассир выдал деньги под отчет, не имея письменного распоряжения руководителя организации, но впоследствии его действия были одобрены руководителем, то отсутствие подписи на расходном кассовом ордере, несомненно, является нарушением порядка ведения кассовых операций, но не влечет за собой применение к организации штрафных санкций).
Однако в любом случае необходимо иметь в виду, что согласно ст.57 АПК РФ обстоятельства дела, которые согласно закону или иным нормативным правовым актам должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться иными доказательствами.
Законодатель определяет, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Немаловажно, что в случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (п.п.3, 4 ст.7 Закона о бухгалтерском учете).
20. Сроки разработки учетной политики
Как правило, разработка учетной политики на новый финансовый год заканчивается к концу декабря уходящего года и в этом же месяце утверждается. Необходимо учесть, что срок утверждения учетной политики должен быть таким, чтобы все работники организации, которых непосредственно затрагивают положения разработанных документов, успели с ними ознакомиться.
Если же организация только создается, то утвердить учетную политику ей нужно до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня государственной регистрации в качестве юридического лица. В этом случае считается, что фирма применяет учетную политику с момента государственной регистрации.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

21. Изменение учетной политики

Согласно п. 4 ст. 6 Закона N 129-ФЗ принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Изменение учетной политики может производиться только:
- в случаях изменения законодательства РФ или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета;
- при разработке организацией новых способов ведения бухгалтерского учета;
- при существенном изменении условий ее деятельности.
В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года. При этом не считается изменением учетной политики разработка способов учета для той деятельности, которой организация занялась впервые.
Об изменениях в учетной политике на следующий отчетный год организация объявляет в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности.

22. Учетная политика и бухгалтерская отчетность

В настоящее время единых форм бухгалтерской отчетности, обязательных к заполнению, нет. Образцы форм, которые рекомендованы Приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н, содержат только примерный состав основных показателей.
Таким образом, для отражения всех существенных показателей организация должна разработать собственные формы бухгалтерской отчетности, утвердив их распорядительным документом.
При этом те строки рекомендуемых Минфином России образцов форм отчетности, которые окажутся незаполненными, следует убрать. В отчетности пустых строк быть не должно. Этого требует п. 5 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности (Приказ Минфина N 67н).
Следовательно, у организаций форма баланса будет отличаться от рекомендуемой Минфином России.

Приказ на право подписи

Все хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать, в том числе личные подписи указанных лиц.

В силу п. 3 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

К компетенции исполнительного органа общества относятся все вопросы руководства текущей деятельностью общества.
Таким образом, руководитель организации выполняет возложенные на него обязанности по управлению обществом как лично, так и путем делегирования части своих полномочий другим сотрудникам предприятия.
Эта норма означает, что законодатель предусмотрел возможность подписания первичных документов не только руководителем организации, но также иными уполномоченными на то лицами.

Следовательно, право сотрудника на подписание первичных документов должно быть регламентировано внутренними документами организации. Если сотрудник уполномочен на подписание документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, то этот внутренний уполномочивающий документ, должен быть подписан не только генеральным директором, но и главным бухгалтером. Последнее требование в полной мере относится к изданию документа, наделяющего заместителя директора правом подписи счетов на оплату.

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Таким образом, наиболее универсальным способом закрепления за определенными сотрудниками право подписи тех или иных документов является издание локального нормативного акта. В роли такого акта, как правило, используют приказ по предприятию. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он издается в произвольной форме, если в организации не разработана какая-то специальная. Также определить круг полномочий работника, включая его право подписи тех или иных документов, можно в его должностной инструкции.

Таким образом, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть утвержден руководителем организации (приказом или распоряжением), однако указание номера приказа в накладной действующим законодательством не предусмотрено. Между тем, рекомендуется во избежание конфликтных ситуаций с фискальными органами все-таки указывать основания, по которым то или иное лицо подписывает первичные документы.

Подпункт «г» п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает возможность ведения бухгалтерского учета лично руководителем организации.

Таким образом, в случае если обязанности главного бухгалтера исполняются руководителем организации лично, на счете-фактуре подпись руководителя ставится дважды: за руководителя и главного бухгалтера. При этом факт возложения обязанностей главного бухгалтера на руководителя должен быть подтвержден соответствующим приказом по организации.

Форма такого приказа организацией разрабатывается самостоятельно исходя из действующей в ней системы делопроизводства.

Приказ о праве подписи первичных документов — образец

Отправить на почту

Приказ о праве подписи первичных документов — образец такого документа может потребоваться при делегировании соответствующих полномочий лицу (лицам), у которых подобное право не возникает в силу их должностных обязанностей. Этот приказ имеет ряд особенностей – рассмотрим их.

Смотрите нашу видеоинструкцию о том, как передать право подписи первичных документов:

Для чего нужен приказ на право подписи

Минфин РФ в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, комментируя положения закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, высказал мнение о том, что руководитель хозяйствующего субъекта обязан утверждать перечни лиц, которые наделены правом подписи первичных учетных документов.

Позиция ведомства основывается на положениях ст. 7 и 9 закона № 402-ФЗ и может рассматриваться как определяющая преемственную норму права относительно той, что была установлена п. 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, действовавшего ранее. В прежнем НПА, регулирующем бухучет, содержалось прямое требование об утверждении руководителем перечня лиц, имеющих право ставить подпись на первичке.

Действующее законодательство не регламентирует то, каким образом соответствующие лица должны приобретать свои полномочия. На практике в российских организациях распространено закрепление данных полномочий посредством издания руководством:

приказа на право подписи первички конкретным лицом или перечнем лиц;
доверенности на право подписи первички.

Рассмотрим специфику обоих способов передачи прав на подпись первички подробнее.

Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью

Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.

Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.

В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.

Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:

перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.

Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.

Где можно скачать приказ на право подписи первичных документов – образец

Загрузить образец приказа на право подписи вы можете на нашем портале.

Приказ на право подписи первичных документов (доверенность) – документ, использование которого обусловлено требованиями законодательства РФ о бухучете. В приказе (как и в доверенности) должны быть отражены данные сотрудника, получившего соответствующие полномочия, образец его подписи, а также перечень документов, которые он вправе подписывать.

Узнать больше о том, как составляются приказы и доверенности на право подписи первичных документов, вы можете в статьях:

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

Приказ о наделении правом подписи - оформляем правильно

Этот документ необходим каждой организации в силу требований законодательства о бухучете. В данной статье вы найдете образец приказа на право подписи документов, узнаете о нюансах его оформления, а также о том, в каких случаях нужно составлять доверенность.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность ?

Статья 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.

В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:

посредством утверждения соответствующего приказа;
при помощи доверенности на подписание первички.

Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность — на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права - в первом случае это Трудовой Кодекс РФ, а во втором - Гражданский.

Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение - издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.

Тем не менее, в обоих актах необходимо указать:

персональные данные уполномоченного лица;
наименования бумаг, которые оно сможет подписывать.

Также в обоих случаях руководителю фирмы следует удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которая должна быть проставлена в отдельной графе бланка.

Образец приказа о предоставлении права подписи

Руководитель может предоставить возможность подписания главному бухгалтеру, своему заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности руководителя по составлению налоговых, финансовых и юридических бумаг. Приказ на право подписи первичных документов может быть оформлен в свободной форме, поскольку действующее законодательство не устанавливает унифицированного бланка. Тем не менее, согласно сложившейся практике документооборота, в бланке следует указать:

название компании, ее реквизиты;
реквизиты бланка (номер и дата);
правовое основание передачи права подписания (ст. 7 и 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
ФИО и должность сотрудников, которым передается право подписания;
перечень документов, которые человек будет вправе подписывать за руководителя;
образец росписи уполномоченного лица и директора.

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

По такому же принципу можно передать возможность подписания не только первичных, но и финансовых документов. Однако подобные операции влекут за собой повышенную ответственность сотрудника, поскольку могут нанести серьезный урон организации. Необходимо, чтобы сотрудник имел достаточную квалификацию и чтобы новые полномочия соответствовали его должностной инструкции.

19. Право подписи первичных документов

Приведем примерную форму такого перечня.

УТВЕРЖДАЮ
генеральный директор ООО «Темпера»
Головин А.Д. _ /подпись/ _
05.10.2000

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи
первичных учетных документов в ООО «Темпера»

Лимитно-
заборная
карта

Если документ подписан ненадлежащим лицом (то есть лицом, не указанным в Перечне, или лицом, которое в силу закона не имеет права подписи), действительность такого документа является спорной. В частности, п.5 ст.185 ГК РФ определяет, что лицо, действующее от имени юридического лица при заключении сделок, должно быть уполномочено выданной от имени юридического лица доверенностью за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации. Если хотя бы одно из условий не выполнено, каждая из сторон сделки может настаивать на ее недействительности. Это положение содержится в ст.183 ГК РФ, которая гласит, что следствием подписания документов (заключение сделки) неуполномоченным лицом — при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий — сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.
Статья 982 ГК РФ определяет последствия одобрения заинтересованным лицом действий в его интересе: если лицо, в интересе которого предпринимаются действия без его поручения, одобрит эти действия, к отношениям сторон в дальнейшем применяются правила о договоре поручения или ином договоре, соответствующем характеру предпринятых действий, даже если одобрение было устным.
В ст.986 ГК РФ приводится норма, касающаяся последствий сделки в чужом интересе: обязанности по сделке, заключенной в чужом интересе, переходят к лицу, в интересах которого она совершена, при условии одобрения им этой сделки и если другая сторона не возражает против такого перехода либо при заключении сделки знала или должна была знать о том, что сделка заключена в чужом интересе. При переходе обязанностей по такой сделке к лицу, в интересах которого она была заключена, последнему должны быть переданы и права по этой сделке.
Следовательно, если организация одобряет сделку, совершенную неуполномоченным лицом, подтверждением этого могут служить:
— документы об оприходовании или использовании материальных ценностей;
— платежные документы, связанные со сделкой;
— документы (приказы, распоряжения, утверждение авансового отчета и т.п.) или свидетельские показания, подтверждающие одобрение совершенной работником сделки;
— иные документы.
Аналогично, если противная сторона сделки начала осуществлять действия по выполнению своих обязательств по сделке или приняла оплату в связи со сделкой, считается, что сделка ею одобрена.

Кроме вышеуказанных обязательных реквизитов документа, можно ввести следующие дополнительные реквизиты:
— номер документа (нумерация внутренних документов имеет контрольное значение, исключая возможность дублирования документов и их утери);
— адрес организации;
— основание для совершения хозяйственной операции (в качестве дополнительного аргумента при проведении финансовых проверок);
— наличие и сумму возмещаемых налогов в стоимости активов (для контроля правильности отнесения затрат и начисления налоговых платежей).
В целях упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции. Системы кодирования могут разрабатываться в организации с учетом ее организационной структуры и условий деятельности.

Пример 4. Отпуск материалов в производство кодируется кодами группы 1000:
1001 — отпуск материалов со склада в цех N 1;
1002 — то же — в цех N 2;
1003 — то же — в цех N 3.
Выдача денег из кассы кодируется кодами группы 5000:
5001 — выдача денег на заработную плату;
5002 — выдача денег под отчет и т.д.

Применение кодов особенно полезно, если данные подвергаются компьютерной обработке.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.
Лица, составившие и подписавшие эти документы, должны обеспечить своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом или не оформлены вовсе, перед организацией возникает проблема доказательства факта совершения хозяйственной операции. В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п. Однако получение таких доказательств, как правило, вызывает затруднения, и их может оказаться недостаточно.
Может случиться так, что предприятию придется доказывать факт совершения той или иной хозяйственной операции в суде.
В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы сведения, полученные в соответствии с требованиями ст.52 АПК РФ при помощи:
— письменных доказательств (документов, прямо или косвенно подтверждающих факт осуществления хозяйственной операции. Например, при отсутствии накладной на отпуск продукции на сторону косвенным подтверждением факта отгрузки могут служить подписанный покупателем счет-фактура, документы о последующей оплате, документы об оприходовании этой продукции на баланс покупателя и т.п.);
— вещественных доказательств (при проведении инвентаризации должны быть выявлены в наличии материальные ценности или денежные средства, которые организация должна иметь в результате совершения хозяйственной операции, оформленной ненадлежащим образом);
— заключений экспертов (как правило, такие заключения требуются при отсутствии документов по списанию материалов на производство или при начислении заработной платы без надлежащим образом оформленных нарядов на производство работ и т.п. В этом случае специалист соответствующего профиля, приглашенный в качестве эксперта, может подтвердить технологически обоснованные нормы расхода материалов на производство продукции, объем выполненных работ, величину трудозатрат и т.п.);
— показаний свидетелей [например, если в ведомости на получение заработной платы расписался не сам работник, а кто-то другой, но работник утверждает, что деньги по этой ведомости он получил сполна, то суд не обяжет организацию выплатить деньги еще раз по формальному основанию (отсутствие надлежащей подписи в документе)];
— объяснений лиц, участвующих в деле (например, если кассир выдал деньги под отчет, не имея письменного распоряжения руководителя организации, но впоследствии его действия были одобрены руководителем, то отсутствие подписи на расходном кассовом ордере, несомненно, является нарушением порядка ведения кассовых операций, но не влечет за собой применение к организации штрафных санкций).
Однако в любом случае необходимо иметь в виду, что согласно ст.57 АПК РФ обстоятельства дела, которые согласно закону или иным нормативным правовым актам должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться иными доказательствами.
Законодатель определяет, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Немаловажно, что в случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (п.п.3, 4 ст.7 Закона о бухгалтерском учете).
20. Сроки разработки учетной политики
Как правило, разработка учетной политики на новый финансовый год заканчивается к концу декабря уходящего года и в этом же месяце утверждается. Необходимо учесть, что срок утверждения учетной политики должен быть таким, чтобы все работники организации, которых непосредственно затрагивают положения разработанных документов, успели с ними ознакомиться.
Если же организация только создается, то утвердить учетную политику ей нужно до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня государственной регистрации в качестве юридического лица. В этом случае считается, что фирма применяет учетную политику с момента государственной регистрации.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

21. Изменение учетной политики

Согласно п. 4 ст. 6 Закона N 129-ФЗ принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Изменение учетной политики может производиться только:
— в случаях изменения законодательства РФ или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета;
— при разработке организацией новых способов ведения бухгалтерского учета;
— при существенном изменении условий ее деятельности.
В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года. При этом не считается изменением учетной политики разработка способов учета для той деятельности, которой организация занялась впервые.
Об изменениях в учетной политике на следующий отчетный год организация объявляет в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности.

22. Учетная политика и бухгалтерская отчетность