Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну /2/.

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую и служебную тайну, принято называть конфиденциальными, а процесса их изготовления и организацию работы с ними - конфиденциальным делопроизводством.

Организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия.

При этом ему необходимую руководствоваться определенными нормами и правилами работы с конфиденциальными документами, обеспечивающими нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

Конфиденциальное делопроизводство следует определять, как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной формации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации /1/. При этом поддокументированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами - их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки наличия.

Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на управленческую, так и на различные виды производственной деятельности, включает не только управленческие, но и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.). Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого, с одной стороны, большим их количеством, с другой - содержанием и технологией выполнения многих видов. Помимо этого, третья составляющая конфиденциального делопроизводства - защита содержащейся в конфиденциальных документах информации.

Защита конфиденциальной документированной информации от утраты и утечки осуществляется в определенной мере в рамках и первой, второй составляющих конфиденциального делопроизводства, т.к. она взаимоувязана, «переплетена» с ними: документирование конфиденциальной информации и организация работы с конфиденциальными документами должны производиться в условиях обеспечения их защиты, и вместе с тем многие вопросы защиты решаются в ходе и путем осуществления систематических операций по учету и обработке документов. Защитные мероприятия охватывают не только сами документы, но и другие объекты, так или иначе связанные с защищаемыми документами (помещения, технические средства обработки и передачи информации и др.) Поэтому в определении конфиденциального делопроизводства защита документированной информации выделена в самостоятельную составляющую.

Конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

• 1) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;
• 2) защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности/2/.

Первая задача имеет своей целью организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.

Вторая задача имеет своей целью обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту, как самих документов, так и содержащейся в них информации.

Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:

• 1) письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;
• 2) жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;
• 3) обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;
• 4) максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;
• 5) фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;
• 6) проведение систематических проверок наличия документов;
• 7) разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;
• 8) жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;
• 9) регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;
• 10) персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними/1/.

Особенностью конфиденциального делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций, которые на первый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В частности, функциями по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предоставление каждому пользователю всех документов, требующихся для выполнения должностных обязанностей, параллельными им функциями по реализации задачи защиты конфиденциальной информации - предотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение необоснованного ознакомления с документами.

Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота - предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему.

Итак, конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну.

Особенности конфиденциального делопроизводства: письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты; жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов; обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков; максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе; фиксация прохождения и местонахождения каждого документа; проведение систематических проверок наличия документов; разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними; жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации; регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите; персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Глава 1. Документирование конфиденциальных сведений

1.1 Этапы изготовления конфиденциальных сведений

1.2 Носители конфиденциальных сведений

Глава 2. Организация работы с конфиденциальными документами

2.1 Учет и исполнение конфиденциальных документов

2.2 Подготовка конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Документирование конфиденциальных сведений является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия.

По уровню доступности документы подразделяются на две категории: общедоступные и с ограниченным доступом. Общедоступными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц.

Документы с ограниченным доступом относятся к сфере деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны принадлежит содержащаяся в них информация. Нормативными документами установлено шесть видов тайны: государственная, коммерческая, служебная, личная, семейная, профессиональная.

Конфиденциальное делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организация работы с конфиденциальными документами и защита содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимают процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами - их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификацию, систематизацию, подготовку для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверку наличия.

Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на официальные документы, так и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

Конфиденциальные сведения должны защищаться от утраты и утечки.

Защита конфиденциальной документированной информации от утраты и утечки осуществляется в рамках конфиденциального делопроизводства.

Цель работы: описать технологию документирования конфиденциальных сведений.

Поставленная цель определяет следующие задачи:

· выделить этапы изготовления конфиденциальных документов;

· охарактеризовать виды носителей конфиденциальной информации;

· проследить учет и исполнение конфиденциальных документов;

· рассмотреть подготовку конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение.

Конфиденциальное делопроизводство необходимо для защиты сведений с ограниченным доступом, так как утрата или утечка такой информации наносит ущерб ее собственнику.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ

1.1 ЭТАПЫ ИЗГОТОВЛЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документирование конфиденциальных сведений включает определение состава внутренних и отправленных документов и их изготовление.

Конфиденциальные документы должны создаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении их наличия и содержания. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации.

Определение состава издаваемых конфиденциальных документов осуществляется на основе перечня конфиденциальных сведений организации, требований партнеров, перечня конфиденциальных документов организации.

Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляют отдельно по каждому виду тайны, подписываются председателем и всеми именами постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК) и утверждаются руководителем организации. С перечнями под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделенные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать соответствующие документы.

Итак, состав конфиденциальных документов определен, рассмотрим этапы их создания.

На первом этапе работы с конфиденциальными сведениями необходимо установить весь состав циркулирующей на предприятии информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде.

На втором этапе определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной, и отнесена к коммерческой тайне. Основным критерием при этом является возможность получить преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам.

Третий этап. Определяется степень конфиденциальности информации, то есть присваивается гриф конфиденциальности. Степень конфиденциальности - это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть степень конфиденциальности.

Гриф конфиденциальности представляет собой реквизит формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемых на самом документе и сопроводительном письме к нему. Применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности с различными их наименованиями.

И.Н. Кузнецов и А.И. Алексенцев предлагают деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфиденциально». Алексенцев, А. И. Конфиденциальное делопроизводство - М.: ООО Журнал «Управления персоналом», 2003.С.-34,253. Однако Законом «О коммерческой тайне» установлена одна степень конфиденциальности с названием «Коммерческая тайна» (это конфиденциальная информация, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду силу ее неизвестности широкому кругу лиц). Это названо грифом коммерческой тайны, который свидетельствует лишь о принадлежности информации к коммерческой тайне.

Коммерческая тайна является собственностью предприятия.

Кроме коммерческой тайны в делопроизводстве используется служебная тайна.

В.П. Козырева дает следующее определение служебной тайне - это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами. Козырева, В. П. Организуем работу с документами ограниченного доступа / В. П. Козырева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - № 11. - С. 67 - 72.

Можно сказать, что служебная тайна - это информация о деятельности государственных органов, муниципальной власти и подведомственных им предприятий, а также о государственных служащих. В коммерческих структурах служебная тайна используется главным образом лишь при переписке с органами власти.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или сокращенный вариант «ДСП».

Под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия.

Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На документах, записанных на машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.

Ниже грифа могут обозначаться ограничительные пометы: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки» и другие. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.

Наименование грифа должно соответствовать наименованию степени конфиденциальности.

Четвертый этап - определение конкретных сроков конфиденциальности либо обстоятельств и событий, при наступлении которых конфиденциальность снимается.

Пятый этап - определяется круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данные документы должны направляться.

Шестой этап - изготовление конфиденциальных документов. Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке и при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера.

Изготавливать печатные проекты конфиденциальных документов следует в подразделении конфиденциального делопроизводства. Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов.

При любом способе изготовления проекты должны иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты.

В случае если документ печатается с черновика, на первом листе черновика должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя.

После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземпляре документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком в подразделение конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства.

Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от открытых только проставлением грифа конфиденциальности и номера экземпляра. Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации.

1.2 НОСИТЕЛИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ

Проекты конфиденциальных документов печатаются или с черновика, на котором они составляются, или с текста нанесенного на ином носителе информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальных сведений являются машинные и бумажные носители.

Машинные носители:

· Жесткие магнитные диски;

· Гибкие магнитные диски (дискеты);

· Магнитные ленты;

· Магнитооптические диски;

· Оптические диски.

Бумажные носители:

для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;

для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллиметровая бумага.

Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листком, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографические тетради используются для стенограмм, рабочие тетради (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) - для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов (бланки с трафаретным текстом) должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера.

Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом.

На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом слово «Спецблокнот» и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографическим способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности и фамилия исполнителя. Листы тетради нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником конфиденциального делопроизводства заверительная подпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности. На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей, штампов или других установленных местах исполнителем проставляется: на всех носителях - гриф конфиденциальности, номер листов; дополнительно для носителей, предназначенных для чертежно-графических документов - количество листов, подразделение и фамилия исполнителя. На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа.

Объем и характер создаваемых документов влияют на организацию работы по защите информации. Поэтому документирование конфиденциальных сведений является важнейшей составляющей частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации.

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

2.1 УЧЕТ И ИСПОЛНЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

документ архивный конфиденциальный делопроизводство

Для сохранности конфиденциальных документов в учетных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, но и любое движение и местонахождения документа.

Учет конфиденциальных документов и их носителей осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.

Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну.

Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на три вида: изданных документов, поступивших документов, документов выделенного хранения.

Учет изданных документов, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способом или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними.

Учетпоступивших документов охватывает документы поступившие от других предприятий, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.

Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивки в дела. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дело. Ко второй категории относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дело (большой формат, сброшюрованный, чертежно-графический и так далее). На этот вид учета могут ставится документы на стадии их создания или получения либо переводится документы уже взятые на учет изданных или поступивших документов.

Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах и карточках.

Журналы или карточки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет.

Носители конфиденциальных сведений также учитываются в журналах или карточках.

Листы журнала учета носителей должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием количества карточек в картотеке, составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.

Все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращать неправильное обращение с ними и, кроме того, обеспечивает контроль за подготовкой документов и их соответствие перечням издаваемых конфиденциальных документов. На бумажных носителях проставляется:

На спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер;

На рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов;

На отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации - только учетный номер); на левом поле остальных листов штамп «К Уч. №» с указанием номера.

ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов, учитываются службой безопасности предприятия.

Магнитные и оптические носители, предназначенные для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в журналах или карточках учета машинных носителей конфиденциальной информации.

На самих носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой).

Учет бумажных и магнитных носителей производится по каждому виду тайны раздельно.

Если проект документа был напечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии.

В формах учета не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная надпись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.

После учета конфиденциальных документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.

Под исполнением конфиденциального документа понимают - «процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками организации поставленных задач». Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учеб-справоч. пособие / И. Н. Кузнецов. - М.: Изд. «Дашков и Ко», 2006. - 520 с. С. - 250

В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции.

После рассмотрения и написания резолюции на документах они передаются исполнителю под подпись в соответствующих учетных формах.

При получении документов исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количество его листов.

Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или по разовой расписке, если документы передаются между сотрудниками несколько раз в течение дня.

Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю.

Для его осуществления при карточном способе учета используется дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном способе для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки.

В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения.

При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителя и срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки).

Из карточек контроля документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов.

При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер.

В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически напоминать исполнителю о контролируемом документе. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.

После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить соответствие их учетных данных, расписаться за получение документа в учетном журнале или карточке. Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля.

Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочие места исполнителям, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства. При этом если ознакомление производится в присутствие сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, то подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подпись об ознакомлении с документами с проставлением даты производится на самих документах. Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми или используется двойное пакетирование документов. В правом верхнем углу пакета проставляется гриф конфиденциальности, ниже при необходимости помета «Лично» и тому подобное. Гриф конфиденциальности и иные отметки могут ставится на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт обрабатывается в соответствие с почтовыми правилами. Особое внимание обращается на прочность проклеивания клапанов конвертов, исключающую возможность «отпаривания» мест склейки. Если изданный конфиденциальный документ подлежит отправлению с сопроводительным письмом, то оно регистрируется за самостоятельным учетным номером, на нем проставляется гриф конфиденциальности. Таким образом, в конфиденциальном делопроизводстве запись учетных данных о документе включает не только факта его создания, отправления или получения и является не только основой построения поисковой системы по документам. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в документах информации.

2.2 ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЕ

Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизованно в службе конфиденциального делопроизводства.

Под одним заголовком обычно заводят конфиденциальное и открытое дело.

При составлении номенклатуры дел к графам, которые используются в открытом делопроизводстве: индекс дела, заголовок дела, количество единиц хранения, срок хранения и номер статей по перечню, примечание, добавляются графы: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата).

Описи подшиваются в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов.

Конфиденциальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие коммерческую тайну, не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности.

Гриф конфиденциальности указывается в верхнем правом углу обложки дела. Обязательно составление внутренней описи, которая содержит следующие графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.

После снятия грифа конфиденциальности документ передается в службу открытого делопроизводства. Об изменении или снятии грифа делается отметка на документе, которая удостоверяется подписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ.

Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Конфиденциальные документы в помещениях архива должны храниться в сейфах, металлических шкафах или стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудником, ответственным за учет и хранение документов. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по тому же принципу.

По истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением акта): дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы, а также любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ. Уничтожение конфиденциальных документов и дел письменно согласовывается с руководителями подразделений, согласовывается с экспертной комиссией организации и производится с оформлением и без оформления акта.

Акт подписывают члены экспертной комиссии, и утверждает первый руководитель фирмы.

Черновики, проекты, лишние экземпляры документа разрываются и помещаются в находящуюся в подразделении конфиденциального делопроизводства урну. В журналах учета издаваемых документов пишется слово или проставляется штамп «Уничтожен», заверяемый подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты. При уничтожении проекта документа пишется слово или проставляется штамп «Проект уничтожен», а при уничтожении лишних экземпляров документа «Экз. №___ уничтожены» с указанием номеров экземпляров. Эти отметки заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.

Испорченные листы бумаги, кальки, миллиметровки, ватмана уничтожаются как листы черновика.

Кроме того, в урну должны помещаться без проставления отметок об уничтожении отдельные перепечатанные листы проекта документа, а также используемые при печатании документов копировальная бумага, красящая лента, прокладки, так как в них отображена конфиденциальная информация.

Макулатура может уничтожаться и с помощью бумагорезательной машины, при этом листы должны быть разрезаны на куски гарантирующие невозможность восстановления текста.

Можно сделать вывод, что задачей, решаемой при формировании, хранении и уничтожении дел с конфиденциальными документами, является не только эффективность использования этих документов в управленческой и производственной деятельности организации, но и обеспечение сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рассмотрев технологию работы с конфиденциальными документами можно сделать вывод, что в целом работа с конфиденциальными документами основывается на тех же принципах, что и работа с открытыми документами. Но есть и некоторые отличия. Например, сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется в основном на управленческие документы, а конфиденциальное как на управленческие, так и на научно-технические документы. Также конфиденциальное делопроизводство включает работу не только с официальными документами, но и с их проектами, различными рабочими записями, не имеющими всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите. Это удалось проследить, выделяя этапы изготовления конфиденциальных документов и рассматривая носители конфиденциальных сведений.

Рассмотрев учет и исполнение конфиденциальных документов можно сказать, что в отличие от открытого делопроизводства, цель которого состоит в создании справочно-информационной системы, цель учета конфиденциальных документов состоит в сохранности документов и фиксирования их местонахождения.

Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам, так как задача открытого делопроизводства состоит в документационном обеспечение управленческой деятельности, а конфиденциального, кроме того, еще и в защите документированных сведений, образующихся в процессе конфиденциальной деятельности, а также других объектов так или иначе связанных с защищаемыми документами. В этом можно убедиться, рассмотрев архивное хранение и уничтожение конфиденциальных документов.

Конфиденциальные документы должны создаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении их наличия и содержания. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимых сведений.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алексенцев, А.И. Конфиденциальное делопроизводство - М.: ООО Журнал «Управления персоналом», 2003.

2. Басаков, Н.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособие для студентов среднего профессионального образования / Н.И. Басаков. - М.: 2002.

3. Вигера, А.М. Секретарское дело / А.М. Вегера, О.П. Дорофеева, О.П. Губская. - Ростов н/Д, 2001.

4. Гавриленко, С.Д. Документирование в организации: в помощь секретарю-референту / С.Д. Гавриленко. - Минск, 2002.

5. Гавриш, В.В. Практическое пособие по защите коммерческой тайны / В.В. Гавриш. - Симферополь, 1994.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению. - Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

7. Дегтярев, В.В. Оборудование для уничтожения документов в контексте обеспечения безопасности документооборота на предприятии / В.В. Дегтярев, Н.Ю. Юдина // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - № 1. - С. 18 - 28.

8. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 456 с.

9. Демин, Ю.М. Секретарское дело. Универсальный справочник / Ю.М. Демин. - М.: 2003.

10. Закон РФ от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

11. Закон РФ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

12. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М. В. Кмрсанова. - Новосибирск, 2000.

13. Козырева, В.П. Организуем работу с документами ограниченного доступа / В.П. Козырева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - № 11. - С. 67 - 72.

14. Кудрявцев, В.А. Организация работы с документами: Учеб. пособие / В.А. Кудрявцев и др. - М.: 1999.

15. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учеб-справоч. пособие / И. Н. Кузнецов. - М.: Изд. «Дашков и К о », 2006. - 520 с.

16. Кузнецов, И.Н. Секретарское дело / И.Н. Кузнецов. - М.: Изд. АСТ; Мн.: Изд. Харвест, 2007. - 480 с.

17. Соколова, Г.А. Охрана коммерческой и служебной тайны в рамках трудовых отношений / Г.А. Соколова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - № 5. - С. 56 - 67.

18. Стенюков, М.В. Справочник секретаря / М.В. Стенюков. - М.: 2002.

19. Степанова, Е.А., Информационная безопасность и защита информации / Е.А. Степанова, И.К. Корнеев. - М.: 2001.

20. Теплицкая, Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта. / Т.Ю. Теплицкая. - Изд. 2-е - Ростов н/Д: «Феникс», 2006. - 256 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Организация конфиденциального делопроизводства. Документирование конфиденциальных сведений. Гриф конфиденциальности документа. Носители конфиденциальной информации. Санкционирование изготовления и составление текста, его учет, изготовление и издание.

курсовая работа , добавлен 28.01.2012


Подготовка документов к архивному хранению. Обработка дел, экспертиза ценности документов. Оформление обложки дел, составление описи. Сдача дел в ведомственный архив. Хранение документов в электронной форме. Быстрый поиск и использование документов.

реферат , добавлен 12.06.2014


Взаимосвязь делопроизводства и архивного дела. Организация работы по экспертизе ценности документов. Система экспертных служб. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения. Ответственность за незаконное уничтожение документов в организациях.

контрольная работа , добавлен 01.06.2009


Структура и функции подразделений делопроизводства. Юридические основания создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций. Классификация документов на предприятии. Правила их подготовки и оформления, этапы обработки.

презентация , добавлен 07.08.2013


Делопроизводство как совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документ и реквизиты, организация службы делопроизводства. Учёт документов на предприятии и контроль их исполнения.

реферат , добавлен 17.10.2009


Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Экспертиза ценности документов. Критерии оценки. Составление описи и порядок передачи дел. Хранение документов в электронной форме.

реферат , добавлен 03.07.2008


Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления документов. Пример написания приказа, постановления, решения.

курсовая работа , добавлен 23.03.2011


Документооборот как объект защиты. Каналы утраты конфиденциальной документированной информации. Основные направления процесса защиты информации в документопотоках, технологические этапы и процедуры обработки конфиденциальных документов, система грифов.

курсовая работа , добавлен 02.09.2010


Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.

презентация , добавлен 07.08.2013


Определение понятия оперативного хранения документов, описание современных средств, используемых для этого. Характеристика обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях. Анализ основных требований к хранению документов в организации.

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд

Описание слайда:

Документирование конфиденциальной информации ГБПОУ КДПИ имени Карла Фаберже Преподаватель Корнеев Ю.И.

2 слайд

Описание слайда:

Документирование конфиденциальной информации Документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия.

3 слайд

Описание слайда:

4 слайд

Описание слайда:

Документирование конфиденциальной информации (составление конфиденциальных документов) является более сложным процессом по сравнению с аналогичной работой по составлению открытого документа. Усложнение процесса определяется объективной необходимостью создать условия для обеспечения сохранения в тайне сведений, включаемых в документ.

5 слайд

Описание слайда:

6 слайд

Описание слайда:

Перечень сведений, составляющих ограничения доступа, разрабатывается для каждого предприятия самим предприятием - владельцем информации. Таким образом, право предпринимателя на содержание конфиденциальной информации является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в соответствии с государственными нормативными актами.

7 слайд

Описание слайда:

Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы: – получение разрешения на издание конфиденциального документа; – установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ; – оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации; – составление вариантов и черновика текста документа; – получение разрешения на изготовление документа; – учет подготовленного черновика конфиденциального документа; – изготовление проекта конфиденциального документа; – издание конфиденциального документа.

8 слайд

Описание слайда:

Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителей с конфиденциальной информацией. Сам факт фиксирования ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков. Передача конфиденциальной информации по деловой необходимости партнерам, посредникам, работникам государственных учреждений допускается только в случаях, установленных законодательством или соответствующим пунктом в контракте, и только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений. Информация передается им также всегда в письменном виде за подписью первого руководителя фирмы и с информированием об этом руководителя службы безопасности. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается.

9 слайд

Описание слайда:

До решения вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешение первого руководителя фирмы на издание этого документа. Как правило, для типовых категорий документов такое разрешение определяется наличием данного типа документа в утвержденном первым руководителем фирмы перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы. При отсутствии предполагаемого документа в этом перечне вопрос издания решается индивидуально, а решение первого руководителя фиксируется им на носителе, предназначенном для составления черновика данного документа. Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, является одним из основных элементов защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы.

10 слайд

Описание слайда:

В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требования партнеров, условия контрактов, а также перечень ценных и конфиденциальных документов фирмы. Руководители фирмы и структурных подразделений, филиалов фирмы имеют право присваивать гриф конфиденциальности любому разрешенному для издания, но не включенному в перечень документу, если это не противоречит действующему законодательству. Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако, позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала.

11 слайд

Описание слайда:

Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации. -Первый, массовый уровень – грифы “Конфиденциально”, “Конфиденциальная информация”. Не следует ставить гриф “Коммерческая тайна”, т.к. грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу. -Второй уровень, достаточно редкий – грифы “Строго конфиденциально”, “Строго конфиденциальная информация”, “Конфиденциально. Особый контроль”. Этот гриф присваивается документу лично первым руководителем фирмы, им изменяется или отменяется. Использование и хранение документов с этим грифом также организуется первым руководителем с возможным привлечением руководителя службы КД.

12 слайд

Описание слайда:

Гриф конфиденциальности присваивается документу: – исполнителем при подготовке к составлению проекта документа; – руководителем структурного подразделения (направления деятельности) или руководителем фирмы при согласовании или подписании документа; – работником службы КД при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для фирмы документ не имеет грифа ограничения доступа. Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений. Основаниями для этих действий являются: – соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или документов фирмы; – истечение установленного срока действия грифа; – наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например: опубликование ноу-хау в печати, патентование изобретения и др.); – установление факта неправильности присвоения грифа документу.

13 слайд

Описание слайда:

Следующим принципиально важным вопросом, решаемым заблаговременно руководством фирмы, службой КД и исполнителями, т.е. до начала составления текста документа, является определение необходимости предварительной регистрации носителя (листов бумаги, специальных тетрадей и блокнотов с отрывными листами, листов ватмана, фотопленки, магнитных носителей и т.п.), на котором будет формироваться черновик и беловик документа. Назначение учета носителей конфиденциальной информации состоит в том, чтобы обеспечить безопасность информации, контроль за ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалах. На чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа.

14 слайд

Описание слайда:

Носителями документированной конфиденциальной информации могут быть: – для традиционных текстовых документов: специальный блокнот с отрывными листами и корешком, выполняющим функцию учета листов, нанесения отметок о целевом их использовании; рабочая и стенографическая тетради для больших по объему документов; отдельные пронумерованные листы бумаги, типографские формы и бланки документов; – для чертежно-графических документов: пронумерованные листы ватмана, кальки, пленки, координатной бумаги и т.п.; – для машиночитаемых документов: маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски, дискеты, карты и т.п.; – для аудио– и видео документов: маркированные и пронумерованные кассеты с магнитной пленкой, лазерные диски, кассеты с кинопленкой и т.п.; – для фотодокументов: маркированные и пронумерованные кассеты с фотопленкой, фотобумага, микрофиши, слайды, кассеты с микрофотопленкой и т.п.

15 слайд

Описание слайда:

1.2 Документирование конфиденциальных сведений

Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы:

получение разрешения полномочного руководителя на документирование конфиденциальной информации;

установления уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

составление вариантов и черновика текстов документа;

получение разрешения полномочного руководителя на изготовления документа;

учет подготовленного черновика конфиденциального документа;

изготовление проекта конфиденциального документа;

издание конфиденциального документа;

Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жестокими правилами работы с конфиденциальной информации. Сам факт запечатления ценной информации на носители предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.

Перед решение вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешении полномочного (обычно первого) руководителя фирмы на составлении этого документа. Как правило, для типовых категорий документов такое разрешение определяется наличием данного типа документа в утвержденном первым руководителем фирмы перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы. При отсутствии предполагаемых документов в этом перечне вопрос издании решается индивидуально, о решения первого руководителя фиксируется им на носители, предназначенном для составления черновика данного документа.

Автоматизация учета труда и заработной платы

Прежде чем с помощью программы 1С: Предприятие вести расчёты с персоналом по оплате труда, необходимо выполнить подготовительную работу: заполнить классификаторы и справочники, ввести сведения об организации, настроить отдельные механизмы...

Аудит расходов будущих периодов

При формировании рабочей документации следует исходить из того, что свидетельства, получаемые вне хозяйственной системы клиента, более надежны, чем свидетельства, получаемые в рамках этой системы. Кроме того...

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками и документирование его результатов в ООО "Подъемтранссервис"

Ошибки, допущенные в учете расчетов с покупателями и заказчиками в ООО «Подъёмтранссервис» относятся к разряду методологических. Исходя из отдельных процедур аудита на основе рабочих документов аудитора составим заключительный отчет...

Аудит учета основных средств в ОАО "Ресурс"

Документы для учета основных средств на предприятии практически используются не так как предусмотрено Краткими указаниями по применению и заполнению межведомственных форм первичной документации по учету основных средств...

Внутренний контроль и анализ коммерческих расходов предприятия

Конфигурирование в 1С:Предприятие 8.1

Объект конфигурации Регистр сведений является прикладным объектом и предназначен для описания структуры хранения данных в разрезе нескольких измерений. На основе него платформа создает в базе данных информационную структуру...

Основы делопроизводства

Отражение движения денежных средств в бухгалтерской отчетности

Планирование и документирование аудита

Подтверждение достоверности и утверждение бухгалтерской финансовой отчетности

Документирование - документальное оформление всех сведений, связанных с точки зрения предоставление доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательство того...

Положение стандарта "Документирование аудита"

Федеральный аудиторский стандарт № 2 "Документирование аудита" устанавливает единые требования к составлению документации в процессе аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности...

Программа 1С: "1С: Бухгалтерия 8.0" в ООО "Уршак" Миякинского района

После установки программы в меню «Пуск» => «Программы» появляется группа «1С: Предприятие 8.0». Запускаю программу. Появляется окно запуска, выбираю информационную базу, в которой собираюсь вести учет...

Теория и эволюция аудита

Под термином "документация" понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита. Рабочие документы могут быть представлены в виде данных...

Формы заключения аудиторов по анализу финансовой отчетности

Документирование аудита является одним из важнейших условий его квалифицированного проведения, поскольку цель аудита - подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта...

(В порядке дискуссии).

А.В. Щегельский, Л.В. Сергеева

1. Понятия «конфиденциально» и «для служебного пользования»
2. Конфиденциальный документ
3. Коммерческая тайна
4. Технология документирования конфиденциальной информации

Наше обращение к вопросу влияния отдельных понятий на организацию и проведение работ по документационному обеспечению управления, на примере процессов документирования конфиденциальной информации, вызвано следующими обстоятельствами.

Смена общественно-экономической формации в стране, появление наряду с государственной частной формы собственности и ряд других факторов привели к необходимости пересмотра отдельных действовавших норм, созданию новых законов, других правовых актов, в том числе в той или иной мере связанных с вопросами защиты информации. Вопрос, что надо делать в области защиты документированной информации, относительно четко сформулирован, а как – по отдельным направлениям не решен и сегодня.

Отчасти состояние нормотворчества по ведению конфиденциального делопроизводства в организациях напоминает историей вопроса 20-40-е годы прошлого столетия: сам себе норму устанавливаю, сам ее соблюдаю. Мы говорим так потому, что сегодня нет каких-либо государственных инструкций по ведению делопроизводства с документами, содержащими коммерческую или служебную тайны; методик составления перечней сведений, составляющих эти тайны; государственных органов, которые вели бы это направление. Также отсутствует четко сформулированный понятийный аппарат. Поэтому учреждения, предприятия, работающие с конфиденциальной информацией и организующие ее защиту, ориентируются на рекомендации, изложенные в учебной литературе. В связи с этим представляется небезынтересным провести анализ литературы, высказать отдельные предложения, связанные с теоретическими и практическими вопросами конфиденциального делопроизводства.

Отметим, что в рассматриваемых нами работах А.И. Алексенцева, А.Н. Белова и А.А. Белова, А.А. Кузнецова, И.Н. Кузнецова, У.Р. Лукьянчука, А.В. Некрахи и Г.А. Шевцовой, А.В. Пшенко, М.Ю. Рогожина, Е.А. Степанова и некоторых других употребляется термин «конфиденциальная информация». Однако одни авторы понимают под ним коммерческую тайну, другие – коммерческую и служебную, то есть рассматривают условный «конфиденциальный документ», и, как следствие, предлагают единые технологии работы. Третьи трактуют коммерческую тайну как информацию, содержащую интеллектуальную собственность ее обладателя.

Вместе с тем термин и его определение – основа для всестороннего рассмотрения конкретного объекта, которым в делопроизводстве является конфиденциальный документ.

В русском языке общепринято, что слово «конфиденциальный» означает «не подлежащий оглашению, секретный». Как бы нас ни убеждали отдельные авторы, что информация «по условиям ее правового режима подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную», мы считаем секретную информацию также конфиденциальной, хотя бы до тех пор, пока авторы не сформулируют, что они понимают под «условиями ее правового режима».

Ни в одном федеральном законе, связанном с защитой информации, не оговаривается, что секретная информация не является конфиденциальной. Законодательно закреплено деление всего документного (информационного) массива страны на общедоступные документы и документы ограниченного доступа. Документы ограниченного доступа содержат сведения, составляющие государственную, коммерческую, служебную и иную тайну. Выделение секретного делопроизводства как самостоятельного направления вызвано его спецификой.

В литературе рассматриваются только коммерческая и служебная тайны, что обусловлено, видимо, тем, что другие тайны (судебная, врачебная, нотариальная и др.) принято выделять в так называемое специальное делопроизводство. Это не подлежит сомнению.

В то же время, предлагаемое в работах определение: «Под конфиденциальной информацией понимается документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством» носит более широкий характер. С учетом свободного толкования понятий появилось любопытное определение документа: «Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющий интеллектуальную собственность предпринимателя (фирмы)». Близкие по сути определения термина «конфиденциальный документ» предлагают У.Р. Лукьянчук и Ю.М. Данилов.

С точки зрения защиты информации, непонятно, почему к конфиденциальному документу ограничивается доступ лишь персонала; что понимать под «необходимым образом оформленным носителем…»; почему конфиденциальная информация обязательно должна содержать «интеллектуальную собственность».

Открытый документ также может содержать в себе результаты интеллектуальной деятельности. Более того, выделение «интеллектуальной собственности» как мерила конфиденциальности является, на наш взгляд, попыткой привести в соответствие с четвертой частью Гражданского кодекса РФ существующий понятийный аппарат.

Напомним, что к коммерческой тайне относятся «сведения …любого характера, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности».

С учетом определения понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ» в работах дается трактовка конфиденциального делопроизводства как «деятельности, обеспечивающей документирование конфиденциальной информации; организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации». Это определение было сформулировано и введено в научный оборот А.И. Алексенцевым.

Следует вспомнить, что именно А.И. Алексенцевым впервые была предложена логически стройная система конфиденциального делопроизводства, определены основные понятия, разработаны технологии обработки, хранения конфиденциальных документов с учетом максимальной степени защиты информации.

Распространяется как на управленческую, так и на производственную деятельность;

Включает в себя не только работу с документами, но и с их проектами, черновиками и др.;

Решает две задачи: документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности и защиту информации при работе с конфиденциальными документами;

Конфиденциальные документы не регистрируются, а учитываются.

Исходя из этого, конфиденциальное делопроизводство, по их мнению, должно вестись отдельно от открытого.

При этом авторы предлагают объединение документов, содержащих коммерческую и служебную тайны «одним делопроизводством», так как «… эти документы практически полностью идентичны по технологическим процедурам их составления, обработки, обращения, хранения и защиты». Такое понимание приводит к одной технологии работ с различными объектами защиты.

Конфиденциальное делопроизводство не участвует в документировании научной, проектной, конструкторской и некоторых других видов деятельности, обеспечивающихся соответствующими нормативными документами.

В то же время, открытое делопроизводство распространяется в части документирования не только на управленческую, но и на отдельные специальные системы документации. В открытом делопроизводстве не учитываются черновики и проекты документов, но никто не запрещает это делать.

Мы не отрицаем очевидное: главная задача служб конфиденциального делопроизводства - защита документированной информации от разглашения, утраты, хищения и т.п., которую конфиденциальное делопроизводство в полной мере не обеспечивает, а лишь участвует в решении этой задачи.

Мы не возражаем, чтобы принять термин «учет» вместо термина «регистрация», но последний закреплен в нормативно-методических документах, литературе и практике работы. Суть не в том, как назвать процесс фиксации данных о документе, а что мы хотим учесть. Понимание того, что «основная цель регистрации – построение поисковой системы по документам», а учет – гораздо шире, не соответствует действительности. Для специалистов в области открытого делопроизводства главным представляется регистрация документов с целью обеспечения их количественного учета, сохранности и устранения возможности их утраты. Т.В. Кузнецова обращает внимание на необходимость фиксирования всех передач документа, дополнять регистрационные формы необходимыми графами.

Предложенный в работах подход к конфиденциальному делопроизводству приводит к разработке не всегда удачных технологий. Если следовать рекомендациям авторов отдельных пособий, секретарь-референт одни документы должен регистрировать, а другие - учитывать, составлять несколько номенклатур, формировать в разные дела документы по одному вопросу. Такая схема не всегда применима на практике.

Непроработанность содержания понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ», «конфиденциальное делопроизводство» и определение его как самостоятельного, отличного от открытого делопроизводства, направления, влияет на сферу их распространения, и, что особенно важно, на разработку технологических процедур.

В связи с этим, по нашему мнению, под конфиденциальной документированной информацией, конфиденциальным документом следует понимать обобщающее понятие зафиксированной на материальном носителе информации, содержащей коммерческую или служебную тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.

Данное определение позволяет:
- связать его с ГОСТ 511141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
-определить сферу его распространения (относится к коммерческой и служебной тайне);
- выделить из понятия «информация» только документированную информацию;
- пояснить, что доступ к информации может быть ограничен не только законодательно, но и обладателем информации.

Исходя из вышеизложенного, конфиденциальное делопроизводство следует понимать как направление открытого делопроизводства, обеспечивающее документирование конфиденциальной информации и организацию работы с конфиденциальными документами.

Такое определение, по нашему мнению, конкретизирует место конфиденциального делопроизводства, не выводит его из понятийного аппарата открытого делопроизводства. Технологии открытого делопроизводства в основном идентичны технологиям конфиденциального делопроизводства, за исключением дополнительных технологий и мероприятий, направленных на защиту информации. Мы исключили из определения слова «…и защиту, содержащейся в них информации», потому что слово «конфиденциальное» говорит об особом назначении этого делопроизводства.

Помимо отмеченных нами понятий, требует уточнения подход авторов ряда пособий к отнесению информации к той или иной тайне, во многом объясняющий, почему основной акцент делается ими на коммерческую тайну. А.Н. Белов и А.А. Белов в качестве критерия отнесения информации к различным видам тайны (служебной или коммерческой) выдвинули «различие субъектов, в собственность которых поступили сведения». Критерий можно понимать так: информация, собственником которой являются государственные органы и их учреждения, составляет служебную тайну, информация коммерческих структур – коммерческую тайну. Следует отметить, что сегодня в органах государственной власти, подведомственных им предприятиях образуются два вида служебной тайны: информация, поступившая как коммерческая тайна других субъектов, и собственная служебная тайна. Кроме того, на государственных предприятиях создаются документы, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну. В коммерческих структурах, кроме коммерчески ценной информации, имеется информация, доступ к которой ограничен служебной необходимостью. Именно это нужно учитывать при разделении информации на служебную и коммерческую тайны.

На примере процесса создания конфиденциальных документов попробуем показать, что документы с грифами «Для служебного пользования» и «Коммерческая тайна» при организации конкретных работ нельзя рассматривать как единый «конфиденциальный документ» и что отдельные понятия в публикациях требуют более точных определений.

Федеральный закон «О коммерческой тайне» одной из мер по охране ее конфиденциальности установил обязательное определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну.

«Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» такую форму не установило, но возложило на соответствующих руководителей в пределах их компетенции определять категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную тайну к разряду ограниченного распространения, что, по понятным причинам, предполагает необходимость разработки перечня сведений, составляющих служебную тайну.

Цели их разработки, порядок оформления и некоторые другие рекомендации отражены в ряде публикаций, но в целом методика составления и ведения перечней требует дальнейшей проработки.

Главное при составлении перечней – определение содержания тех или иных сведений ограниченного доступа.

В литературе для включения в перечень предлагаются различные сведения, которые могут составлять коммерческую тайну, что представляется излишним. Законодательство предоставило право обладателю информации определять наиболее ценные, значимые для него сведения. Важнейшей задачей на сегодняшний день является определение критериев отнесения сведений к коммерческой или служебной тайнам и разработка методики определения материального ущерба в случае использования информации третьими лицами. Здесь опять необходимо разграничивать понятия «служебная» и «коммерческая» тайны.

Остановимся на критериях ценности информации. А.И. Алексенцев предложил в качестве базового критерия «возможность получения преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам». Преимущество (выгоду) в бизнесе можно получить за счет использования более современного оборудования, технологий, закупки по ценам значительно ниже рыночных и продаже чуть выше рыночной. Информация может быть известна третьим лицам, но по различным причинам они не могут ею воспользоваться. Поэтому считать данный критерий, тем более как базовый, не представляется целесообразным. Однако для оценки информации, содержащей служебную тайну, он вполне применим.

В качестве базовых для любого вида тайны следует рассмотреть, по нашему мнению, принципы, сформулированные в Федеральном законе «О государственной тайне»: законность, обоснованность, своевременность.

Под законностью понимается, что включаемые в перечни сведения не противоречат законодательству, другим правовым актам, запрещающим ограничивать доступ к тем или иным сведениям. Под обоснованностью – установление путем экспертной оценки целесообразности ограничения доступа. Под своевременностью - установление ограничения доступа на распространяемые сведения с момента их появления или заблаговременно.

Для отнесения информации к коммерчески ценной заслуживает рассмотрения критерий «наличие действительной или потенциальной ценности.» Этот критерий позволяет разделить информацию на более и менее ценную, что важно для установления режима коммерческой тайны.

Для отнесения информации к служебной тайне можно применить критерий «возможность косвенного раскрытия коммерческой тайны, ее носителей и режима защиты» (например, адреса и телефоны сотрудников, пропускной режим и т.д.)

В.Я. Ищейнов предложил, но, к сожалению, не сформулировал, шесть критериев отнесения информации к коммерческой тайне. Два из них подпадают под предложенный критерий законности; два других (информация должна быть зафиксирована в материальной форме; должна быть «грифована» и в отношении ее должны быть предприняты меры защиты) - никак не влияют на оценку сведений, тем более, трудно представить документированную информацию в нематериальной форме. Критерий «количественный показатель величины ущерба» заслуживает внимания, но возникает вопрос, как практически устанавливать эту величину. Критерий «неизвестности информации» более подходит к служебной тайне, хотя и понятно - то, что известно всем, не является тайной.

Второй вопрос, связанный с подготовкой перечней, - кто должен осуществлять эту работу?

А.И. Алексенцев предлагает создавать постоянно действующую экспертную комиссию из ведущих специалистов подразделений и специалистов службы безопасности, А.В. Некраха и Г.А. Шевцова - экспертные комиссии совместно со службой безопасности.

При этом А.И. Алексенцев поясняет, что комиссия должна заниматься не только перечнями сведений со всеми вытекающими их видами (публикации, реклама, выставки, аналитическая работа и т.д.), но и экспертизой ценности документов. Предложение А.В. Некрахи и Г.А. Шевцовой по сути то же, что и А.И. Алексенцева, но форма неудачная - должна быть комиссия, а не нечто совместное.

Однако для того чтобы экспертная комиссия учреждения решала обе указанные задачи, в «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», в установленном порядке должны быть внесены соответствующие изменения, т.е. понятие «экспертная комиссия» получило бы иное содержание.

Важной составляющей перечней сведений является их структура. Проанализируем предлагаемые в работах варианты, взяв за основу предложение А.И. Алексенцева. А.В. Некраха и Г.А. Шевцова удалили из перечня графу «степень конфиденциальности».

Исключение из перечня указанной графы целесообразно в случае, если в организации имеются сведения только одного уровня. Законодательно действительно закреплен только один гриф «Коммерческая тайна», но никто не запрещает распределение внутренних документов по степени конфиденциальности содержащихся в них сведений.

А.В. Некраха и Г.А. Шевцова вводят графу «должностные лица (структурные подразделения), имеющие право распоряжаться сведениями», А.Н. Белов и А.А. Белов – графу «состав допускаемых должностей сотрудников». Эти формулировки различаются и требуют уточнения. Ни понятие «подразделение», ни понятие «должности сотрудников» здесь неприменимы, что обусловлено разрешительной системой доступа. На наш взгляд, более удачной является формулировка – «должностные лица, имеющие право распоряжаться сведениями».

Следует обратить внимание и на такой значимый вопрос, как определение степени конфиденциальности сведений.

Е.А. Степанов предложил многоуровневую систему грифов:

Первый уровень массовый – «Конфиденциально» и «Конфиденциальная информация»;
- второй, как его определяет автор, «достаточно редкий» - «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Особый контроль»;

Для документов служебного характера ограниченного доступа - «Для служебного пользования». Под грифами он рекомендует проставлять пометки «Лично», «Только в руки» и т.п.

А.Н. Белов и А.А. Белов предлагают грифы «Конфиденциально», и «Собственная информация организации», «Строго конфиденциально» . Подобных предложений достаточно много.

Наше мнение: чем меньше грифов, тем больше порядка. Не следует путать работников служб делопроизводства, исполнителей различными грифами. Установить гриф, значит добавить его к учетному номеру документа, отразить в номенклатуре дел, учетных формах и т.п.

Для коммерческой организации вполне достаточно трех степеней: «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Коммерческая тайна ОВ» (особо выделенная). Представляется целесообразным сформулировать определение понятия «гриф ограничения доступа» к конфиденциальным документам как устанавливаемую законодательством, другими правовыми актами степень конфиденциальности сведений, определяющей тяжесть ущерба в случае их распространения, включающий в себя наименование степени конфиденциальности и номер экземпляра документа.

Итак, после разработки соответствующих перечней, мы можем приступить к составлению документов. Меры защиты конфиденциальной информации в процессе создания документа должны предусматривать, прежде всего, защиту носителя и содержащейся в нем информации, а при необходимости и средств документирования.

Лейтмотив публикаций – черновики и проекты конфиденциальных документов перед выдачей исполнителю должны учитываться в соответствующих формах учета, а после подписания (утверждения) документа, уничтожаться с отметкой в формах учета. У.Р. Лукьянчук считает, что отметки об уничтожении надо проставлять и в форме учета, и на обороте копии документа, остающейся в деле, делать запись об их уничтожении. При этом одни такой порядок работы относят к документам, содержащим коммерческую тайну, другие к «конфиденциальным документам».

Хотелось бы опять обратить внимание: не надо смешивать в один условный «конфиденциальный документ» документы с грифами «Для служебного пользования» и «Коммерческая тайна».

Согласно «Положению о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» черновики и варианты документов «Для служебного пользования» не учитываются, уничтожаются работником службы делопроизводства с отражением факта уничтожения в учетных формах. Такой же порядок работы с документами вполне применим и в коммерческих структурах. Безусловно, информация, связанная с созданием принципиально новых изделий, технологий и др. требует учета черновиков с максимальной степенью защиты, что должно быть отражено еще на стадии составления перечней.

Как справедливо отмечает Т.В. Кузнецова, «пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера… он как бы ещё не существует».Мы отдаём себе отчёт в том, что конфиденциальная информация в черновике присутствует, как и в том, что только трудозатраты на документирование с учётом черновиков увеличиваются на 20-25%. Однако право выбора - учитывать или не учитывать черновики - за обладателем информации.

Вместе с тем давно известны организационные меры по защите информации при её документировании:
- организация внезапных проверок работы исполнителей с конфиденциальными документами;
- выделение специально оборудованных помещений;
- установка опечатываемых службой делопроизводства хранилищ для черновиков, испорченных проектов и их централизованное уничтожение и т.п.

Нельзя не обратить внимание на отдельные положения, связанные со способами документирования конфиденциальной информации. Так, А.Н. Белов и А.А. Белов рекомендуют не использовать при документировании диктофоны, магнитофоны, диктовать текст. На наш взгляд, главное не запретить, а объяснить, что они являются каналами возможной утечки информации и их надо соответствующим образом защищать. Они же и А.В. Пшенко предлагают при отправке документа почтой или по электронным каналам связи шифровать текст, каким образом – не поясняют. Существуют более простые и дешевые способы решения этой задачи, например, использование режима легендирования, который может закладываться уже на стадии документирования.

Другим реквизитом конфиденциального документа, помимо текста, является гриф ограничения доступа. Попробуем уточнить, каким образом он должен оформляться на документе.

А.В. Пшенко пишет: "Гриф конфиденциальности традиционно проставляется в верхнем правом углу документа над адресом...", и далее "гриф может быть дополнен другой информацией, не противоречащей действующему законодательству.

Например: Конфиденциально Экз.№2 А.Ю. Чукину»

В ГОСТ Р 6.30-2003 говорится, что в реквизит «адресат» может входить почтовый адрес, но на практике обычно адрес указывают на конверте. Пометка «А.Ю. Чукину» действительно законодательству не противоречит. На наш взгляд, законодательству противоречит приведенный в качестве примера гриф «Конфиденциально». В соответствии с частью 4 статьи 6 Закона «О коммерческой тайне» на документах устанавливается гриф «Коммерческая тайна» тем более, что речь идет об отправляемом (исходящем) документе.

Проведенный нами анализ публикаций по вопросам конфиденциального делопроизводства показывает, что многие вопросы, связанные с его понятийным аппаратом, технологиями отдельных видов работ, в частности документирования, ещё недостаточно проработаны. Нечетко сформулированные определения понятий "конфиденциальная информация", "конфиденциальный документ" приводят к разработке технологий, распространяемых только на документы, содержащие коммерческую тайну, или, что ещё хуже, единых технологий для работы с документами, содержащими служебную и коммерческую тайны. При выборе отдельных технологий недостаточно учитывается многолетняя практика работы с документами «Для служебного пользования», действующая правовая база. Прослеживаемая попытка выделения конфиденциального делопроизводства в самостоятельную отрасль деятельности также требует уточнения. Принципиально важным представляется дальнейшая разработка критериев оценки конфиденциальных сведений, методики определения ущерба в случае несанкционированного использования информации третьими лицами.

В заключение считаем необходимым отметить, что мы не ставили целью предложить конкретные технологии документирования, а лишь сформулировали вопросы, которые, на наш взгляд, требуют решения. Авторы статьи с признательностью и большим вниманием рассмотрят любые предложения по уточнению сформулированных определений понятий «конфиденциальный документ», "конфиденциальное делопроизводство", а также по совершенствованию технологии документирования конфиденциальной информации.

Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство.- Секретарское дело , 2004, №8-9, с. 109-191; Белов А.Н. и Белов А.А. Делопроизводство и документооборот.- М.: ЭКСМО, 2007; Кузнецов А.А. Секретарское дело .- М.: АСТ, 2007; Кузнецов И.Н. Защита деловой информации.- М.: Экзамен, 2008,; Некраха А.В., Шевцова Г.А. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации.- М.: изд-во «Академический проект»; 2007; Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления.- М.: «Издательство Проспект»; 2008; Степанов Е.А. Технология обработки конфиденциальных документов в предпринимательских структурах.- М.: ГУУ, 2002 и др. Делопроизводство , 2008, №1, с.57

ФЗ «О коммерческой тайне», с изм., внесенными ФЗ от 18.12.2006 №231-ФЗ. Ст. 3, п.2.

Алексенцев А.И. Указ.соч., с.114.

Некраха А.В., Шевцова Г.А. Указ.соч., с.15.

Там же, с.42.

Андреева В.И. Делопроизводство : организация и ведение.- М.: КНОРУС, 2006, с.136.