Разрешение на подписывание счетов-фактур главным бухгалтером и "другим лица". Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)? Если счет фактуру подписывает уполномоченное лицо образец

⁰

Кто подпишет счет-фактуру?

Налоговый кодекс Российской Федерации(1) разрешает подписывать счет-фактуру не только руководителю и главному бухгалтеру: подпись могут ставить и «иные лица».

Причина закрепления в законе данной возможности очевидна: если в крупных организациях с большим оборотом руководитель и главный бухгалтер будут подписывать каждый счет-фактуру, то можно предположить, что им придется только этим и заниматься все рабочее время. Кроме того, и в небольших компаниях при определенных обстоятельствах (болезнь, командировка и т.д.) руководитель организации и главный бухгалтер могут поручить ставить подпись на этом и других аналогичных документах другому лицу. Однако при подписании счетов-фактур иными, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, лицами необходимо правильно оформить как делегирование права подписи, так и саму подпись в счете-фактуре.

Зачастую ошибка, допущенная в счете-фактуре поставщиком товаров (работ, услуг), может повлечь для покупателя серьезные финансовые потери: он не сможет принять НДС, указанный в этом документе, к вычету (а его размер, как правило, составляет от 10 до 18%). Если компания нарушает требования законодательства, то ей не избежать конфликтных ситуаций как с налоговыми органами, так и со своими контрагентами, которые будут требовать выставления правильно оформленных счетов-фактур с приложением копий документов, подтверждающих полномочия подписавших их лиц.

Поэтому на практике возникают вопросы:

в каких случаях и кому можно передать право подписи счетов-фактур?
как правильно оформить такое делегирование?
какие есть особенности отражения в счете-фактуре факта его подписания иными (кроме руководителя организации и главного бухгалтера) лицами?

А теперь последовательно ответим на эти и сопутствующие им вопросы.

Кому делегируем право подписи счетов-фактур?

Правила оформления и состав обязательных реквизитов счетов-фактур установлены статьей 169 НК РФ.

Фрагмент документа

Пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации
Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Таким образом, на счете-фактуре по общему правилу должны присутствовать две подписи: руководителя организации и главного бухгалтера.

Если главного бухгалтера в принципе не существует?

Иногда небольшие фирмы, в штатном расписании которых отсутствует должность главного бухгалтера, опрометчиво игнорируют реквизит подписи главного бухгалтера. Такой подход неправилен и может привести к спорам с налоговыми органами. Отсутствие какой-либо из двух подписей на счете-фактуре влечет его признание недействительным.

На это указывает, например, письмо Минфина России от 29.11.2004 г. № 03-04-11/212, являющееся ответом на частный вопрос налогоплательщика: «В случае отсутствия на счете-фактуре одной из вышеперечисленных подписей, в данном случае – лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, такой счет-фактура признается составленным с нарушением установленного порядка и не может служить основанием для принятия к вычету соответствующих сумм налога на добавленную стоимость».

Но арбитражные суды не всегда занимают такую категоричную позицию. Ведь ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях несут руководители, которые по своему усмотрению могут:

либо ввести в штат должность главного бухгалтера,
либо вести бухучет лично (ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Таким образом, законодательство допускает, что в организации вообще может отсутствовать должность бухгалтера.

Если ведение учета возложено на руководителя организации, значит, он сам и должен поставить свою подпись в отведенном для этого месте. Таким образом, закон допускает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и главного бухгалтера. При этом факт возложения обязанностей главного бухгалтера на руководителя должен быть подтвержден соответствующим приказом по организации.

Передаем право подписи своим работникам и «посторонним» лицам

Как уже было отмечено, НК РФ разрешает делегировать право подписи счетов-фактур. При этом круг лиц, которым передается право подписи, законодательно не ограничен. Таким образом, это могут быть:

как работники организации,
так и сторонние по отношению к компании лица.

Причем из формулировки НК РФ не ясно, может ли таким «иным лицом»(2)быть юридическое лицо. Ведь распространены случаи, когда ведение бухгалтерского учета передается на аутсорсинг другой компании, которая специализируется на предоставлении услуг по бухгалтерскому сопровождению. Но юридическое лицо само по себе не может ничего подписать, личный росчерк всегда ставит конкретный человек. Поэтому в подобных случаях рекомендуем делегировать право подписи этому конкретному человеку (работнику сторонней организации).

«Фигаро – здесь, Фигаро – там»

При принятии решения о делегировании права подписи может возникнуть еще один вопрос: можно ли доверить ставить обе подписи (и за руководителя организации, и за главного бухгалтера) одному лицу?

Анализ действующего законодательства о налогах и сборах позволяет сделать вывод, что можно. Как мы уже отмечали, НК РФ не содержит никаких ограничений по передаче права подписи счета-фактуры: доверив одному лицу ставить на счете-фактуре сразу обе подписи, организация ничего не нарушит.

Как документировать делегирование права подписи?

Делегирование права подписи счетов-фактур оформляется (на это есть прямое указание в п. 6 ст. 169 НК РФ):

либо приказом (иным распорядительным документом) по организации,
либо доверенностью от имени организации.

Из оформленных документов должно быть однозначно понятно, что в том или ином периоде на определенных лиц возлагались обязанности подписывать счета-фактуры за руководителя организации и / или за главного бухгалтера.

Приказ или доверенность?

Возникает вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом (иным распорядительным документом по организации), а когда – выдавать доверенность?

НК РФ не содержит ответа на него. Единственное, что указывает законодатель, – это альтернативность документов: достаточно одного из них.

На практике на этот счет существует несколько точек зрения . Приведем основные из них:

Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией.
Данная точка зрения базируется на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации оформляется ее внутренними документами (приказы, иные распорядительные документы), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.
Приказ оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность.
При подобной трактовке упор делается на прямое назначение доверенности – подтверждение полномочий перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры) тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать счета-фактуры от имени организации. Во время замещения временно отсутствующего работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник действует на основании приказа (иного распорядительного документа) по организации.

Как видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность оформления данных документов для компании. Правильное документальное оформление делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить следующие основные проблемы:

избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и с контрагентами – не исключена вероятность представления по их требованию документов, подтверждающих полномочия лиц, подписавших счета-фактуры;
наряду с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления подписываемых ими счетов-фактур.

Руководство компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах. Доверенностью оформляется только предоставление «права», но не делегирование впрямую соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение. Данные обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) и / или должностную инструкцию(3) работника. Если же право подписи делегируется не работнику организации, тогда соответствующие обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны в тексте гражданско-правового договора (договор возмездного оказания услуг и т.п.).

Может возникнуть ситуация, когда контрагент может возразить, что приказом (иным распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения внутри организации, а на представительство перед «внешними» лицами требуется доверенность. А вот налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.

Таким образом, можно сделать следующие выводы :

в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо такое делегирование оформлять доверенностью;
при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и / или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права подписи счетов-фактур:
- приказом (иным распорядительным документом) по организации, а также
- целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и / или должностные инструкции этих лиц;
если имеет место делегирование права подписи счетов-фактур «на постоянной основе» работнику вашей организации, то целесообразно оформить:
и приказ (иной распорядительный документ) по организации,
и доверенность от имени организации, а также
отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и / или должностной инструкции(4)

Оформляем приказ

Приказ (иной распорядительный документ) должен оформляться соответствующим образом:

как правило, на бланке организации (при использовании в документообороте утвержденных бланков) и
за подписью руководителя организации (лица, его замещающего либо действующего на основании учредительных документов).

Данный документ является организационно-распорядительным и оформлять его лучше с соблюдением положений ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Текст такого документа можно составлять в произвольной форме. Мы же порекомендуем обязательно отразить в нем:

наименование должности(5) руководителя организации и /или главного бухгалтера, право подписи которых на счетах-фактурах делегируется иному(ым) работнику(ам) организации;
наименование должности и Ф.И.О. работника(ов), на которого(ых) возлагается подписание счетов-фактур, соответственно, за руководителя организации и / или главного бухгалтера;
срок, на который делегируется право подписи (если принято решение о делегировании права подписи на определенный срок);
фиксация факта ознакомления и согласия с приказом работника(ов), на которого(ых) возложено право подписи счетов-фактур.

Как оговаривалось выше, в таком приказе (ином распорядительном документе) можно закрепить соответствующие обязанности и ответственность работников, на которых возлагается подписание счетов-фактур.

Издавать отдельный приказ по организации, посвященный только делегированию права подписи счетов-фактур, не обязательно. Конечно, вы можете включить подобное указание в «общий» приказ, которым установлено распределение полномочий и предоставление права подписи по разным направлениям деятельности (производство, реализация, финансы, юридическое направление, бухгалтерская отчетность и т.п.).

Но оформление делегирования права подписи счетов-фактур отдельным распорядительным документом гораздо удобнее, поскольку его копии нужно будет предоставлять по требованию и налоговых органов, и многочисленных контрагентов. А вашей организации не всегда выгодно будет показывать им распределение иных полномочий между сотрудниками.

А теперь приведем образцы приказов, которыми вы сможете воспользоваться при оформлении делегирования права подписи счетов-фактур:

на время исполнения обязанностей отсутствующего руководителя организации (см. Пример 1);
за руководителя организации и главного бухгалтера «на постоянной основе» (см. Пример 2);
нескольким работникам, которые могут подписывать счета-фактуры за руководителя организации и главного бухгалтера (см. Пример 3).

Пример 1

Пример 2

*2) ... Между тем в п. 6 ст. 169 НК РФ прямо установлено, что счет-фактура подписывается этим «иным лицом»

*3) ... Правда, в этом случае придется учесть, что инструкция по конкретной должности будет распространяться на всех работников, принятых на работу по этой должности, а не только на конкретного работника, которому делегировано право подписи счетов-фактур.

*4) ... Хотя для налоговых органов в силу п. 6 ст. 169 НК РФ будет достаточно одного документа: либо приказа (иного распорядительного документа) по организации, либо доверенности. В трудовом договоре и должностной инструкции больше заинтересован работодатель.

*5) ... В соответствии с учредительными документами это может быть «генеральный директор», «директор», «президент» и т.п.

В 2014 году произошел ряд изменений, связанных с уплатой НДС. Так, необходимо подавать декларацию в электронном виде, посредники и агенты должны вести учет счетов-фактур, если упрощенец выставил счет-фактуру, то он должен будет уплатить НДС. Одновременно подписание счетов-фактур вызывает множество споров с налоговым органом, ведь компании и предприниматели, не спрашивающие доверенности с контрагентов, рискуют отказом в возмещении НДС.

Риски споров с налоговыми органами могут возникнуть в следующих случаях:

Заполнение и подписание счета-фактуры неустановленным лицом (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 N 9299/08, Определение ВАС РФ от 14.12.2009 N ВАС-16306/09);

Подписание счета-фактуры факсимиле (Письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48);

Подписание счета-фактуры неуполномоченным лицом;

Подписание счета-фактуры не индивидуальным предпринимателем, а иным лицом (Письмо Минфина России от 14.01.2010 N 03-07-09/02).

Какую же нужно запросить у контрагентов-предпринимателей?

Доверенность обязательно должна содержать подпись предпринимателя, оттиск печати.

Текст доверенности составляется в произвольной форме, однако необходимо в обязательной форме указать, что доверенность дана на подписание счетов-фактур.

В доверенности в обязательном порядке должна быть указана дата выдачи доверенности, а также срок. Если срок не указан, то такая доверенность считается выданной сроком на 1 год.

Единой доверенностью можно поручить подписывать этот документ не одному уполномоченному лицу, а сразу нескольким.

При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя (статья 169 ТК РФ).

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.

С 1 января 2015 г. из формулировки п. 3 ст. 169 НК РФ будет исключено упоминание об обязанности налогоплательщика вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Это нужно учесть при составлении доверенности.

При этом доверенность должна быть оформлена в соответствии со ст. 185 ГК РФ. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя.

В соответствии со ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы должны содержать подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В заключение следует отметить, что все-таки существуют риски подписания счетов-фактур не самим предпринимателем. Если счет-фактура будет все же подписан не самим ИП, а уполномоченным им лицом, у покупателей товара, которые получат этот документ, возникнут проблемы с вычетом по НДС. Дело в том, что в соответствии с п. п. 1 и 2 ст. 169 Налогового кодекса счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету, но... Для этого необходимо, чтобы были выполнены требования, установленные п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 Кодекса. Между тем упомянутый п. 6, как уже отмечалось, не предусматривает возможности подписания счета-фактуры лицом, уполномоченным на то индивидуальным предпринимателем.

Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ.

Пунктом 6 ст. 169 НК РФ определено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Помимо ст. 169 НК РФ, порядок составления счетов-фактур регулируется постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Постановление N 1137). Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его заполнения установлены Приложением 1 к Постановлению N 1137 (далее - Правила).

Форма счета-фактуры содержит реквизиты (показатели) "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо".

Минфин России в письмах от 10.04.2013 N 03-07-09/11863, от 23.04.2012 N 03-07-09/39 разъяснил, что в случае, когда счет-фактура подписывается уполномоченным лицом, подпись соответствующего лица проставляется именно в этих показателях и указываются его фамилия и инициалы.

Таким образом, лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, ставят свою подпись вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации, а после их подписи указываются фамилия и инициалы.

При этом указания должности лиц, подписавших счет-фактуру, и документов, предоставляющих соответствующие полномочия, не требуется.

В то же время в вышеназванных письмах специалисты Минфина России отмечают, что нормами НК РФ указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений), в том числе должности уполномоченного лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру, не запрещено. Согласны с Минфином России и представители ФНС России, в письме от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193 указывается, что наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов (сведений), не предусмотренных п.п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ и Постановлением N 1137, не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, предъявленных продавцом покупателю. Отметим, что подобные выводы представители налогового и финансового ведомства делали и ранее, до вступления в силу Постановления N 1137 (смотрите, например, письма Минфина России от 06.02.2009 N 03-07-09/04, от 21.01.2008 N 03-07-09/06, ФНС России от 18.06.2009 N 3-1-11/425, УФНС России по г. Москве от 23.01.2009 N 19-11/004827).

В рассматриваемой ситуации реквизиты "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" счета-фактуры не заполнены, вместо них заполнены дополнительные показатели "Инженер по учету ГСМ" и "Бухгалтер". Считаем, что такое заполнение счет-фактура не является верным, т. е. полученный организацией документ составлен с нарушением.

Вместе с тем следует обратить внимание на абзац второй п. 2 ст. 169 НК РФ. В данной норме указано, что ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

По нашему мнению, заполнение счета-фактуры способом, указанным в анализируемой ситуации, не препятствует налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю. Следовательно, рассматриваемый способ заполнения счета-фактуры не может являться основанием для отказа в принятии покупателем сумм НДС, предъявленных продавцом, к вычету.

К сведению:

Законодательство не содержит требований о том, что в случае подписи счета-фактуры лицом, не являющимся руководителем или главным бухгалтером, вместе со счетом-фактурой покупателю должны быть представлены документы, подтверждающие полномочия этого лица. Отсутствие у налогоплательщика таких документов не может повлечь для него отрицательных последствий. Для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету достаточно оформленного надлежащим образом счета-фактуры (смотрите, например, постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, ФАС Московского округа от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2, Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11535/2008, письмо ФНС России от 09.08.2010 N ШС-37-3/8664).

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ .

Кто подписывает счет-фактуру, должен иметь для этого соответствующие полномочия. Кто подписывает счета-фактуры на предприятии, кроме руководителя и главбуха, и как правильно оформить соответствующие приказы и доверенности – об этом пойдет речь в статье.

Кем подписывается счет-фактура

Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, продавец должен решать своевременно. Если эта функция в компании ни за кем не закреплена, может пострадать покупатель: неподписанный счет-фактура оставляет его без налогового вычета. Тот же результат ждет покупателя, если в полученном от продавца счете-фактуре будут стоять подписи неуполномоченных лиц.

Налоговый кодекс жестко не устанавливает, кто подписывает счета-фактуры, и не содержит запрета на то, чтобы счета-фактуры подписывали иные лица компании (менеджеры, финансовые специалисты и др.). Но фамилии и должности уполномоченных на подписание счетов-фактур сотрудников нужно отразить в приказе — тогда вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры в данной компании, будет решен.

Счет-фактура может подписываться не только доверенными лицами организации или ИП, но и бухгалтером-специалистом или сотрудниками другой компании. Как правило, это происходит, когда ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передано этим лицам на основании договора на оказание бухгалтерских услуг. Для того чтобы бухгалтер-специалист или сотрудники бухгалтерской компании, работающие по договору, могли подписывать счета-фактуры, необходимо также либо оформить доверенность на них, либо составить отдельное приложение к договору с указанием лиц, которых стороны уполномачивают на подписание счетов-фактур.

Остановимся подробнее на том, как правильно оформить доверенность на подписание счетов-фактур.

Как составить доверенность на подписание счетов-фактур: образец

Расписываться на счетах-фактурах любой сотрудник компании не может, т. к. в п. 6 ст. 169 НК РФ говорится, что в этом документе должны присутствовать подписи руководителя и главбуха либо иных уполномоченных лиц. Что касается ИП, то он должен поставить подпись в счете-фактуре сам или поручить эту работу доверенному лицу.

В крупных компаниях со сложной структурой управления руководитель может делегировать часть полномочий своим заместителям, штатным работникам или даже сторонним лицам.

В компаниях с незначительным документооборотом счет-фактура подписывается, как правило, директором и главбухом; индивидуальному же предпринимателю эту обязанность часто приходится исполнять единолично. Но если он решит избавить себя от этого труда, ему необходимо будет предоставить право подписи счетов-фактур путем оформления полномочий документально через доверенность, удостоверенную нотариусом (письмо Минфина России от 25.04.2017 № 03-02-08/24718). В этом случае в счете-фактуре будут указаны реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.

Бланки доверенности не относятся к строго нормативным документам, поэтому и не определены законодательно. Но образец доверенности можно составить и самим, ориентируясь на стандартные формы и тем самым определяя, кто подписывает счета-фактуры в отсутствие руководства.

Доверенность на подписание счетов фактур, ее образец вы можете посмотреть на нашем сайте.

На фирменном бланке

ДОВЕРЕННОСТЬ № _______

гор. ____________________ "___"____________ ___ г.

_______________________________________________________________________

(наименование компании)

в лице _________________________________, действующего на основании ____________,

(Ф. И. О. руководителя, его должность)

настоящим уполномочивает ____________________________________________________

(Ф. И. О. и занимаемая должность)

паспорт: серия и № ________ выдан ___ ___ ______ кем _________________________,

зарегистрирован по адресу: ______________________

подписывать за директора (главного бухгалтера) счета-фактуры.

Доверенность выдана сроком на ______________ без права передоверия.

Подпись _________________________ ________________________ удостоверяю.

(Ф. И. О. доверенного лица) (подпись доверенного лица)

_______________________________ _________________ _______________

(должность руководителя) (подпись) (Ф. И. О.)

Можете скачать готовый образец:

Передача полномочия иным лицам, образец приказа на право подписи счетов-фактур

Рассмотрим пример. Директор ООО «Зеленый мир» Патрикеев Р. А. часто по служебной необходимости выезжает в загранкомандировки. За главбухом компании закреплена обязанность по контролю за ведением бухучета в региональных подразделениях, поэтому она тоже часто бывает в отъезде. В результате возник вопрос: кто подписывает счета-фактуры в их отсутствие?

Для решения вопроса в компании издали приказ «О предоставлении права подписи счетов-фактур» от 21.09.2017 № 167, после оформления которого вопрос «Кто подписывает счета-фактуры?» больше не поднимался. Таким образом, компания выполнила требования закона и избавила себя и своих покупателей от потенциальных претензий со стороны контролеров.

ВАЖНО! Перед написанием приказа о том, кто имеет право подписывать счета-фактуры, лучше открыть ГОСТ Р 6.30-2003 и ознакомиться с требованиями к оформлению организационно-распорядительной документации.

Образец приказа вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте.

Надо ли подписывать счет-фактуру с двух сторон

При большом количестве информации, которую следует отразить в этом документе, может так случиться, что одной страницы будет недостаточно. НК РФ не содержит запрета на оформление счета-фактуры на нескольких листах.

Чтобы у получателя не возникло опасения насчет достоверности данных, рекомендуем переносить часть табличной формы на другой лист, чтобы это выглядело как продолжение предыдущего. Кроме того, составителю документа можно вменить в обязанность визирование каждой страницы счета-фактуры.

Для наглядности вся информация отражается на отдельных листах, скрепленных и пронумерованных. Можно отразить данные и на обороте, но это неудобно бухгалтерам, обрабатывающим прошитые в архив документы. Реквизиты, определяющие, кто подписывает счета-фактуры в организации («Руководитель организации» и «Главный бухгалтер»), указываются на последнем листе. Такое расположение подписей не является нарушением, если не разорвана сквозная нумерация.

Итоги

Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, должен решаться своевременно. Если это делает руководитель (ИП) или главбух, дополнительных действий не нужно, если же подписи ставят иные лица, то необходимо закрепить их полномочия изданием соответствующего локального акта (приказа, распоряжения) или оформления доверенности.

Эти документы официально определят, кто подписывает счета-фактуры, и вашему контрагенту не придется спорить с проверяющими и отстаивать вычет в случае подписания счета-фактуры неуполномоченными лицами.

С 1 июля 2014 г. для индивидуального предпринимателя законодательно закреплена возможность передавать право подписи счета-фактуры третьему лицу (абз. 1 п. 6 ст. 169 НК РФ). Изменения внесены Федеральным законом от 20.04.2014 N 81-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации».

Счет-фактура может быть подписан:

Руководителем;

Главным бухгалтером организации;

Иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем он подписывается:

Индивидуальным предпринимателем;

Иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя, с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

Данные изменения законодательства являются положительными, поскольку:

Благодаря изменениям руководителю не нужно самому подписывать кучу документов;

Уменьшится количество споров в отношении подписания счетов-фактур по доверенности;

Возможно делегировать полномочия для подписания счетов-фактур и проверки реквизитов отдельному сотруднику, который будет отвечать за сбор документов, расчет НДС и подачу деклараций.

Напомним, что же представляет собой доверенность. Понятие доверенности содержится в ст. 185 ГК РФ. В соответствии с данной статьей доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Приведем пример доверенности на подписание счетов-фактур.

Пример

Закрытое акционерное общество

«РЕЗЕРВ»

107 023, Москва, Измайловская ул, д.5 ОКВЭД 52.21.

ОГРН 1042401730093, КПП/ИНН 7719033140/771901001, ОКПО 02372510

ДОВЕРЕННОСТЬ

сентября

г. г. Москва

№

145

Закрытое акционерное общество «Резерв» (далее – Общество) в лице Генерального директора Лукьянчука Сергея Николаевича, действующего на основании устава Общества, настоящей доверенностью уполномочивает бухгалтера Общества Сенина Георгия Анатольевича (паспорт 45 00 658321, выдан 24 декабря 2007 г. Отделением по району Новогиреево ОУФМС России по г. Москве в ВАО), проживающего по адресу: г. Москва, Зеленый проспект, д. 113, от имени Общества подписывать за руководителя счета-фактуры, выставляемые контрагентам, на бумажном носителе и в электронном виде.

Доверенность выдана без права передоверия.

Сенин

Подпись Г.А. Сенина ----------- удостоверяю.

Генеральный директор			С.Н.Лукьянчук
	(подпись)		(инициал имени, фамилия)

При подписании счетов-фактур продавец должен учитывать следующее :

1. Счет-фактура должен быть составлен (подписан) лицом, которого налогоплательщик в установленном законом порядке уполномочил совершать от своего имени соответствующие финансово-хозяйственные операции, подлежащие оформлению счетами-фактурами.

Следует учитывать, что из той же позиции исходит новая редакция пункта 6 статьи 169 НК РФ, вступающая в силу с 01.07.2014 (Федеральный закон от 20.04.2014 N 81-ФЗ) и прямо предусматривающая, что при выставлении индивидуальным предпринимателем счета-фактуры он может быть подписан не только самим индивидуальным предпринимателем, но иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя (п.24 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 N 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость»);

2. Доверенность на подписание счетов-фактур не обязательно заверять нотариально, достаточно заверить доверенность печатью компании или ИП;

3. В доверенности целесообразно указать срок действия доверенности, если такой срок не указан, то по общему правилу, доверенность будет действовать один год. При этом следует обратить внимание, что в прошлом году были внесены изменения, отменяющие максимальный срок действия доверенности (Федеральный закон от 07.05.2013 N 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации»). Однако в любом случае срок выданной доверенности целесообразно определить, поскольку сотрудник может уволиться, а работодатель может забыть отозвать у него доверенность.

4. Важно указать, могут ли предоставляться полномочия в порядке передоверия.

5. В доверенности необходимо указать обязательные реквизиты:

Дата выдачи доверенности (абз.2 п.1 ст.186 ГК РФ);

Лицо, выдавшее доверенность (доверитель) (п.1 ст.185 ГК РФ);

Лицо, на которое выписывается доверенность (представитель) (п.1 ст.185 ГК РФ);

Полномочия представителя;

Подпись доверителя (п.4 ст.185.1 и п.3 ст.23 ГК РФ).

6. Счета-фактуры (корректировочные счета-фактуры) могут выставляться в электронной форме или на бумажном носителе (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Каким образом, будут подписываться счета-фактуры, также важно указать в доверенности.

7. С 1 сентября 2013 г. можно оформлять доверенности без печати. Однако на некоторых доверенностях наличие печати обязательно в силу закона. Но во избежание споров с налоговыми органами целесообразно поставить печать, ведь это не занимает много времени, но позволяет избежать претензий ИФНС.

Для покупателя важны следующие рекомендации :

1. Запросите у поставщиков копии доверенности на право подписи счетов-фактур. Это позволит в случае возникновения претензий налоговых органов оперативно представить копии доверенности и избежать отказа в возмещении НДС.

2. Проверьте, чтобы в первичных документах было указание на дату и номер доверенности на подписание счетов-фактур. На отсутствие указания на реквизиты доверенности указывают и суды (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 15.07.2008 N Ф08-3970/2008 по делу N А32-63469/05-34/1552-2007-63/134 (Определением ВАС РФ от 30.10.2008 N 11871/06 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)

3. Важно, что при наличии правильно составленной доверенности, но существенных нарушениях в оформлении счетов-фактур, налоговый орган все равно откажет в возмещении НДС. Поэтому очень важно проверять именно реквизиты счетов-фактур.

Напомним, что согласно статье 169 НК РФ в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны:

1) порядковый номер и дата составления счета-фактуры;